Auf der ständigen Suche nach den besten Lösungen und Ausstattungen für den hybriden Arbeitsplatz stellen Konferenzbereiche und Besprechungsräume einige der größten Herausforderungen dar, wenn es um Zusammenarbeit, Kommunikation und die dafür erforderlichen Ressourcen geht. Im Zeitalter der Online-Meetings erfordern die Flexibilität und der Anspruch, alles zu können, eine Entscheidung darüber, wie diese Sitzungen durchgeführt werden sollen und wie zentralisiert und geregelt die Konferenzmöglichkeiten sein müssen.
Die zentrale Frage ist, ob Ihre Konferenzraumeinrichtung eine BYOM-Kultur („Bring Your Own Meeting“) begünstigen sollte, bei der die Teilnehmer Meetings mit ihren eigenen Geräten und Meeting-Plattformen durchführen, oder ob ein spezieller, für den Raum vorkonfigurierter PC besser funktioniert.
Die Unified-Communications-Anforderungen (UC) eines modernen Konferenzraums erfordern eine Reihe von Standardfunktionen: Präsentationen und gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Nutzung eines Online-Dienstes oder einer Website, Konferenzen mit entfernten Kollegen, Teilen von Fotos und Bildern und gleichzeitige Zusammenarbeit von mehreren Geräten. Wenn Sie diese Anforderungen verstanden haben, werden wir uns die Unterschiede zwischen der BYOM-Variante und dem Ansatz mit Host-PC ansehen, um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Beim BYOM-Ansatz sind die Wissensarbeiter die treibende Kraft hinter den Meetings und der Zusammenarbeit. Sie haben die Möglichkeit, ihren eigenen Laptop, ihr Tablet oder ein anderes Gerät zu verwenden, um eine Verbindung zu bereits vorhandener Hardware herzustellen, wie z. B. Bildschirme und hybride Audio-/Videokomponenten wie die Bose Professional Videobar VB1.
Diese Konfiguration ermöglicht es jedem im Raum, seinen bevorzugten UC-Konferenzdienst ins Spiel zu bringen, so dass flexibel zwischen Microsoft Teams, Google Meet, Zoom oder anderen Plattformen mit den bevorzugten Funktionen und Oberflächen gewählt werden kann. Die Möglichkeit, problemlos zwischen Geräten zu wechseln – vor allem für die Zusammenarbeit mit kreativ denkenden Arbeitsgruppen – ist ein bedeutender Vorteil von BYOM-Umgebungen. Diese können außerdem dazu beitragen, Gemeinschaft und Kameradschaft in einer Zeit zu schaffen, in der es schwierig ist, Arbeitsbeziehungen zu knüpfen.
BYOM-Räume müssen über Geräte und Netzwerkfunktionen verfügen, die offen und unabhängig von Konferenz- und Kollaborationstools sind, wie z. B. die VB1 in Kombination mit Mersive Solstice Conference oder Barco ClickShare CX-30 bzw. CX-50. Dies erfordert häufige und gut geplante Firmware-Updates für alle relevanten Geräte, damit die Benutzer problemlos eine Verbindung herstellen und ihre Präsentationen halten können. Außerdem muss eine ausreichende Bandbreite gewährleistet sein, um eine Vielzahl von Präsentations- und Produktivitätstools zu unterstützen, die fast gleichzeitig verwendet werden.
In einem Konferenzraum mit dediziertem PC und Diensten für Konferenzen und Zusammenarbeit wird die gesamte Vorbereitung im Voraus erledigt, so dass die Konferenzteilnehmer sich nicht um ihr Equipment kümmern müssen.
Die genauen Anforderungen an den Raum werden von der obersten Organisationsebene aus durchdacht und berücksichtigt, d. h. es gibt in der Regel eine einzige Plattform oder Suite, die von allen Mitarbeitern und Teilnehmern verwendet wird. Sobald diese Entscheidungen getroffen sind, können die IT-Abteilungen mit der Hardware und den zugehörigen Funktionalitäten beginnen, um sicherzustellen, dass die Geräte über die Software verfügen, die in normalen Besprechungs- und Konferenzsituationen benötigt wird.
Alle ergänzenden Geräte wie Videobar, Mikrofone und Lautsprecher sind bereits angeschlossen und für die Nutzung des Host-PCs konfiguriert, was den Teilnehmern und Moderatoren einiges an Rätselraten und Eingewöhnung erspart. Die Bose Professional Ceiling Audio Solution kombiniert beispielsweise Bose Professional Lautsprecher, das Sennheiser TeamConnect Ceiling 2 Deckenmikrofon, einen Bose Professional Verstärker und digitale Signalverarbeitung (DSP) mit einem Host-Gerät wie dem Lenovo ThinkSmart Core + Controller, um das ultimative Meetingerlebnis für voll integrierte Konferenzräume zu bieten.
Räume mit Host-PC eignen sich in der Regel am besten bei hochgradig strukturierten und geplanten Zusammenkünften, bei denen vorher ausgewählte Software von Teilnehmern verwendet wird, die mit den Tools auf dem speziellen Rechner vertraut sind. Sie erfordern außerdem die Auswahl eines UC-Raumtyps wie Zoom Room, Microsoft Teams Room und Google Meet Room sowie ein Abonnement. Die Kehrseite dieser starren Struktur ist, dass sie für Teilnehmer, die mit der Benutzeroberfläche der Geräte oder der Software des Raums nicht vertraut sind, eine Herausforderung darstellen kann, da es – wenn überhaupt – nur wenige andere Optionen gibt.
Die Entscheidung, wie Sie Ihre Konferenz- und Besprechungsräume im Zeitalter des hybriden Arbeitens konfigurieren, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Bei der Entscheidung zwischen BYOM oder einem Host-PC-Setup sollten Sie die Führungskräfte und Mitarbeiter zu ihren alltäglichen und maximalen Nutzungsanforderungen befragen, um ein Gleichgewicht zwischen Flexibilität, Stabilität und Sicherheit zu finden.
