5 Tipps zur Einrichtung kleiner Meetingräume für Konferenzen

Die richtige Einrichtung kleiner Meetingräume ist entscheidend für ein möglichst positives Videokonferenzerlebnis. Heutzutage haben die IT-Abteilungen viel zu tun, wenn es um die bestmögliche Einrichtung der unterschiedlichen Räumlichkeiten geht.

Hybride Arbeitsmodelle liegen voll im Trend, wodurch verschiedenste Bereiche für Videokonferenzen eingerichtet werden müssen: Konferenzräume in Büros, im Homeoffice, in Leseräumen, multifunktionalen Räumlichkeiten und hier und da sogar mal im Schlafzimmer. Hier erfahren Sie, wie Videokonferenzen über Bild- und Toneinstellungen auch in noch so kleinen Räumen gelingen.

Die richtigen Fragen zum Thema „Technik für Konferenzräume“ stellen

Die größten technischen Herausforderungen in Sachen Videokonferenzen liegen heute darin, Mikroumgebungen so auszustatten, dass Teams von beliebigen Orten aus zusammenkommen und produktiv zusammenarbeiten können. Eine kürzlich durchgeführte Studie zeigte, dass 83 % der Mitarbeiter hybride Arbeitsmodelle bevorzugen. Dadurch müssen Unternehmen auch in kleinen Bereichen Videokonferenzen durchführen können – ganz gleich, ob ein kleiner Besprechungsraum im Büro oder das Homeoffice mit besserer Video- und Audiotechnik ausgestattet werden muss.

Die technischen Herausforderungen bei Videokonferenzen in kleinen Bereichen muss man oft anders angehen als bei großen Räumen. Hierbei spielen unter anderem folgende Fragen eine Rolle:

  • Wie groß ist der Bereich?
  • Muss er für einen oder viele Teilnehmer optimiert werden?
  • Bringen die Teilnehmer ihre eigenen Geräte wie Computer, Telefon oder Tablet mit, um sich zu verbinden, oder findet das Ganze in einem integrierten Besprechungsraum statt?
  • Ist es ein gemeinsam genutzter Bereich? Gibt es dort noch weitere Geräuschquellen und Störfaktoren?

Kleinere Besprechungsräume optimieren

Eine Voraussetzung für effektive Videokonferenzen ist die technische Optimierung kleinerer Besprechungsräume in Büros. Kleine Konferenzräume, die für Meetings konzipiert sind, sind ideal, damit vor Ort tätige Mitarbeiter sich mit Kollegen und Kunden in der ganzen Welt verbinden können. Sich aus einem kleineren Besprechungsraum einzuwählen muss nicht zwangsläufig bedeuten, dass sich viele Leute um einen Laptop drängen.

Es gibt integrierte Lösungen, die Audio, Video und Software für die Zusammenarbeit anbieten und speziell für Konferenzräume mit einer maximalen Größe von 6×6 Metern entwickelt wurden. Sie liefern die nötige Technik und machen Chaos auf dem Tisch ein Ende. So bietet beispielsweise die Bose Videobar VB1 mit sechs automatischen Beamsteering-Mikrofonen, einer 4K-Ultra-HD-Kamera sowie der gewohnt erstklassigen Klangqualität von Bose Klang, Mikrofone und hochwertige Bildaufnahme in nur einem einzigen Gerät.

Audiolösungen für geräuschanfällige Bereiche finden

Wenn Angestellte von zu Hause aus arbeiten oder sich in einem Raum konzentrieren müssen, in dem auch andere arbeiten, ist es wichtig, sich genaue Gedanken über die passende Audiolösung zu machen. Die besten Noise-Cancelling-Kopfhörer verbessern zum Beispiel das Audioerlebnis bei Konferenzen sofort, da der Träger alles klar hören kann und gleichzeitig die Umgebungsgeräusche blockiert werden, sodass dieser auch von den Teilnehmern am anderen Ende klar verstanden wird.

Mit den entsprechenden Kopfhörern können Nutzer ihr Hörerlebnis auch über die Einstellungen, von der Lautstärke bis hin zum Klang, ganz individuell gestalten. Die Kopfhörer können sogar gegen Ablenkungen von außen abschotten und anderen signalisieren, dass der Träger sich gerade in einer Konferenz befindet. Ganz gleich, ob man sich in einem gemeinsam genutzten Bereich im Büro befindet oder sich während einer Geschäftsreise vom Flughafen aus einwählt, mit Noise-Cancelling-Kopfhörern genießt man mehr Flexibilität bei der Teilnahme an Konferenzanrufen.

Sein Gerät beherrschen

Für bessere Videokonferenzen kann es auch helfen, seine Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie ihre Geräte bestmöglich einsetzen können. Sich einfach auf der Konferenzplattform einzuloggen und auf das Beste zu hoffen, führt meist zu wenig dynamischen Meetings. Nutzer können die Leistung ihrer Geräte über die Audio-, Video- und Mikrofoneinstellungen individuell anpassen und so für die bestmögliche Erfahrung sorgen.

Mittels Schulungen können Mitarbeiter lernen, wie sie die Leistung ihrer Geräte für bestimmte Plattformen optimieren können. Es sollte auch geprüft werden, ob weiteres Zubehör wie Noise-Cancelling-Kopfhörer, professionelle externe Mikrofone oder bessere Webkameras nötig sind.

Verbindung maximal ausnutzen

Ein weiterer wichtiger Faktor für gute Videokonferenzen liegt in der Verbindungsqualität der Mitarbeiter. Mitarbeiter reizen die Grenzen ihrer Heimnetzwerke mit großen Datenmengen aus. Mit der Unterstützung der IT-Abteilung können Mitarbeiter im Homeoffice für eine maximale Nutzung der Verbindung sorgen. Hier ein Beispiel: Die Übertragung eines Bildes in HD benötigt bei einer Videokonferenz für ein gutes Bild ca. 2 Mbit/s Bandbreite im Up- und Download. Ein Bild mit 4K braucht jedoch fast 20 Mbit/s.

Sorgen Sie mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam dafür, dass deren Internetverbindung oder Gerätekapazität die nötige Leistung bringen kann. Jeder kann auch selbst die Leistung seiner WLAN-Verbindung verbessern, zum Beispiel indem man die QoS-Funktion des Routers so einstellt, dass kabellose Verbindungen bevorzugt werden.

Ortsunabhängiges Arbeiten muss nicht bedeuten, dass die Audio- oder Bildqualität leidet. Dank der Möglichkeit von Videokonferenzen können Mitarbeiter heute auch von zu Hause aus an allem teilhaben und mit strategischen Entscheidungen in Sachen Technik können Teams per Videokonferenz von überall aus zusammenarbeiten.

Eine Hand beim Bedienen eines mobilen Endgeräts, das mit einem L1 Pro Line Array System von Bose Professional verbunden ist

Ideal eingerichtete Videokonferenzen verhelfen Mitarbeitern zu einem besseren Erlebnis bei Videokonferenzen in kleinen Räumen.