Fünf Grundsätze für erfolgreiches hybrides Arbeiten mit Remote-Technologien

Die Auswahl der passenden Remote-Technologien für umgewandelte Büroräumlichkeiten ist für IT-Manager, die eine hybride Arbeitsumgebung gestalten sollen, zu einer echten Bewährungsprobe geworden.

Die Arbeitsweisen ändern sich tagtäglich, sodass Tools für Telearbeit in Büros und Konferenzräumen flexibel, intuitiv zu bedienen, für eine zunehmende Nutzung geeignet und fähig sein müssen, über verschiedene Plattformen mit anderen Geräten zu kommunizieren. IT-Managern ist bewusst, welche Folgen diese wichtigen Entscheidungen für Unternehmen haben, die die Flexibilität und Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter unterstützen wollen, während sich die Arbeitsumgebung kontinuierlich weiterentwickelt.

Wenn sich IT-Manager für Remote-Technologien entscheiden müssen, um den Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell bestmöglich zu unterstützen, stehen sie vor einer überwältigenden Auswahl. Neben dem Budget müssen sie auch bedenken, welche Folgen es für die Produktivität am Arbeitsplatz hat, wenn die Technologie nicht die erhoffte Leistung bringt – und wie infolgedessen die Zusammenarbeit und Erfolge der Mitarbeiter darunter leiden.

Wir haben fünf entscheidende Aspekte zusammengefasst, mit denen sich IT-Manager für eine erfolgreiche hybride Arbeit befassen sollten, um die passenden Remote-Technologien zu wählen.

Mitarbeiter in einem Konferenzraum bei der Verwendung hybrider Arbeitstechnologien

Flexibilität ist bei Remote-Technologien entscheidend, damit Unternehmen mit hybriden Arbeitsumgebungen Erfolge erzielen können.

1. Hochwertige Audio- und Videotechnologie an den einzelnen Arbeitsplätzen

In einer hybriden Arbeitsumgebung sind Video-Endpunkte aufgrund der anhaltenden Kontaktbeschränkungen wichtiger denn je. Es ist durchaus möglich, dass sogar diejenigen, die bereits wieder im Büro arbeiten, an mehr virtuellen Meetings teilnehmen – sei es mit Kollegen, die weiterhin von zu Hause arbeiten, oder mit anderen, die sich ebenfalls im Büro, aber an einem anderen Arbeitsplatz befinden. Neben einer Video-First-Strategie müssen Endpunkte eine hochwertige Audioausgabe und Mikrofone beinhalten, damit die Teams alles sehen und hören können, ob vor Ort oder vom Homeoffice aus. Dazu gehört auch, dass deutlich zu sehen ist, wenn sich jemand durch den Raum bewegt oder Notizen auf einem Whiteboard macht, um das Gespräch und die Interaktion zu verbessern. Diese Funktionen und große Bildschirme sorgen dafür, dass sich niemand, der dazugeschaltet ist, ausgeschlossen fühlt und deshalb frustriert ist. Vielmehr können die Teams auf natürliche Weise zusammenarbeiten und ihre Arbeitsergebnisse unabhängig von ihrem Aufenthaltsort zusammentragen.

2. Flexibilität bei Arbeitsplätzen im Wandel

Mobile, rollbare Bildschirme für die Videowiedergabe sind vielseitige, leicht händelbare Geräte, die eine hohe Flexibilität ermöglichen. Im Hinblick auf die Zusammenarbeit ermöglicht es diese Technik den Teams, jeden beliebigen Raum in einem Büro, einer Werkstatt oder Fabrik in einen Meetingraum zu verwandeln. Dabei ist zu bedenken, wie sich die Atmosphäre des Raums, aber auch andere Faktoren wie seine Größe und Akustik, auf das Meeting auswirken. Da sich die Nutzung von Büroräumen schnell ändert und die Nutzungsmöglichkeiten beim hybriden Arbeiten durch überbuchte Meetingräume oder Platzmangel in Besprechungsräumen sinken, sind mobile Meetingtechnologien eine gute Lösung.

3. Leistungsfähige Audio- und Videotechnik in Konferenzräumen

Studien haben ergeben, dass Videokonferenzen ein weitaus effektiveres Kommunikationsmittel sind als Telefonkonferenzen und sogar manche persönliche Meetings. Mit der zunehmenden Ausbreitung des hybriden Arbeitsmodells gibt es auch immer mehr Videositzungen. Darum ist es unerlässlich, kleinere Räume und mittelgroße Besprechungszimmer optimal zu nutzen. Die Audio- und Video-Hardware muss allen persönlich anwesenden und zugeschalteten Teilnehmern das bestmögliche Erlebnis bieten, damit niemand das Gefühl hat, etwas Wichtiges zu verpassen oder keine Verbindung zu einem wichtigen Geschäftskontakt zu bekommen. Eine einfache Installation, hochwertige Kameras, Lautsprecher und Mikrofone sowie schnelle Anschlussmöglichkeiten zum Beispiel über ein einziges Kabel sind ein Muss, damit Meetings gelingen.

4. Bessere Nutzung von kleinen Räumen und Besprechungszimmern

Vor der Pandemie wurde die effiziente Nutzung von Besprechungsräumen oft vernachlässigt. Inzwischen sind funktionelle Bereiche für persönliche Zusammenkünfte und Remote-Meetings für viele Unternehmen unverzichtbar. Diese Bereiche werden durch die Installation von Remote-Konferenztechnologien zu kostspieligen Investitionen, während sich die Ausgaben für selten oder falsch genutzte Räume schnell summieren. Raummanagement-Tools und Datenanalysemöglichkeiten bieten Lösungen für dieses zunehmende Problem. Über Bedienfelder außerhalb der Räume können diese online oder vor Ort gebucht, umgeplant und von den Mitarbeitern untereinander koordiniert werden, damit der Platz optimal genutzt wird. Und die zur Raumnutzung zusammengetragenen Daten zeigen auf, wo ausgehend vom Verhalten der Mitarbeiter Verbesserungen vorgenommen werden können – zum Beispiel, wenn reine Audiokonferenzen in einem Videokonferenzraum abgehalten werden oder ein Raum gebucht, aber dann gar nicht genutzt wird. Wenn diese Muster erkannt werden, können die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und die getätigten Investitionen in die Technologie kontinuierlich verbessert werden.

5. Geeignete Kommunikations- und Collaboration-Tools

Während der Pandemie sind die Varianten, wie Unternehmen Remote-Technologien zur (Zusammen-)Arbeit nutzen, sprunghaft gestiegen. Zoom erfreute sich äußerst großer Beliebtheit, Microsoft bekräftigte mit Teams erneut seine Vormachtstellung bei Produktivitätslösungen und viele andere Anbieter stellen zahlreiche Neuerungen für Video- und Audio-Meetings vor, um ein Höchstmaß an Flexibilität und zahlreiche ergänzende Funktionen anzubieten. Die Zeiten der kostenlosen Probeversionen zur Gewinnung neuer Kunden sind zwar vorüber, aber Unternehmen wollen ihren Mitarbeitern möglichst viele Optionen bieten. Diese Vielfalt hilft den Mitarbeitern, die passende Lösung für eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zu finden.

IT-Teams und -Abteilungsleiter müssen zweifellos so viele Anforderungen wie nie zuvor bewältigen. Dabei bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, durch den geschickten Einsatz von Remote-Technologien etwas zu verändern und die Effizienz zu steigern, um die Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes auszuschöpfen.