Lange Zeit galt die Bereitstellung von leistungsstarken Videokonferenzlösungen für alle Mitarbeiter lediglich als ein technisches Detail, auf das man auch verzichten kann. Heutzutage ist sie in fast allen Büroumgebungen unabdingbar. Angesichts der zunehmenden Bedeutung von Homeoffice und virtuellen Meetings müssen Verantwortliche für IT und Unified Communications bei den sich ständig weiterentwickelnden Audio- und Videolösungen immer auf dem neuesten Stand sein.
Bei der Auswahl der optimalen Lösung für Unternehmen und große Organisationen spielen nicht nur Kosten, Teilnehmeranzahl und Flexibilität der Videokonferenzoptionen eine wichtige Rolle.
Hier finden Sie einige nützliche Tipps, wie Sie Audio- und Videolösungen für Videokonferenzen kombinieren können, um ein erfolgreiches Arbeiten zu ermöglichen.
Für eine hohe Videoqualität sind zwei Dinge wichtig: die Kameraausstattung und die Plattform, über die das Video übertragen wird. Zunächst sollten Sie grundlegende Anforderungen an die Kameras definieren, die für Videokonferenzen verwendet werden, und ein entsprechendes Budget einplanen, damit standardmäßig auf allen Geräten qualitativ hochwertige Webkameras mit einer Auflösung von 1080p oder 2160p (4K) und mindestens 30 Bildern pro Sekunde verfügbar sind.
Mit Blick auf die Plattform kann es hilfreich sein, zu entscheiden, wie wichtig eine hohe Videoqualität für den Erfolg einer Konferenz ist, um die Optionen einzugrenzen. Einige Dienste bieten nämlich lediglich eine maximale Auflösung von 720p, die weniger ansprechend ist als die maximale Auflösung von 1080p, die insbesondere bei Videokonferenzlösungen für Unternehmen immer mehr zum Standard wird.
Reine Videokonferenzen genügen heutzutage nicht mehr. Hochwertige Audio- und Videolösungen müssen über grundlegende Collaboration-Tools wie Chat- und Dateifreigabefunktionen verfügen.
Die Vielfalt an Optionen und Funktionen von mehr als einem Dutzend Anbietern von Videokonferenzlösungen kann bei näherer Betrachtung schnell überfordern. Häufig werden Funktionen wie die Anzahl der parallel laufenden Videos in hoher Qualität, die Verfügbarkeit einer Galerieansicht oder die Unterstützung von Untertiteln und Transkriptionen miteinander verglichen. Bevor Sie eine Übersicht zum Vergleich der Funktionen erstellen, sollten Sie den Bedarf ermitteln und sich die verfügbaren Nutzungsdaten Ihres Unternehmens ansehen, um herauszufinden, welche Optionen für Ihre Branche notwendig sind und bevorzugt verwendet werden.
Stellen Sie sich vor, Sie würden eine wöchentliche Einkaufsliste erstellen, bevor Sie in den Supermarkt gehen – um nur die Lebensmittel zu kaufen, die Sie brauchen, und sich nicht von verlockenden, aber unnötigen Optionen verführen zu lassen.
Die Flexibilität und der Funktionsumfang Ihrer Videokonferenzlösung müssen mit den Verschlüsselungsrichtlinien – sowohl auf der Kundenseite als auch auf der Seite des Anbieters – in Einklang gebracht werden, damit wichtige Geschäftskonferenzen sicher bleiben.
Dienstanbieter mit Lizenzen auf Unternehmensebene sollten über flexible Sicherheitseinstellungen verfügen, die es den Benutzern ermöglichen, Passwörter für alle Meetings zu verlangen, wobei der Organisator oder Leiter zuerst beitritt, Teilnehmer zulässt und das Meeting bei Bedarf sperrt. Weitere hilfreiche Optionen sind automatische Benachrichtigungen bei weitergeleiteten Einladungen sowie die Möglichkeit, das Aufzeichnen von Besprechungen zu blockieren und die gemeinsame Nutzung von Dateien in öffentlichen Chatbereichen einzuschränken, damit sensible Dateien nicht allgemein zugänglich sind.
Auf der Anbieterseite sollten Sie sorgfältig prüfen, ob die Datenspeicherung sicher und von allen anderen Netzwerken getrennt ist und ob die Datenübertragung durch einen 56- oder 128-Bit-Verschlüsselungscode geschützt ist, was das Mindestniveau für nicht-militärische Organisationen sein sollte.
Bei der Auswahl der Funktionen können auch Nutzungsdaten Aufschluss darüber geben, wie gut Benutzer mit den Audio- und Videolösungen zurechtkommen, die in Folge der Pandemie zu alltäglichen Produktivitätstools geworden sind. Einer der Gründe, warum Zoom so schnell zu einem beliebten Anbieter von Videokonferenzlösungen wurde, ist, dass die Anmeldung mit nur einem Klick für Neueinsteiger so einfach war.
Plattformen sollten so intuitiv und benutzerfreundlich wie möglich sein und beliebte Funktionen leicht zugänglich machen, ohne dabei das Benutzererlebnis zu beeinträchtigen. Nutzen Sie kostenlose Testversionen, wenn diese verfügbar sind, um neue Tools in begrenztem Umfang zu testen, und bitten Sie Benutzer aus verschiedenen Bereichen oder Abteilungen des Unternehmens um Feedback, um zu beurteilen, wie gut das Tool funktioniert.
Und noch ein Tipp zur Steigerung der Nutzung und des ROI: Bieten Sie nach der Bereitstellung einer Videokonferenzlösung Schulungsressourcen an – entweder live oder aufgezeichnet und in Eigenregie – oder wenden Sie sich direkt an die Hersteller, um aufgezeichnete Tutorials und Schulungen anzubieten, damit die Benutzer das Angebot optimal wahrnehmen können und sich am Bildschirm wohlfühlen.