Eine Unified-Communications-Strategie für asynchrone Workflows

Um die Voraussetzungen für Meetings auf Augenhöhe zu schaffen, entwickeln IT-Leiter ihre aktuellen Unified-Communications-Strategien kontinuierlich weiter und investieren in Technologien zur Unterstützung von Remote- und Hybrid-Arbeit. Im Zuge dessen sind asynchrone Workflows immer mehr in den Mittelpunkt gerückt.

Bereits vor Beginn der Pandemie wurde in diesem Bereich ein Wachstum verzeichnet: Schon im Jahr 2019 nutzten 27 % der Wissensarbeiter und 17 % aller Arbeiter Remote- oder hybride Arbeitsmodelle. Da mittlerweile deutlich mehr Unternehmen und Organisationen das Arbeiten aus dem Homeoffice anbieten, wird sich diese Tendenz in Zukunft nur noch weiter verstärken. Forscher schätzen, dass bis Ende 2022 25 % aller Arbeitsplätze in Nordamerika mit Mitarbeitern besetzt sein werden, die ein Homeoffice-Modell nutzen. Dieser Prozentsatz wird im Laufe der Zeit immer weiter ansteigen. Experten wie Professor Prithwiraj Choudhury von der Harvard Business School geben angesichts dieser Entwicklung folgende Prognose ab: „In zehn Jahren werden wir das Ganze nicht mehr ,Remote-Arbeit‘ nennen, sondern einfach nur ,Arbeit‘.“

Da sich diese asynchronen Kommunikationsformen zunehmend durchsetzen, geht der Trend bei Echtzeit-Meetings und -Präsentationen immer mehr dahin, dass solche Veranstaltungen aufgezeichnet werden, damit sie später bei Bedarf oder als Transkript abgerufen werden können. Um die Vorteile asynchroner Workflows zu nutzen und die damit verbundenen Fallstricke zu vermeiden, sind eine sorgfältige Planung und die richtige Technologie erforderlich.

Asynchrone Workflows im Detail

Unter asynchronen Workflows versteht man alle Kommunikationsformen und Prozesse, die nicht in Echtzeit ablaufen. Im Geschäfts- und Privatleben gibt es zahlreiche Beispiele dafür, von Textnachrichten und E-Mails bis hin zu Podcasts, On-Demand-Webinaren und Videoinhalten. Konkret bedeutet dies, dass eine Person Inhalte erstellt, die von anderen zu einem späteren Zeitpunkt genutzt werden. Zum Teil werden die bereitgestellten Informationen sogar mehrere Male aufgerufen. Diese Art von Workflow ermöglicht es den Menschen, auch über mehrere Plattformen hinweg leichter auf Informationen zuzugreifen.

Remote- und hybride Arbeitsmodelle werden heutzutage immer stärker und umfassender in das Geschäftsleben integriert. Hinzu kommt, dass eine effektive Zusammenarbeit oftmals über mehrere Zeitzonen hinweg sichergestellt werden muss. Aus diesen Gründen sind asynchrone Workflows mittlerweile aus dem Alltag von Wissensarbeitern nicht mehr wegzudenken. Sie sorgen für das, was sich die Mitarbeiter von heute am meisten wünschen: Flexibilität.

„Durch asynchrone Kommunikation wird ein hohes Maß an Flexibilität sichergestellt“, so Martin Bodley, Director und Global Head von Bose Work bei Bose Professional, „und zwar nicht nur im Hinblick auf unseren physischen Standort, sondern auch hinsichtlich unserer Zeit. Sie ermöglicht uns eine flexiblere Planung.“

Asynchrone Workflows setzen sich durch

Unternehmen nutzen Unified-Communications-Technologie schon seit langer Zeit, um Workflows und die Zusammenarbeit in Situationen zu unterstützen, in denen wichtige Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen tätig sind. So kann es beispielsweise sein, dass eine Führungskraft aus dem Technologiebereich an der amerikanischen Ostküste weitgehend auf asynchrone Kommunikation zurückgreifen muss, um mit einem Entwicklungsteam in Asien zusammenzuarbeiten.

Heutzutage geht man bei der erweiterten Nutzung von Video-Tools oftmals sogar noch einen Schritt weiter: So werden Informationen selbst dann für eine spätere Nutzung aufgezeichnet, wenn sich die Mitarbeiter am gleichen Standort befinden – ein weiteres gutes Beispiel für den Trend hin zu mehr Flexibilität und Komfort. Diese Nachfrage treibt auch die Innovation bei einigen der bekanntesten Tools voran, die in Büros verwendet werden.

„Microsoft hat jetzt eine Aufzeichnungsfunktion in seine neueste Version von PowerPoint integriert, anstatt sich auf Produkte von Drittanbietern zu verlassen, um Präsentationen aufzuzeichnen“, so Bodley. „Das ist ein gutes Beispiel dafür, dass der heutige Markt von einer hohen Nachfrage der Kunden nach mehr Tools zur Aufzeichnung von Inhalten bestimmt wird.“

Innovationen für die asynchrone Zusammenarbeit

Laut Bodley setzen sich aber nicht nur Unified-Communications-Plattformen wie Zoom und Microsoft auf breiter Front durch – auch die Hardware wird kontinuierlich weiterentwickelt, um die technologische Infrastruktur bereitzustellen, die Unternehmen benötigen, um das volle Potenzial der asynchronen Zusammenarbeit auszuschöpfen.

„Im Bereich der Hardware gibt es mittlerweile Desktop-Geräte, die auf eine leistungsstarke Aufzeichnung von Inhalten ausgelegt sind und mit modernen Funktionen für eine optimale Beleuchtung sowie professionellen Audiofunktionen aufwarten können“, so Bodley weiter.

Auch Transkriptionen spielen eine wichtige Rolle in beinahe allen Bereichen – angefangen bei der Protokollierung bis hin zur Schaffung der Voraussetzungen für Meetings auf Augenhöhe. Einige Anbieter stellen sogar KI-gestützte Transkriptionen bereit, die immer präziser werden.

„Da Mitarbeiter die Transkripte später lesen können und dank der Angabe der jeweiligen Sprecher wissen, wer was gesagt hat, schaffen asynchrone Workflows einen noch größeren Mehrwert“, so Bodley. Bei mehrsprachigen globalen Teams kann die Transkription sogar als Grundlage für die Übersetzung und Lokalisierung dienen, um Kommunikationsbarrieren zu überwinden.

Verbesserte Zusammenarbeit dank asynchroner Workflows

Richtig umgesetzt können asynchrone Workflows zahlreiche Vorteile bieten. So können sich beispielsweise zurückhaltende Teammitglieder besser einbringen, die bei Präsenzveranstaltungen wahrscheinlich davon absehen würden.

„Bei in Echtzeit stattfindenden Meetings wird es immer Personen geben, die sich sofort zu Wort melden, während andere eher schüchtern oder introvertiert sind – oder einfach nur etwas mehr Zeit brauchen, um etwas beizusteuern. In einer asynchronen Umgebung ist es sehr viel wahrscheinlicher, dass auch diese Personen eingebunden werden. Das sorgt für eine deutlich gleichberechtigtere Atmosphäre, da jeder Teilnehmer einen Beitrag leisten kann. Der dadurch geschaffene Mehrwert ist nicht unerheblich“, so Bodley.

Laut Bodley ermöglichen es die asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit zudem, Führungskräfte und andere wichtige Beteiligte besser einzubinden, die aufgrund eines vollen Terminkalenders möglicherweise nicht an jedem Meeting teilnehmen können. Asynchrone Meetings können außerdem genutzt werden, um Zeit zu sparen und Inhalte aufzuzeichnen. Gute Beispiele dafür sind wöchentliche Besprechungen oder Projektupdates, die nach Belieben abgerufen werden können.

Die Auswahl der richtigen audiovisuellen Technologien

Um reibungslose asynchrone Workflows zu gewährleisten, muss in die richtigen Technologien investiert werden. Auch wenn die meisten Mitarbeiter ein gewisses Verständnis für Unterbrechungen bei Live-Meetings haben, sollte im Idealfall ein möglichst reibungsloses und authentisches Benutzererlebnis gewährleistet werden, um Vertrauen aufzubauen und die bestmögliche Aufzeichnung sicherzustellen. Die Audio- und Bildqualität wirkt sich auf nahezu alle Aspekte aus – angefangen bei der Wiedergabequalität bis hin zur Erstellung korrekter Transkriptionen. „Die Audioqualität der Aufzeichnungen ist für asynchrone Workflows von enormer Wichtigkeit“, so Bodley.

Angesichts der Bedeutung der nonverbalen Kommunikation muss darüber hinaus jedoch auch an die Videoaufzeichnung und -wiedergabe gedacht werden. „Wenn man sich die hochwertigen Videoaufnahmen im Social-Media-Bereich ansieht, ist es kaum verwunderlich, dass die Qualität der Videoinhalte eine immer wichtigere Rolle spielt. Wir alle erwarten heutzutage eine hohe Wiedergabequalität“, so Bodley. „Außerdem geht es bei der Kommunikation um viel mehr als nur um Worte. Wir kommunizieren auch mit unserer Körpersprache, unserem Gesichtsausdruck und unserer Intonation – und all das lässt sich per Video vermitteln.“

In Sachen Audio- und Videoqualität sollten IT-Leiter die Technologien nutzen, die am besten für eine qualitativ hochwertige Aufnahme und Wiedergabe in einer Vielzahl von Umgebungen geeignet sind.

Für Mitarbeiter, die Remote- und hybride Arbeitsmodelle nutzen, sind Noise-Cancelling-Kopfhörer eine gute Wahl. Sie sorgen nicht nur für eine professionelle Audioqualität, sondern ermöglichen es auch, Ablenkungen einfach auszublenden. In kleinen oder mittelgroßen Konferenzräumen kann mit integrierten Videobar-Lösungen eine einfach zu bedienende Audio- und Videowiedergabe gewährleistet werden, die sich sogar in Unified-Communications-Plattformen integrieren lässt.

Mit vier Beamsteering-Mikrofonen, einer 4K-Ultra-HD-Kamera und der unverwechselbaren Klangqualität von Bose ermöglicht die Bose Videobar VB-S beispielsweise ein klares Meetingerlebnis für alle Teilnehmer in Räumen von bis zu 3 x 3 Metern Größe. Die Bose Videobar VB1 bietet sogar einen noch größeren Leistungsumfang und verfügt über sechs Beamsteering-Mikrofone. Sie sorgt für eine ebenso hochwertige Aufnahme- und Wiedergabequalität und wurde für Konferenzräume mit einer Größe von bis zu 6 x 6 Metern entwickelt.

Eine moderne und zukunftssichere Arbeitsumgebung

Der Arbeitsalltag hat sich in den letzten zwei Jahren stark gewandelt und wird sich auch weiterhin verändern und weiterentwickeln. Viele Unternehmen setzen daher mittlerweile auf innovative Technologieansätze, um der heutigen Arbeitsweise gerecht zu werden. Schon in naher Zukunft wird sich dies als wichtiger Wettbewerbsvorteil herausstellen. Mit dem Eintritt der Generation Z und jüngerer Generationen in die Arbeitswelt werden asynchrone Workflows und die Nutzung von Unified-Communications-Tools sogar eine noch wichtigere Rolle spielen.

„Man braucht sich nur die Teenager anzusehen. Ich habe drei Kinder und weiß, wie sie ihre Smartphones nutzen. Sie rufen pro Monat vielleicht ein- oder zweimal jemanden an. Die Textnachrichten und Benachrichtigungen gehen dafür in die Tausende. Und da eine ganze Generation auf diese Weise heranwächst, wird die asynchrone Denkweise zwangsläufig erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitswelt haben. Im Grunde bemerkt man diese Auswirkungen sogar schon jetzt“, so Bodley.

Die Einführung der richtigen Tools für die asynchrone Kommunikation kann nicht nur dazu beitragen, das volle Potenzial der Mitarbeiter auszuschöpfen, sondern legt auch den Grundstein für die Erfüllung der zukünftigen Produktivitätsanforderungen Ihres Unternehmens.

Eine Mitarbeiterin beim Ansehen einer geschäftlichen Präsentation auf ihrem Laptop

Asynchrone Workflows ermöglichen den Zugriff auf hochwertige Inhalte, die eine Reihe von Vorteilen bieten – angefangen bei der Projektzusammenarbeit bis hin zu personalisierten Unternehmensupdates.