Technologien für Telearbeit: Diese Audio- und Videolösungen schaffen Flexibilität

Die Arbeitswelt verändert sich und IT-Manager können nützliche Tipps gut gebrauchen, welche Technologien für die Telearbeit sich lohnen. Eine Gartner-Studie ging davon aus, dass Ende 2021 51 Prozent aller Wissensarbeiter weltweit nicht vor Ort im Büro arbeiten würden. Zum Vergleich: 2019 waren es nur 27 Prozent. Ob, wie und in welchem Umfang die Beschäftigten in herkömmliche Büroumgebungen zurückkehren, wird einer Analyse von PwC zufolge sehr unterschiedlich ausfallen.

Als Videokonferenzen sich vor zwei Jahrzehnten langsam durchsetzten, statteten die meisten Unternehmen nur einen einzigen Raum mit entsprechender IT- und AV-Technik aus. Die Verbreitung softwarebasierter Plattformen wie Zoom und Microsoft Teams in Verbindung mit preiswerten, hochauflösenden und immer größer werdenden Flachbildschirmen förderte jedoch den Trend, im gesamten Bürokomplex mehrere kleinere Konferenzräume einzurichten. Da mittlerweile aber immer mehr Beschäftigte ortsunabhängig arbeiten, ist der Bedarf an technischen Lösungen gestiegen, die Videokonferenzen an den verschiedensten Endpunkten angenehm gestalten.

IT-Manager unterstützen jetzt Mitarbeiter, die von zu Hause, in Cafés, Coworking Spaces oder sogar im Auto arbeiten. Dabei sollten IT-Manager die sogenannte „Meeting Equity“ anstreben. Das bedeutet, dass für alle Meeting-Teilnehmer das gleiche Erlebnis geschaffen wird, also alle Beteiligten eine Konferenz und die damit verbundene Zusammenarbeit möglichst einheitlich erleben.

Mitarbeiter ortsunabhängig für den Erfolg rüsten

Um die Bedingungen für Videokonferenzen im Büro zu verbessern, machten IT-Manager sich dafür stark, Mikrofone in den Konferenztischen oder an der Decke anzubringen, um den Ton bestmöglich einzufangen. Man installierte leistungsstarke Lautsprecher – da der Ton auf diese Weise nahe beim Hörer entstand, ließen sich Reflexionen vermeiden, die die Verständlichkeit beeinträchtigt hätten. Zusammen mit hochauflösenden Kameras in Besprechungsräumen, die auf Augenhöhe angebracht sind, um eine natürlichere Interaktion zwischen Teilnehmern vor Ort und an anderen Standorten zu ermöglichen, ist mit diesen Komponenten eine einheitlichere und verlässlichere AV-Qualität möglich.

Diese Merkmale sind auch für Mitarbeiter im Homeoffice erreichbar, zum Beispiel in Form von All-in-One-Videokonferenzlösungen wie der Bose Videobar VB1.

Hardwarelösungen für Remote-Meetings sollten durch akustische Elemente ergänzt werden, um das AV-Erlebnis zu verbessern. Am einfachsten lassen sich Kopfhörer mit geräuschunterdrückenden Mikrofonen einsetzen. Auch Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind und über ein mobiles Endgerät an Videokonferenzen teilnehmen, können von diesen Kopfhörern profitieren. (Und falls Sie sich über den fehlenden 3,5-mm-Klinkenanschluss bei iPhones sorgen, kann ein preiswerter Adapter Abhilfe schaffen.)

Ein Mann, der mit Kopfhörern in einem Café sitzt und an seinem Laptop arbeitet

IT-Manager können dazu beitragen, dass alle Mitarbeiter, die Technologien für Telearbeit nutzen, Konferenzen und die dort stattfindende Zusammenarbeit unabhängig von ihrem Arbeitsort möglichst einheitlich erleben.

Bedenken Sie bei den hochwertigen AV-Komponenten, dass neben Audio und Video auch ein drittes Element entscheidend ist: die Beleuchtung. Eine gute Beleuchtung fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team, da sich die Mitarbeiter bei Anrufen so besser sehen können. Es gibt zahlreiche effektive Beleuchtungslösungen, die sich in Online-Konferenzen positiv auswirken, darunter auch solche, die kompakt genug sind für unterwegs.

 

Bessere Verbindung für die Zusammenarbeit

Dass Konferenzplattformen im Büro und anderswo kompatibel miteinander sind, ist von entscheidender Bedeutung. Glücklicherweise sind die meisten der gängigen Plattformen inzwischen Codecs und somit über Netzwerke und das Internet problemlos kompatibel. Die Herausforderung für IT-Manager ist also nun die Qualität der Verbindung für zugeschaltete Mitarbeiter. Dieser Aspekt wird immer mehr zum Problem, da Videos mit höherer Auflösung sich durchgesetzt haben. Für eine Zoom-Konferenz in HD ist eine Bandbreite von etwa 2 Mbit/s erforderlich, um ein gutes Videobild zu erhalten. Ein 4K-Bild benötigt allerdings eher 20 Mbit/s.

Zwar hat ein zentraler IT-Manager keinen Einfluss darauf, wie gut der lokale Breitbanddienst die Technologie für Telearbeit unterstützt, aber es gibt doch einige Optimierungstricks, die er vorschlagen kann. So könnten die Mitarbeiter beispielsweise versuchen, Einzelgespräche auf dem Smartphone per SMS zu führen, um die Internetverbindung während einer Videokonferenz zu entlasten. Außerdem kann es hilfreich sein, die Mitarbeiter im Homeoffice zu bitten, die QoS-Funktion Ihres Routers so einzustellen, dass WLAN-Verbindungen bevorzugt werden. Bei Routern mit Smart Switches kann eine QoS-Warteschlange pro Port auf „hoch“ oder „normal“ eingestellt werden, um geschäftlichem Datenverkehr den Vorrang einzuräumen. (Beachten Sie: Bei einigen Internetanbietern können zusätzliche Gebühren anfallen, um eine Drosselung der Datengeschwindigkeit zu vermeiden.)

Und noch etwas in Sachen Verbindung: Da Mitarbeiter auch zukünftig regelmäßig zwischen dem Büro und anderen Arbeitsplätzen wechseln werden, sollten all diese Arbeitsplätze über flexible Anschlussmöglichkeiten wie Laptop-Dockingstationen und andere Lösungen verfügen, die häufige Ortswechsel von Mitarbeitern erleichtern.

Ein bleibendes Vermächtnis der Corona-Pandemie wird wahrscheinlich die ortsunabhängige Verteilung von Mitarbeitern auf verschiedenste alternative Arbeitsumgebungen sein, in denen sie auf Technologien für Telearbeit angewiesen sind. Zum Glück gibt es zahlreiche Audio- und Videolösungen, die IT-Manager für die Zusammenarbeit und den Kontakt zum Büro und den Kollegen empfehlen können.