Kabelgewirr gehört längst zum Alltag und hat auch in den Konferenzräumen von Unternehmen Einzug gehalten. Moderne Konferenztische sind daher oft so konzipiert, dass sie entsprechenden Stauraum für dieses Durcheinander bieten – in Form von versteckten Kabelschächten sowie integrierten Lösungen für die Stromversorgung und Anschlussmöglichkeiten. Meist kommen dann auch noch eigene technische Geräte der Teilnehmer, wie Smart Speaker, Smartphones und Tablets, hinzu.
Das Problem dabei: Der Tisch sollte eigentlich als Arbeitsfläche und nicht zur Kabelablage dienen. Eine Kombination aus integrierten Deckeneinbau-Lautsprechern und Deckenmikrofon-Arrays, gesteuert von dem richtigen Systemprozessor, kann Abhilfe schaffen.
Auf dem Tisch aufgestellte Mikrofone und Konferenzgeräte haben in der Vergangenheit oft wertvollen Arbeitsplatz in Anspruch genommen. Weitere unangenehme Nebeneffekte: Sie ließen zu, dass in den Raum eindringende Umgebungsgeräusche bei Konferenzen gestört haben, oder machten es erforderlich, dass während des Meetings mehrere Mikrofone manuell gesteuert werden mussten.
Deckenmikrofon-Arrays hingegen können mittels digitaler Signalverarbeitung (DSP) so eingestellt werden, dass sie nur Geräusche aus bestimmten Bereichen des Raumes aufnehmen (zum Beispiel direkt über dem Konferenztisch) und unerwünschte Geräusche aus anderen Bereichen ausblenden. Ein Paradebeispiel für diese Art von System mit integriertem Mikrofon und Lautsprecher ist die ES1 Ceiling Audio Solution von Bose Professional. Sie besteht aus einem EdgeMax EM180 Deckeneinbau-Lautsprecher und einem kompatiblen PowerSpace P2600A Verstärker, dem ControlSpace EX-440C Audiokonferenzprozessor und dem Sennheiser TeamConnect Ceiling 2 Deckenmikrofon. Sowohl die Mikrofone als auch der Lautsprecher werden an der Decke angebracht, während die DSP-Einheit und der Verstärker diskret in einem Technikschrank in der Nähe untergebracht werden können.
Deckenmikrofone reduzieren allerdings nicht nur den Kabelsalat, sondern haben noch weitere Vorteile: eine einheitliche Klangwiedergabe und Sprachverständlichkeit für alle Meetingteilnehmer sowie eine Reduzierung von Geräuschen, die von den Personen im Raum erzeugt werden, beispielsweise raschelndes Papier und Tippen, oder Vibrationen durch eine Heizung, Lüftung, Klimaanlage oder einen Ventilator in der Nähe des Mikrofons. Die Anzahl der Lautsprecher bei einem in die Decke eingebauten Audiosystem hängt von der Raumgröße und der Anzahl der Plätze ab. Grundsätzlich lässt sich jedoch festhalten, dass ein Array aus Deckenmikrofonen sowie mehrere Lautsprecher in einem großen Raum dafür sorgen, dass der Klang gleichmäßig erfasst und für alle Teilnehmer klar und deutlich wiedergegeben wird. Es entsteht eine ausgewogene Geräuschkulisse in einem größeren Bereich, wodurch es insgesamt leiser wird, da alle Lautsprecher nah bei den Teilnehmern sind. Dank der gleichmäßigen Klangverteilung muss man sich zudem keine Gedanken mehr über die Sitzordnung machen, da alle Anwesenden im Konferenzraum unabhängig von ihrem Platz gleich gut hören und gehört werden können.
Kabel sind in Büros unabdingbar, aber in Meetingräumen können sie im Weg sein. Daher sind solche Umgebungen für die Einrichtung von vernetzten AV-Lösungen besonders geeignet. Unter Verwendung eines Protokolls wie Dante oder AVB übernimmt dabei ein einziger Strang die Arbeit von vielen Kabeln und ermöglicht so ein vernetztes Arbeiten von Anfang bis Ende. Bei einem typischen vernetzten Meeting kommt der Input meist von Laptops oder Mediaplayern. Diese sind mit IP-Telefonie-Codierern verbunden, die dann wiederum – über einen Netzwerk-Switch – eine Verbindung zu Bildschirmen und Geräten für die Audiowiedergabe wie dem ES1 System oder der Bose Professional Videobar VB1 herstellen (die beide mit Dante kompatibel sind).
Es handelt sich um einen digitalen Leitplan, durch den jeder Teilnehmer Zugriff auf alle Systeme im Raum hat, inklusive Präsentations- und Kontrollsysteme wie den Raumbelegungsplan. Das ermöglicht einen optimierten Meetingablauf. Bei manchen Netzwerkmodellen besteht sogar die Möglichkeit für Power-over-Ethernet (POE). Dabei werden Daten und Strom über nur ein Kabel zu IP-fähigen Geräten transportiert, wodurch noch weniger Kabel im Raum benötigt werden.
Videobar-Geräte integrieren AV-Funktionen in eine einzige, kosteneffiziente Einheit mit einfachem USB-Anschluss. Der Bedarf für Effizienz dieser Art war noch nie größer als jetzt: Videokonferenzen sind zum Büroalltag geworden, und das in den verschiedensten Räumen – von kleinen Besprechungsräumen bis hin zu großen Konferenzsälen. Es braucht also verschiedene Lösungen für Videokonferenzsysteme innerhalb der Kommunikationsinfrastruktur von Unternehmen. Darüber hinaus müssen Videobar-Geräte mit wichtigen Videokonferenzplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams kompatibel sein. Die Kombination aus hoher Video- und Audioqualität, die nahezu universelle Konnektivität sowie die einfache Einrichtung bedeuten weniger Support-Anfragen an IT-Manager – und mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.
Kabellose Verbindungen sind eine weitere Möglichkeit, für mehr Ordnung im Konferenzraum zu sorgen. Für den Anfang ist dies die effizienteste Art, eine BYOD-Umgebung („Bring Your Own Device“) zu schaffen, in der die Teilnehmer ihre eigenen Geräte mitbringen und verbinden können. Bluetooth überwindet dabei viele Hindernisse im Zusammenhang mit Betriebssystemen und anderen Systemvoraussetzungen. Kleinere oder spontan genutzte Räume, in denen hauptsächlich die Geräte der Teilnehmer zum Einsatz kommen, profitieren besonders von einer kabellosen Verbindung über Bluetooth.
Eine Studie des Harvard Business Review hat bestätigt, dass Chaos im Meetingraum sich negativ auf Kernelemente eines Meetings auswirken kann, darunter Wahrnehmung, Gefühle und Verhalten, die die Entscheidungsfindung, zwischenmenschliche Beziehungen sowie die Konzentrationsfähigkeit beeinflussen. Mit Tools wie Deckeneinbau-Lautsprechern und -Mikrofonen sowie damit verbundenen Produkten und Technologien können Sie für aufgeräumte Meetingräume und somit für produktivere Meetings sorgen.
