Da das Arbeiten aus dem Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle immer beliebter werden, stehen derzeit viele Unternehmen weltweit vor der Herausforderung, die Einbindung von Mitarbeitern zu stärken. Führungskräfte und Mitarbeiter suchen kontinuierlich nach Möglichkeiten, um besser mit Teammitgliedern in Verbindung zu bleiben. Dies kann sich in einer Remote-Arbeitsumgebung selbst dann als schwierig erweisen, wenn die besten Videokonferenztechnologien und Umgebungen für virtuelle Meetings zur Verfügung stehen.
Aus genau diesem Grund beraten Experten für Organisationsfragen und Meetings Führungskräfte im Hinblick darauf, wie sich virtuelle Meetings auf neue und unkonventionelle Weise nutzen lassen, um von den Vorteilen der raschen technischen Entwicklung zu profitieren. IT-Manager und -Leiter müssen eng in diesen Prozess eingebunden sein und sicherstellen, dass die Videokonferenz-Hardware auch in der Lage ist, alle neuen Meeting-Formate zu unterstützen, die von den Teamleitern vorgeschlagen werden.
Auch wenn beengte Konferenzräume langsam von der Bildfläche verschwinden, müssen Weiterbildungsveranstaltungen deshalb nicht gleich der Vergangenheit angehören. Wenn externe Experten mit umfassenden Fachkenntnissen hinzugezogen werden, können Unternehmen ihren Mitarbeitern neue Möglichkeiten eröffnen, wie sie ihre Fähigkeiten erweitern und ihre Karriere vorantreiben. Dies könnte auch zu einer Verringerung der Mitarbeiterfluktuation beitragen.
Von einem technischen Standpunkt aus betrachtet müssen diese Veranstaltungen nicht zwangsläufig mit hohen Anforderungen an die Infrastruktur für Videokonferenzen verbunden sein. Zudem gibt es einige Ansätze, um Meetings mit vielen Teilnehmern integrativer und beteiligungsorientierter zu gestalten.
Im Grunde geht es darum, diese Tools benutzerfreundlicher zu machen. Die Teilnehmer sollten zum Beispiel vor dem Beginn einer Sitzung problemlos in einen Podcast-Modus ohne Videoübertragung wechseln oder ihr Profilfoto oder ihren Namen ändern können. Dies fördert die Vernetzung und Interaktion der Mitarbeiter untereinander. Außerdem sollte eine flexible und für viele Teilnehmer geeignete Chat-Funktion vorhanden sein, die auch dann zuverlässig funktioniert, wenn sie von allen gleichzeitig genutzt wird, etwa wenn Moderatoren um Feedback oder um Ideen zu ihrer Präsentation bitten.
Die Teambindung hängt ganz entscheidend davon ab, dass Neuzugänge zum Team passen – egal, ob dieses physisch im Büro oder virtuell zusammenarbeitet. Ein effektives Einstellungsverfahren ist heute wichtiger denn je, da viele Menschen häufiger den Arbeitsplatz wechseln. Daher sollten Videokonferenzen in jeder Phase des Einstellungsprozesses von Remote-Bewerbern genutzt werden, auch schon beim allerersten Vorstellungsgespräch. Dank erstklassiger Videokonferenztechnologie mit 4K-Ultra-HD-Kameras und Beamsteering-Mikrofonen ist heutzutage eine klare Bild- und Tonwiedergabe möglich. Dadurch können Unternehmen von Anfang an einen starken Eindruck bei den Bewerbern hinterlassen.
Bei Kandidaten, die bereits in die engere Auswahl gezogen wurden und möglicherweise weitere Angebote haben, hilft dies auch, einen guten Eindruck vom Arbeitsplatz und von der Unternehmenskultur zu hinterlassen. IT-Führungskräfte sollten mit der Personalabteilung zusammenarbeiten, um die Mitarbeiter und den Arbeitsplatz im Rahmen eines Video-Calls optimal zu präsentieren. Dies geht weit über eine einfache Bildschirmfreigabe hinaus: Die Personaler können auch eine virtuelle Live-Tour anbieten, die sich nicht geplant und gekünstelt anfühlt und potenziellen Bewerbern einen authentischen Eindruck von den Menschen vermittelt, mit denen sie ihren Arbeitstag verbringen werden.
Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, sich in die Unternehmenskultur einzubringen und diese mitzugestalten, kann dies die Arbeitsmoral steigern, die Kreativität fördern und es Teammitgliedern ermöglichen, sich über die täglichen Aufgaben hinaus zu vernetzen. In dieser von Resignation geprägten Zeit kann ein solcher Ansatz mehr denn je dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung zu stärken.
Teams können Videokonferenztechnologie innovativ nutzen, um sich kennenzulernen, sich auszutauschen und sich mit ihren Talenten gegenseitig zu unterstützen. Vertreter verschiedener Abteilungen könnten zum Beispiel an einem Videokonferenz-Whiteboard zusammenkommen, um in einem Brainstorming zu überlegen, wie sich die Unternehmenskultur stärken ließe. Dies kann auch die Form von lockeren Gesprächsrunden annehmen, bei denen die Teammitglieder sich über Musik, Kunst, Literatur oder andere Interessen und Talente unterhalten, um ihre Kollegen von einer ganz anderen Seite kennenzulernen. Im Rahmen monatlicher oder vierteljährlicher virtueller Unternehmenspräsentationen können aktuelle Erfolge oder anstehende Projekte hervorgehoben und den Teams die Möglichkeit gegeben werden, die Arbeit der anderen zu würdigen. Der Technologie kommt dabei eine entscheidende Rolle zu. Nur wenn hohe Anforderungen an Audio-, Video- und Lichtsysteme erfüllt sind, lassen sich diese Ansätze auch erfolgreich umsetzen.
Die Sprache-zu-Text-Transkription ist vielleicht die am häufigsten genutzte KI-Funktion, wenn es um Videokonferenzen geht. IT-Führungskräfte haben allerdings noch deutlich mehr Möglichkeiten, um ihre Videokonferenztechnologie zu verbessern und so zu einer erfolgreichen Mitarbeiterkommunikation beizutragen.
Angefangen bei Tools zur Verarbeitung natürlicher Sprache, die die Stimme eines Sprechers besser verständlich machen, über Stabilisierungsfunktionen bis hin zu Chatbots und anderen virtuellen KI-Assistenten gibt es viele spannende Optionen, mit denen sich Meetings wesentlich produktiver und ansprechender gestalten lassen.
Die virtuelle Realität erfreut sich immer größerer Beliebtheit und gilt als die nächste große Herausforderung im Bereich der Videokonferenztechnologie. Headsets für den Einstieg in die virtuelle Realität müssen sich problemlos in bestehende Videokonferenzsysteme integrieren lassen. Darüber hinaus müssen IT-Verantwortliche kompatible Hardware auswählen, die mit möglichst vielen neuen Plattformen und Tools kompatibel ist.
Auch wenn diese Möglichkeit immer noch futuristisch anmuten mag, suchen doch viele große Unternehmen bereits nach den besten Apps und Einsatzmöglichkeiten, um Meetings und Konferenzen in VR-Umgebungen produktiver zu gestalten. Schon in naher Zukunft wird VR so alltäglich sein wie Live-Videokonferenzen es heute sind. Dies wird völlig neue Ansätze und Fortschritte eröffnen und helfen, das volle Potenzial dieser Technologie auszuschöpfen.