So gut wie jeder Raum kann heutzutage zum Besprechungs- und Konferenzraum werden. Zwar sind IT-Manager mittlerweile sehr gut darin, alle möglichen Räumlichkeiten von herkömmlichen Konferenzräumen bis hin zu kleinen Teamräumen mit Konferenztechnik auszustatten, doch werden sie immer häufiger gebeten, Meetings an außergewöhnlichen Orten zu ermöglichen.
Die Gegebenheiten und Orte, die manche Teams für ihre Besprechungen wählen – zum Beispiel gemütliche Sofas in Großraumbüros – sind ungewöhnlich. Es gibt jedoch durchaus Konferenzraumtechnologien, die solche unkonventionellen Meetings mit Mitarbeitern vor Ort und anderen im Homeoffice oder unterwegs ermöglichen.
Die neue Herangehensweise an herkömmliche Konferenzräume vereint Zusammenarbeit und Flexibilität. Diese Ausrichtung auf Funktionalität macht sich die neusten Errungenschaften in der Audio- und Videotechnologie zunutze. Dadurch können kabelgebundene und kabellose Verbindungen und Bildschirme ohne Weiteres mit einem Laptop und Videokonferenzgerät verbunden werden, um Mitarbeiter vor Ort und aus der Ferne problemlos zusammenzubringen.
Der Wandel hin zur Arbeit im Homeoffice oder zu hybriden Arbeitsmodellen hat jedoch dem Begriff „Konferenzraum“ eine ganz neue Bedeutung verliehen. Ein bedeutender neuer Trend ist Bring Your Own Meeting (BYOM). Diese Ausweitung des mittlerweile gängigen Bring-Your-Own-Device-Konzepts (BYOD) ermöglicht es den Angestellten, ihre eigenen Geräte mit der im Besprechungsraum vorhandenen Hardware zu verbinden, statt auf die vorab für diesen Raum konfigurierte Technologie angewiesen zu sein.
BYOM-Räume sind bereits mit den erforderlichen Peripheriegeräten – einem Bildschirm, Mikrofon und einer Kamera – ausgestattet. Die Mitarbeiter können ihre eigenen Geräte also schnell und ohne Kabel anschließen und ein Meeting auf ihrer bevorzugten Plattform (Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams) eröffnen.
Im Zuge der Weiterentwicklung der Mobiltechnologien und Büros, die immer häufiger Telearbeit und Hot Desking ermöglichen und Unified-Communications-Plattformen (UC) bereitstellen, muss auch die Technologie für Konferenzräume modernisiert werden. IT-Manager, die zwanglosere Konferenzräume und BYOM fördern wollen, sollten verschiedene Aspekte bedenken. Glücklicherweise entwickelt sich die Technologie immer weiter und hält zahlreiche Lösungen parat, mit denen Meetings überall und für alle möglich sind.
Durch BYOM können die Mitarbeiter an jedem beliebigen Ort mit ihrem bevorzugten Gerät ein Meeting einrichten. Hierbei können sich die Teams frei im Büro umherbewegen und die verfügbaren Räumlichkeiten effizienter nutzen. Die Konferenztechnik muss jedoch dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter einander klar und deutlich verstehen und auch die entsprechenden visuellen Inhalte sehen können, sei es in einem großen Konferenzraum, einem kleinen Besprechungsraum oder einem Mehrzweckbereich.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Konferenzräumen eignen sich kleinere und informelle Besprechungsräume eher für eine All-in-One-USB-Konferenzlösung, die problemlos mit nur einem Kabel an einen Bildschirm und Laptop angeschlossen wird und allen Mitarbeitern eine reibungslose, hybride Zusammenarbeit ermöglicht.
Die Akustik ist vor allem in eher ungewöhnlichen Räumlichkeiten ein wichtiger Faktor. Dazu zählen auch externe Geräuschquellen wie Straßenverkehr und der allgemeine Bürobetrieb, die bis in den Besprechungsbereich dringen können. All-in-One-USB-Konferenzsysteme wie die Bose Videobar VB-S und die Bose Videobar VB1 mit vier oder sechs Beamsteering-Mikrofonen heben die Stimmen im Raum aktiv hervor und sorgen so für natürlich klingende Gespräche. Die Bose Work Configuration Software ermöglicht es Mitarbeitern und IT-Managern gleichermaßen, mithilfe von Ausschlussbereichen unerwünschte Hintergrundgeräusche ausblenden. Die Mikrofon-Beams werden also direkt auf die Stelle ausgerichtet, an der die Mitarbeiter zusammenkommen, und nicht auf andere Menschen oder Geräusche außerhalb des Bereichs.
Teilnehmer, die von außerhalb zugeschaltet sind, können außerdem die Bose Noise Cancelling Headphones 700 UC verwenden, um Nebengeräusche mithilfe der aktiven Lärmreduzierung zu dämpfen. Mit dieser Bose Technologie verstehen sowohl sie als auch ihre Kollegen alles klar und deutlich ohne störende Hintergrundgeräusche.
Umfangreiche Videofunktionen tragen ebenfalls erheblich zu einer gelungenen Zusammenarbeit bei, selbst wenn Kollegen von verschiedenen Orten aus teilnehmen. Beide Videobar-Produkte von Bose sind mit einer 4K-Ultra-HD-Kamera mit breitem Sichtfeld ausgestattet. So können die Besprechungsteilnehmer besser gesehen werden und miteinander kommunizieren, während der Gruppen-Modus alle Anwesenden im Raum im Blick behält, damit zugeschaltete Teilnehmer das Gespräch besser mitverfolgen und Gegenstände im Raum wie Whiteboards und Flipcharts besser erkennen können. Die Bose VB-S verfügt zudem über einen Einzelmodus für einzelne Redner. Dabei wird der Vortragende erfasst und durch den Raum verfolgt.
Bose ist bewusst, dass Konferenztechnik heutzutage für die IT-Mitarbeiter einfach einzurichten, zu überwachen und zu verwalten sein muss, ganz egal, wo und wie Mitarbeiter zusammenkommen wollen.
In den kompakten All-in-One-USB-Konferenzsystemen Bose VB-S und Bose VB1 sind Lautsprecher, Mikrofone und eine Kamera untergebracht. Die eleganten, schlanken Geräte können problemlos an verschiedenen Orten installiert werden, um alle Arten von Besprechungen zu unterstützen. Die Bose VB-S kann zudem ganz einfach mit einem WLAN-Netz oder Bluetooth-fähigen Geräten verbunden werden und unterstützt die gängigen UC-Plattformen und Web-Tools für Konferenzen. Mit Bose Work Management können sogar alle Bose Videobar-Produkte über eine zentrale Schnittstelle verwaltet und aktualisiert werden, sodass sich Ihre IT-Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können.
Dank moderner Konferenztechnologien können Mitarbeiter praktisch von überall aus an Meetings teilnehmen. Die Videokonferenzsysteme von Bose Professional spielen dabei eine entscheidende Rolle – sie eröffnen die Kommunikationswege, heben Stimmen hervor und verschaffen Ihren Mitarbeitern, Partnern und Kunden Gehör.
