Fragt man nach Faktoren, die die Produktivität am Arbeitsplatz beeinträchtigen, denken die wenigsten an die Akustik. Dabei spielt sie in Meetingräumen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, wie gut sich die Gesprächsteilnehmer hören können – insbesondere in einer hybriden Arbeitswelt, in der Videokonferenzen das tägliche Miteinander bestimmen. Obwohl sich störende Umgebungsgeräusche nur schwer eliminieren lassen, gibt es verschiedene Lösungsansätze, um sie in den Griff zu bekommen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich die Akustik auf die Qualität eines Meetings auswirkt und was Büroleiter tun können, um Videokonferenzen mithilfe von Schalldämmung und Konferenztechnik zu verbessern.
Obwohl Akustik mit dem bloßen Auge nicht zu erkennen ist, hat sie einen großen Einfluss auf die Qualität von Videokonferenzen – besonders in hybriden Arbeitsmodellen mit Mitarbeitern vor Ort und im Homeoffice. Wenn dann noch konstante Nebengeräusche die Sprachverständlichkeit beeinträchtigen, bleiben genau zwei Möglichkeiten: Entweder man stört den Gesprächsfluss durch ständiges Nachfragen, um nichts zu verpassen, oder man lauscht in stillem Frust, wie das Meeting seinen Lauf nimmt, während nur jedes dritte Wort ankommt.
Im schlimmsten Fall kann eine schlechte Akustik sogar dazu führen, dass sich manche Teilnehmer von ihren Kollegen und ihrem Unternehmen isoliert fühlen, unabhängig davon, ob sie im Büro oder zu Hause arbeiten. Für Menschen mit Hörbeeinträchtigungen kann es besonders unangenehm sein, an Besprechungen in akustisch schwierigen Büros teilzunehmen, während sich virtuell zugeschaltete Mitarbeiter vielleicht übergangen fühlen, wenn sie im Gegensatz zu ihren Kollegen im Büro nicht alles mitbekommen. Nicht zuletzt kann eine Umgebung mit vielen Störgeräuschen bestimmte Persönlichkeitstypen, wie introvertierte Personen, davon abhalten, sich aktiv ins Geschehen einzubringen.
Wenn das Team in einem Meeting zusammenkommt, wird stillschweigend vorausgesetzt, dass das eigentliche Thema im Mittelpunkt steht und alle sich darauf konzentrieren können. Eine schlechte Akustik bewirkt jedoch oft das Gegenteil und führt zu geistiger Ermüdung, Stress am Arbeitsplatz und einer geringeren Produktivität. In wichtigen Businessmeetings mit der Geschäftsleitung, Kunden oder externen Partnern kann das die Teilnehmer sogar von geschäftskritischen Themen ablenken und darüber hinaus dem professionellen Ruf des Unternehmens schaden.
Die Akustik eines Meetingraums zu verbessern, ist ein zeitaufwendiger Prozess, der eine vielschichtige Herangehensweise erfordert. In besonders schwierigen Fällen – wenn das Frustlevel unter den Mitarbeitern hoch, aber die Führungsebene zögerlich gegenüber Veränderungen oder Investitionen ist – kann es helfen, einen Experten hinzuzuziehen, der den Raum unter formellen Gesichtspunkten analysiert und gezielte Empfehlungen gibt. Doch bereits mit den folgenden fünf Lösungsansätzen lässt sich die Akustik in einem Besprechungsraum oft erheblich verbessern.
Unter dem Gesichtspunkt einer modernen Optik bevorzugen viele Unternehmen Möbel mit klaren Linien und harten, glatten Oberflächen. Doch gerade dabei handelt es sich um eine der Hauptquellen für eine schlechte Raumakustik. Durch Gespräche, Papierrascheln und Stühlerücken entstehende Schallwellen werden von den harten Oberflächen reflektiert und hallen im Raum nach. Bei mehreren Schallquellen ist dieser Effekt mitunter viel stärker, als man annehmen würde, wenn man sich nur allein im Raum befindet. Weiche Möbel mit Polsterung oder Stoffbezug absorbieren einen Teil der Schallenergie und helfen dabei, den Geräuschpegel im Raum zu senken, anstatt ihn zu verstärken.
Genau wie Polstermöbel tragen Teppiche, Gardinen und Vorhänge dazu bei, die Anzahl an harten Oberflächen im Meetingraum zu verringern, was wiederum der Akustik zugutekommt. Kleine Teppiche und Teppichläufer lassen sich unauffällig in das Ambiente integrieren und sind daher eine gute Wahl für Unternehmen, die besonderen Wert auf Ästhetik legen. In Konferenzräumen mit großen Fenstern oder Glasflächen bewirken Gardinen und Vorhänge einen großen Unterschied. Es sind sogar Stoffe mit geräuschdämmender Wirkung erhältlich, die speziell zur Schallabsorption entwickelt wurden. Natürlich müssen die Teilnehmer bei jeder Videokonferenz daran denken, die Vorhänge auch zu schließen. Mithilfe einer komfortablen Fernbedienung, die sich zur elektronischen Raumsteuerung hinzufügen lässt, kann dieses Problem jedoch leichter umgangen werden.
Auch durch geräuschdämmende Akustikpaneele, die entweder gezielt zur Raumgestaltung genutzt werden können oder sich dezent in das Meetingraumdesign integrieren lassen, werden störende Geräusche absorbiert. Eine derartige Verkleidung ist auch speziell für Türen verfügbar, wodurch sich die Anzahl an reflektierenden Oberflächen im Raum zusätzlich reduzieren lässt. Darüber hinaus können Sie die Ausbreitung von Schallwellen durch eine Schalldämmung an der Decke kontrollieren und somit die Lärmbelastung erheblich senken. Mit attraktiven akustischen Beleuchtungslösungen lässt sich dasselbe Ziel erreichen.
Obwohl abgehängte Decken einen Kompromiss auf Kosten der Ästhetik bedeuten, können sie dazu beitragen, einige der Lärmquellen abzuschwächen, die die Zusammenarbeit an einem hybriden Arbeitsplatz unnötig erschweren. Denn je höher die Decke, desto mehr Gesamtfläche steht den Schallwellen für ein Nachhallen im Raum zur Verfügung. Durch eine abgehängte Decke mit Schallschutz-Deckenplatten minimieren Sie diese Fläche und damit auch die störenden Geräusche in Ihrem Konferenzraum. Wer komplett neue Meetingräumlichkeiten plant oder vor einer größeren Umgestaltung nicht zurückschreckt, sollte im Idealfall von vornherein auf Trockenbau-Schallschutzwände setzen.
Natürlich beeinflusst auch die Wahl der Audiokonferenz-Lösungen die Klangqualität eines Meetings. Daher ist es ratsam, einen genauen Blick auf Ihre aktuelle Technik zu werfen und sich zu fragen, wie gut sie zu einem hybriden Arbeitsmodell passt. Lösungen wie die Bose Videobar VB1 sind beispielsweise mit sechs Beamsteering-Mikrofonen ausgestattet, die Stimmen aktiv hervorheben und sonstige Geräusche ausblenden. Die automatische Equalisierung optimiert das Klangerlebnis für alle Teilnehmer. Mit dieser Technik lassen sich zudem bestimmte Ausschlussbereiche festlegen: Technologien zur Lärmüberdeckung schwächen Umgebungsgeräusche wie raschelndes Papier oder das Kratzen von Stühlen auf dem Boden ab und legen den Fokus automatisch auf die Redner. Die Einstellungen lassen sich sogar so weit präzisieren, dass Geräusche aus dem Türbereich ausgeblendet werden können, wenn Personen den Raum betreten. Diese speziellen Funktionen zur Lärmreduzierung und Lärmüberdeckung erleichtern es per Videokonferenz zugeschalteten Teilnehmern, den Gesprächen zu folgen, und vermitteln den Eindruck, dass sich alle im selben Raum befinden. Auf diese Weise wird eine effektivere Zusammenarbeit ermöglicht.
Obwohl die Akustik oft vernachlässigt wird, spielt sie bei der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz eine größere Rolle, als viele denken. Störende Nebengeräusche können – insbesondere bei hybriden Arbeitsmodellen – selbst vom bestvorbereiteten Meeting ablenken, was unnötigen Frust unter den Mitarbeitern auslösen kann. Durch proaktive Schritte zur Verbesserung der Raumakustik können Büroleiter ihr Unternehmen auf dem Weg zu besseren, produktiveren Meetings unterstützen und wichtige Geschäftskontakte in professionellen Konferenzen von sich überzeugen.