Tipps zur Einrichtung von Konferenzräumen in einer hybriden Arbeitsumgebung

Hybride Arbeitsumgebungen, in denen einige Mitarbeiter im Büro und andere von zu Hause oder unterwegs arbeiten, erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Laut einer Umfrage von PwC haben 72 Prozent aller Führungskräfte in den USA vor, in Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zu investieren. 57 Prozent von ihnen wollen in Konferenzräume mit einer verbesserten virtuellen Konnektivität investieren.

IT-Leiter sollten sich an bestimmte Best Practices für die Gestaltung und Organisation der geeigneten hybriden Konferenzraumeinrichtung halten, um den Wert dieser Investitionen zu maximieren. Folgende Dinge sollten IT-Experten über die Einrichtung und Instandhaltung von Konferenzräumen und kleineren Räumen in Unternehmen mit hybriden Arbeitsumgebungen wissen.

Anforderungen an hybride Konferenzen

IT-Leiter sollten die Anforderungen ihres Unternehmens genau kennen, bevor sie sich für eine Konferenzlösung entscheiden.

Ein spezieller Konferenz- oder Besprechungsraum benötigt zum Beispiel unter Umständen eine vollständig integrierte Konferenzraumlösung mit Konferenzprozessoren und Endpunkten sowie Lautsprechern und Echo-Cancelling-Funktionen. So können die Besprechungsteilnehmer alles hören und selbst gut gehört werden, und alle Beteiligten können einander klar und deutlich verstehen. Viele Unternehmen richten flexible Arbeitsplätze ein, die an verschiedene Formen der Zusammenarbeit angepasst werden können. Es ist von Vorteil, die erhältlichen Konferenzraumlösungen zu kennen, damit sie schnell installiert werden können, um eine zeitkritische öffentliche Ankündigung oder ein Vorstandstreffen reibungslos über die Bühne zu bringen.

Die meisten Mitarbeiter und Teams verwenden gängige Unified Communications-Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet. Eine hybride Collaboration-Lösung sollte diese Plattformen integrieren können und dem Unternehmen bei der Kommunikation mit externen Beteiligten wie Geschäftspartnern und Kunden ein Höchstmaß an Flexibilität verschaffen, unabhängig von ihrer bevorzugten Plattform.

Frau im Homeoffice bei der Teilnahme an einer Online-Konferenz

Eine hybride Arbeitsumgebung erfordert eine entsprechende Konferenzraumeinrichtung mit den richtigen Tools, Systemen und Strategien.

Außerdem wissen Mitarbeiter im Homeoffice lärmreduzierende Kopfhörer zu schätzen, die sich mit mobilen und Desktop-Konferenztools integrieren lassen und mit denen sie ihre Kollegen besser verstehen können. Die Beleuchtung ist genauso wichtig, unabhängig vom Aufenthaltsort der Teilnehmer. Bei Teilnehmern im Homeoffice ist eine ausreichende Beleuchtung wichtig, damit ihre Kollegen im Büro sie während der Videokonferenz gut sehen können. Das trägt zu einer besseren Kommunikation bei.

Jede hybride Konferenzlösung sollte ausbaufähig sein für den Fall, dass das Unternehmen wächst und zunehmend komplexe Anforderungen hat. Auch Netzwerkanforderungen wie eine angemessene Bandbreite und Dienstqualität (QoS) sind beim Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell zu bedenken.

Vorgesetzte und Mitarbeiter zur Konferenztechnik schulen

Ein Unternehmen kann über die modernste Konferenztechnik auf dem Markt verfügen und trotzdem Schwierigkeiten haben, in einer hybriden Umgebung effizient zusammenzuarbeiten, wenn die Vorgesetzten und Mitarbeiter nicht wissen, wozu die Tools dienen oder wie sie diese Tools bei der Arbeit verwenden sollen. Darum sollten IT-Leiter auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens zugeschnittene Schulungen zu Konferenztools anbieten, um zukünftige Helpdesk-Anfragen zu vermeiden.

Manager von hybriden Teams sollten beispielsweise lernen, wie sie Meetings mit vor Ort anwesenden und zugeschalteten Teammitgliedern, Kunden oder Klienten durchführen. Regionale Niederlassungen haben möglicherweise spezielle Voraussetzungen für die Zusammenarbeit mit ihren Kollegen in der Hauptniederlassung. Vorstandsassistenten benötigen unter Umständen eine speziell auf ihre Rolle zugeschnittene Schulung, damit sie Meetings mit persönlich anwesenden oder zugeschalteten Mitgliedern der Geschäftsführung oder Kunden begleiten können.

Alle Mitarbeiter sollten grundlegende Kenntnisse darüber verfügen, was Konferenztechnologie leisten kann und wie sie eine hybride Arbeitsumgebung ermöglicht. Darum empfiehlt es sich auch, regelmäßig oder bei Bedarf Auffrischungskurse anzubieten und den Mitarbeitern Kurzanleitungen zur Verfügung zu stellen. Die Schulung zur Konferenztechnologie sollte auch Bestandteil der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sein.

Permanente Verwaltung und Instandhaltung planen

Für den Erfolg einer hybriden Konferenzraumeinrichtung kommt es auch auf die langfristige Planung an. Wenn ein Unternehmen das Budget für die Konferenzlösung nur unter Berücksichtigung der kurzfristigen Anforderungen plant, muss es diese Lösung womöglich früher als erwartet überdenken. IT-Leiter sollten die über die gesamte Lebensdauer der Konferenzlösung anfallenden Kosten abschätzen und ihre permanente Instandhaltung einplanen. Solch eine Budgetanalyse umfasst in der Regel Posten für Nutzerlizenzen an allen Bürostandorten und Remote-Arbeitsplätzen, Lizenzen für den Betrieb der Konferenzlösungen in bestimmten Meetingräumen sowie sämtliche Hardware-Upgrades, die für die Konferenztechnik und das Zubehör in den Büros oder an den Remote-Arbeitsplätzen nötig sind.

Außerdem ist zu bedenken, wie viel Zeit das IT-Personal für die Instandhaltung und Aktualisierung der Konferenzsysteme braucht und welche Analysesoftware zur Fehlerbehebung und Optimierung der Konferenzsitzungen nötig ist. Lösungen, die eine Fernverwaltung bieten, ermöglichen eine einfachere Überwachung und Verwaltung des Systemzustands. Außerdem können damit Software-Updates effizient aus der Ferne bereitgestellt werden.

Des Weiteren sind die Kosten für Schulungen bestehender und neuer Mitarbeiter sowie administratorspezifische Schulungen für IT-Teammitglieder zu bedenken. Wenn immer mehr Mitarbeiter und Teams die Konferenzlösung nutzen, sollte die IT ein Budget für Netzwerkressourcen vorsehen, um ein reibungsloses hybrides Konferenzerlebnis an allen Standorten zu ermöglichen.

Eine gelungene hybride Arbeitsumgebung erschaffen

Laut der Umfrage von PwC rechnen mehr als 60 Prozent aller Führungskräfte mit höheren Ausgaben für virtuelle Collaboration-Tools und Manager-Schulungen. IT-Leiter sollten sich auf hybride Meetingumgebungen vorbereiten, indem sie die Anforderungen ihres Unternehmens an die virtuelle Zusammenarbeit prüfen, Mitarbeiter zur Anwendung der Konferenztechnologien schulen und aktiv eine langfristige Instandhaltung und Verwaltung einer hybriden Collaboration-Lösung planen. Mit der richtigen Vorbereitung können IT-Fachkräfte ihrem Unternehmen zu einer erfolgreichen hybriden Arbeitsumgebung verhelfen.