Ganz gleich, ob es um die Koordinierung einer großen unternehmensweiten Veranstaltung, die Ausrichtung eines Kundenaktionstages in mehreren Räumen oder die Ausstattung einer Branchenkonferenz mit der passenden audiovisuellen Technik geht – Event-Technologien waren für IT-Führungskräfte noch nie so wichtig wie heute.
Mit der richtigen Technologie für den Eventbereich können Unternehmen Teilnehmern, die über verschiedene Räume verteilt sind, ein einheitliches Erlebnis bieten. Gleichzeitig lassen sich auch die Herausforderungen minimieren, mit denen die für gewöhnlich begrenzte Anzahl an IT-Mitarbeitern vor Ort konfrontiert wird.
In der heutigen Geschäftswelt finden häufig Großveranstaltungen statt, bei denen große und offene Bereiche mit kleineren Breakout-Räumen kombiniert werden oder vor Ort anwesende Besucher mit virtuellen Teilnehmern zusammenkommen. Hier sind einige Beispiele:
- Branchenkonferenzen mit Rednern und Breakout-Sitzungen
- Kundenaktionstage und Konferenzen
- Networking- und Weiterbildungsseminare
- Rekrutierungsevents mit Präsenzteilnahme
- Fachmessen für Networking-Zwecke
- Produkteinführungen und PR-Events
An diesen Veranstaltungen nehmen unter anderem Mitarbeiter, Führungskräfte, Vorstandsmitglieder, Kunden oder Klienten teil. Mitunter richten sie sich aber auch an die breite Öffentlichkeit. Es ist also von entscheidender Bedeutung, dass die gesamte Veranstaltung in audiovisueller Hinsicht voll und ganz zu überzeugen weiß. Dadurch wird nicht nur ein professioneller Eindruck der Unternehmensmarke vermittelt, sondern auch der eigentliche Inhalt in den Mittelpunkt gerückt.
Die Logistik und Planung von Multiroom-Events kann für IT-Führungskräfte eine Herausforderung darstellen. Wenn die Teilnehmer beispielsweise über mehrere Räume verteilt sind, müssen IT-Manager Wege finden, um in klangspezifischer und audiovisueller Hinsicht ein optimales Ergebnis zu erzielen. Sie müssen dafür sorgen, dass die Konferenzteilnehmer klar und deutlich zu sehen und zu verstehen sind, wenn die Sitzungen an alle Teilnehmer übertragen werden. Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob integrierte Konferenztechnologien für die Übertragung an virtuelle Teilnehmer erforderlich sind, die Videoplattformen wie Zoom oder Microsoft Teams nutzen.
Um sicherzustellen, dass ein IT-Team nicht vor unlösbare Aufgaben gestellt wird (insbesondere am Tag des Events), müssen Unternehmen sich einen Überblick über alle mit der Veranstaltung einhergehenden Anforderungen verschaffen. Zudem sollten sie bei der Organisation eine flexible Vorgehensweise in Betracht ziehen.
Mit der richtigen Event-Technologie und Strategie ist es für Unternehmen ohne Weiteres möglich, Konferenzsitzungen in mehreren Räumen gleichzeitig zu veranstalten. Diese fünf Tipps können sich dabei als hilfreich erweisen:
IT-Teams sollten sich zunächst einen Eindruck von jedem Meeting-Raum verschaffen. Die Anforderungen von Konferenzräumen können sich je nach vorhandener Infrastruktur, Größe, Grundriss und Nutzungsart drastisch voneinander unterscheiden. Erarbeiten Sie einen Plan für jeden Raum, um den Arbeitsaufwand zu verringern und die mit Multiroom-Events verbundenen Bedenken zu zerstreuen. Auf dieser Grundlage können IT-Führungskräfte leichter feststellen, ob eine flexible integrierte Lösung die richtige Wahl ist oder ob ein Raum umfassendere Anpassungen erfordert.
In der Arbeitswelt von heute werden Präsenzveranstaltungen oft um eine digitale Komponente erweitert. Unternehmen können Netzwerkbandbreite nutzen, um die virtuelle Teilnahme an einem Event zu ermöglichen. IT-Teams können dazu die Übertragung einer Remote-Präsentation einrichten oder Veranstaltungen aufzeichnen, damit die Teilnehmer sie sich zu einem späteren Zeitpunkt ansehen können. Dabei ist es wichtig, die Netzwerkkapazität am gesamten Veranstaltungsort zu ermitteln und zu prüfen, ob es in bestimmten Räumen Probleme gibt, die kreative Lösungen erfordern. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn audiovisuelle Technik per Kabel mit dem WLAN verbunden werden muss.
Eine der größten Herausforderungen bei Veranstaltungen in mehreren Räumen ist die Behebung von Tonproblemen. Ein Redner an einem Podium auf der Bühne benötigt eine andere Lösung als jemand, der sich durch den Raum bewegt und mit dem Publikum interagiert. Sie sollten auch darauf achten, ob bei der Veranstaltung eine Frage- und Antwortrunde geplant ist und welche Lösungen es den Zuhörern erleichtern, sich daran zu beteiligen. Aus eben diesen Gründen kommen heutzutage immer häufiger Audiolösungen für den Deckeneinbau mit Mikrofonen zum Einsatz, die sich automatisch an unterschiedliche Raumkonfigurationen anpassen. Dies erspart den IT-Teams eine Menge Arbeit und ermöglicht es, die Konfiguration je nach Teilnehmerzahl oder bei kurzfristigen Wünschen der Vortragenden flexibel anzupassen.
Es kann ein ziemliche Herausforderung sein, verschiedene Raumeinstellungen so zu konfigurieren, dass die audiovisuellen Anforderungen der vor Ort anwesenden wie auch der virtuellen Veranstaltungsteilnehmer erfüllt werden. Mit einer integrierten Lösung für Besprechungsräume können IT-Teams eine audiovisuelle und digitale Konnektivität zu Videoplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams auf einem einzigen Gerät bereitstellen. Bei Bedarf können IT-Führungskräfte dabei auf Software zur Remote-Konfiguration zurückgreifen, um eine durchgängig zuverlässige Leistung der Geräte sicherzustellen.
Event-Technologien haben einen erheblichen Einfluss auf das Gesamterlebnis bei Großveranstaltungen. Daher ist eine vorausschauende Vorgehensweise ratsam. IT-Führungskräfte können Redner und Mitarbeiter vor Ort schulen und die Geräte in jedem Raum vor der Veranstaltung testen. Darüber hinaus können sie vor der Veranstaltung eine gemeinsame Besichtigung mit den Rednern, dem Verwaltungspersonal und den IT-Support-Mitarbeitern vor Ort durchführen, um sie auf häufige Probleme aufmerksam zu machen. Bei dieser Gelegenheit können auch Möglichkeiten zur Behebung von Fehlern aufgezeigt werden, falls diese auftreten. Zu guter Letzt können sie Personalpläne dahingehend anpassen, dass bei dringenden Problemen immer fachkundiges AV-Personal auf Abruf zur Verfügung steht.
Es liegt auf der Hand, dass Event-Technologien Unternehmen dabei helfen können, selbst bei komplexen Veranstaltungen in mehreren Räumen ein erstklassiges audiovisuelles Erlebnis sicherzustellen. Durch den Einsatz flexibler Technologien, eine vorausschauende Planung und die Schulung von Mitarbeitern und Rednern können IT-Führungskräfte alle Unternehmensveranstaltungen effektiv unterstützen – egal, wie anspruchsvoll sie auch sein mögen.