Audiokonferenz-Lösungen: Der Unterschied zwischen integrierten und nicht integrierten Videokonferenzlösungen
Entscheidungen über wichtige technologische Anschaffungen können schnell Bauschmerzen bereiten. Das gehört im IT-Bereich einfach dazu und gilt sowohl für Server und Software-as-a-Service-Plattformen (SaaS) als auch für die Audiokonferenz-Lösungen, die die wichtigsten Prozesse eines Unternehmens vorantreiben. Bei der Auswahl von Videokonferenzsystemen fällt die erste wichtige Entscheidung zwischen den folgenden beiden Optionen:
- Integrierte Videokonferenzlösungen ermöglichen die bessere Umsetzung kundenspezifischer Wünsche, indem die Lösung optimal auf den Raum abgestimmt wird, in dem sie verwendet wird.
- Nicht integrierte Lösungen können direkt eingesetzt werden und der entsprechende Raum muss nur wenig oder gar nicht verändert werden. Eine kompetente nicht integrierte Lösung verbindet ebenfalls mehrere Arten der Kundenhardware und der Lösungen, die verwendet werden. Diese Lösung wird oft als „Bring Your Own Meeting“ (BYOM) bezeichnet und ermöglicht Teams, sich zu abzustimmen und zu kommunizieren, unabhängig davon, welche Geräte sie mitbringen.
Nicht integrierte Lösungen müssen nicht mit speziellen Konferenzräumen verbunden werden und erfordern in der Regel weniger bewegliche Teile als eine integrierte Einrichtung. Aus diesem Grund sind sie in der Regel kostengünstiger als das integrierte Gegenstück.
Eine nicht integrierte Einrichtung kann eine große Anzahl von potenziellen Kommunikationsbereichen abdecken. Ein Start-up-Unternehmen mit einem Budget für einen mittelgroßen Konferenzraum mit einem All-in-One-Konferenzgerät arbeitet in einem nicht integrierten Raum. Das Gleiche gilt für ein Unternehmen, das nicht integrierte Tools einsetzt, um Büros in hybride Bereiche oder temporäre/dauerhafte Besprechungsräume zu verwandeln.
Da nicht integrierte Videokonferenzlösungen einfacher zu handhaben sind, sind sie ideal für Unternehmen mit häufig wechselnden Raumanforderungen geeignet. Ein All-in-One-USB-Konferenzgerät in Form einer VB1 oder VB-S, die an einem Monitor auf einem rollenden Wagen montiert ist, sorgt für hervorragende Audio- und Video-Qualität in jeden Raum. Die Videobar-Produkte bieten vielfältige Aufstellungspositionen, z. B. als permanente Befestigung oder mobile Lösung. Dies ist einer der Gründe, warum das Konferenzgerät in so vielen verschiedenen Räumen integriert werden kann.
Angesichts dieser Faktoren bieten sich nicht integrierte Audiokonferenz-Lösungen für kleine und mittelgroße Unternehmen mit limitierten Budgets an. Sie eignen sich außerdem für Unternehmen, die zwar Audiokonferenz-Lösungen in mehreren Bereichen, aber keine spezielle Hardware für jeden Bereich benötigen. Eine BYOM-freundliche Ausführung indessen stellt sicher, dass mehr Benutzer sich verbinden und mit Geräten (und der vom Unternehmen gewählten Meeting-Plattform) arbeiten können, die bereits verwendet werden. Dies ebnet den Weg zu qualitativ hochwertigen Konferenzen und bietet Unternehmen die Möglichkeit, mit der vorhandenen Hardware ihre Kommunikationsfähigkeiten auszubauen, ohne zu viel zu investieren.
Ein komplett integrierter Besprechungsraum ist auf die Bedürfnisse des Unternehmens und die technischen Anforderungen des Raumes abgestimmt. Außerdem kann so die Ästhetik eines Raumes besser berücksichtigt werden, da die Hardware auf die besonderen Eigenschaften des Raumes abgestimmt und integriert wurde. Da dieses System in die Hardware integriert ist, haben Unternehmen eine bessere Kontrolle über einen Raum mit speziellen Konferenzanforderungen.
Während eine nicht integrierte Raumlösung manchmal nur aus Konferenz-Hub, Videodisplay und Kamera besteht, können integrierte Konferenztools aus folgenden Komponenten bestehen:
- Einer integrierten Ceiling Audio Solution, bei der die überragende Echo-Cancelling-Technologie zusammen mit Bose Professional Lautsprechern, einem Sennheiser TeamConnect Ceiling 2 Deckenmikrofon, einem ControlSpace EX-440C Prozessor und einem PowerSpace P2600A Verstärker zum Einsatz kommen, um die Audioqualität zu maximieren und jedem Teilnehmer – vor Ort oder zugeschaltet – die Möglichkeit geben, frei und klar zu kommunizieren.
- Einem primären Lautsprecher und Satelliten-Lautsprechern, die so platziert werden, dass sie zur natürlichen Akustik der Umgebung passen und für einen großartigen Klang sorgen, unabhängig davon, wo sich die Teams befinden.
- Signalprozessoren und Verstärker, die die Kommunikation über VoIP und PTSN unterstützen und mit Schreibtischmikrofonen gekoppelt werden.
Abgesehen vom finanziellen Aspekt gibt es Fragen, die sich jedes Unternehmen und jeder IT-Manager vor dem Erwerb einer großen Konferenztechniklösung stellen sollte. Antworten auf diese Fragen sorgen zumindest für eine umfassendere Perspektive der Arbeitsbereiche und der erforderlichen Technologien, um das Optimum zu erreichen.
Wie wird dieser Bereich genutzt? Es scheint offensichtlich, aber werden Sie hier so konkret wie möglich. Je mehr Sie jetzt wissen, umso besser sind Sie in der Lage, Entscheidungen zu treffen, wenn sie anstehen. Verschiedene Räume haben verschiedene Funktionen. Beispielsweise ist für Bereiche, in denen Menschen zusammenkommen, ein anderer Ansatz als für den Sitzungssaal der Vorstandsebene erforderlich.
Wie viele Mittel benötigen Mitarbeiter für die Kommunikation? Welche Plattform wird verwendet? Hinsichtlich des Sitzungssaals der Vorstandsebene sollten die Kommunikationsmittel und die verschiedenen Plattformen berücksichtigt werden, die die Führungskräfte und ihre Partner bei ihren Besprechungen möglicherweise bevorzugen: VoIP, Telefonnetz (PTSN, Public Switched Telephone Network) usw. Für die Kaufentscheidung ist es wichtig zu wissen, was für die erfolgreiche Kopplung des Systems erforderlich ist.
Kann frei kombiniert werden? Da verschiedene Teams und Räume verschiedene Kommunikationsanforderungen haben, kann es lohnenswert sein, einen hybriden Ansatz zu betrachten: Fest zugeordnete, integrierte Konferenztools für die Bereiche, in denen es erforderlich ist, und nicht integrierte Alternativen in Räumen mit flexibleren Einrichtungszwecken.
Wie werden die Anforderungen in Zukunft aussehen? Es ist unmöglich, die Nutzung mit 100 % Genauigkeit vorauszusagen, aber wenn voraussichtliche Anforderungen mit einem Technologie-Fahrplan abgestimmt werden, kann die Auswahl der Tools jetzt und in Zukunft erleichtert werden. Diese Überlegung reicht von der grundlegenden Budgetierung bis zu dem Wert, den die Lösung in den nächsten Jahren bieten wird.
Wenn man diesen Gedankengang verfolgt, kann es sinnvoll sein, einen Händler oder Berater zu kontaktieren, um ein umfassenderes Verständnis der Unternehmensanforderungen und der verfügbaren Tools zu bekommen, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Wie bereits aufgeführt, ist der Erwerb von Videokonferenz-Technologie eine wichtige Entscheidung. Hierbei müssen IT-Manager eine Reihe von Aspekten für die vorgesehenen Räume berücksichtigen: die spezifischen Funktionen, die Teams benötigen, und die ultimativen Tools, die erforderlich sind, um diese Bedürfnisse zu erfüllen.
Entscheiden Sie zuerst, ob Ihr Unternehmen ein integriertes oder kein integriertes System benötigt. Machen Sie dann eine Bestandsaufnahme der Anforderungen, der erwarteten Resultate und der positiven Nebeneffekte, die das Unternehmen erzielen möchte. Eine sorgfältige Entscheidungsfindung zahlt sich besonders in Bereichen wie der IT aus, wo sichere und akkurate Informationen zukünftig zu einem besseren ROI und technologischer Flexibilität führen.
