Wenn es darum geht, in einem Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und Mitarbeitern im Homeoffice für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu sorgen, stehen die IT- und Betriebsleiter vor einer schwierigen Aufgabe. Sie müssen nicht nur die zu den Bedürfnissen des Unternehmens passende Collaboration-Technologie auswählen, sondern auch dafür sorgen, dass sie über die nötigen Fähigkeiten und Anbieterressourcen verfügen, um eine erfolgreiche Implementierung an allen Standorten zu gewährleisten.
IT-Leiter, die die Zusammenarbeit zwischen mehreren Niederlassungen und Mitarbeitern im Homeoffice bewerkstelligen sollen, stehen vor einer wesentlich komplizierteren Aufgabe als ihre Kollegen, die für nur einen Standort zuständig sind. Um diese komplizierte Aufgabe zu bewältigen, sind die richtigen Fähigkeiten und das entsprechende Personal, Support-Prozesse und gute Beziehungen zu geeigneten Anbietern erforderlich.
IT-Leiter sollten objektiv beurteilen, ob ihre Teams über die nötigen Fähigkeiten verfügen, um die Ansprüche eines Unternehmens mit mehreren Niederlassungen und Mitarbeitern im Homeoffice erfüllen zu können. Dinge, die bei einem einzelnen Standort gut funktionieren, sind nicht unbedingt auch für die Zusammenarbeit über mehrere Niederlassungen geeignet. Wenn zum Beispiel das IT-Team eines Unternehmens noch keine soliden internen Administrationskenntnisse hat, muss es sich diese Kenntnisse unbedingt aneignen – sei es durch Einstellung einer entsprechenden Fachkraft, durch Schulungen oder durch eine Partnerschaft mit einem Anbieter.
Videokonferenztechnologien nehmen viel Netzwerkbandbreite in Anspruch, und sowohl Video- als auch Audioverbindungen leiden darunter, wenn es zu Latenzen oder Verzögerungen kommt – vor allem in Wide Area Network (WAN)-Verbindungen, die zwei oder mehr Standorte miteinander verbinden. Wenn dieser Fall eintritt, ist eine Zusammenarbeit nicht mehr möglich. Wenn das IT-Team nicht in der Lage ist, die Ursache eines Netzwerkproblems mit Auswirkungen auf eine Video- oder Audiokonferenz schnell zu ermitteln, wird es ihm wesentlich schwerer fallen, produktive Meetings und Telekonferenzen zu gewährleisten.
Die IT- und Betriebsteams müssen auch die richtige Größe haben, um die Support-Bedürfnisse hinsichtlich der Zusammenarbeit über mehrere Standorte bewältigen zu können. Die Mitarbeiter in den Büros, aber auch diejenigen im Homeoffice, wünschen sich hilfreiche Antworten auf Fragen, wie sie ein produktives virtuelles oder hybrides Meeting abhalten sollen oder wie sie zum Beispiel in großen Besprechungsräumen den Ton anpassen können, damit alles klar und deutlich zu verstehen ist. Darum müssen IT- und Betriebsleiter ihre Teams so zusammenstellen, dass sie einen bedarfsgerechten Support bieten können.
Telearbeit kann manchmal ein Gefühl der Isolation und Einsamkeit hervorrufen. Um diese Kluft zu überbrücken und den Mitarbeitern in verschiedenen Niederlassungen zu vermitteln, dass sie nach wie vor an den Geschehnissen im Unternehmen teilhaben, sind Collaboration-Tools erforderlich. Gleichzeitig haben die IT- und Betriebsteams anfangs womöglich Schwierigkeiten, die zunehmenden Anfragen von mehreren Standorten zu bewältigen.
Wenn ein Mitarbeiter in einer regionalen Niederlassung oder im Homeoffice in einer anderen Zeitzone Hilfe beim Einrichten eines wichtigen Zoom-Meetings mit externen Gesprächspartnern benötigt, muss er wissen, wann seine Fragen beantwortet werden. Es empfiehlt sich, die Erwartungen der Mitarbeiter an allen Standorten vorwegzunehmen, indem schriftlich festgehalten wird, wie die IT-Abteilung und die Betriebe diese Anfragen nach Priorität ordnen und bearbeiten, damit die Informationen schnell und einfach zugänglich sind. Darüber hinaus können IT- und Betriebsleiter ihre Kollegen im Homeoffice mit Selbsthilfe-Ressourcen und Schulungen zur Anwendung der Konferenztechnologie dabei unterstützen, diese Collaboration-Tools richtig zu bedienen. Dadurch sinkt wiederum der Bedarf nach technischem Support.
IT- und Betriebsteams sind mitunter auf gute Anbieterbeziehungen angewiesen, um eine Zusammenarbeit zwischen mehreren Standorten zu ermöglichen. Dabei geht es in erster Linie um eine gute Beziehung zu einem Telekommunikationsdienstleister (oder mehreren, je nachdem, welche Internetdienste an den verschiedenen Standorten verfügbar sind) einschließlich eines Service Level Agreement, in dem die geforderten Netzwerkstandards genau dokumentiert sind.
Genauso wichtig sind hervorragende, vertrauensvolle Beziehungen zu den Anbietern, die die Collaboration-Technologie für das Unternehmen liefern, einschließlich Anbietern von Cloud-basierter Unified Communications-Software und Konferenzlösungen. IT- und Betriebsteams benötigen manchmal auch Unterstützung von örtlichen Managed Service-Anbietern, die in ihrem Auftrag Support vor Ort leisten.
Unternehmen mit mehreren Niederlassungen verwenden häufig eine Unified Communications-Software für die interne Zusammenarbeit. Diese Lösungen bieten in der Regel Funktionen wie Audio- und Videokonferenzen, Nachrichtenaustausch und Webinare. Sie können in eine Office-Suite oder Customer Relationship Management-Software integriert werden und die Produktivität und Kommunikation mit Kollegen, Klienten oder potenziellen Kunden noch weiter verbessern. Mitarbeiter, die über Desktop-PCs oder mobile Apps auf diese Tools zugreifen, können von überall aus – ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – effizient mit ihren Kollegen zusammenarbeiten.
Daneben gibt es Konferenzlösungen für bestimmte Büroräumlichkeiten. Vollständig integrierte Meetingraumsysteme helfen den Mitarbeitern in Büros, in größeren Meetings effizienter mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten, während Lösungen für kleinere Besprechungsräume die Verbindung zwischen mehreren kleineren Teams bei konkreten Projekten herstellen. Mitarbeiter in Großraumbüros profitieren von lärmreduzierenden Kopfhörern, mit denen sie zur Zusammenarbeit problemlos zwischen Audio- oder Videokonferenzen hin und her wechseln und zum konzentrierten Arbeiten ihre Lieblingsmusik hören können.
Diese Konferenzlösungen lassen sich auch in beliebte Plattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams integrieren, mit denen die Mitarbeiter Kontakt zu externen Geschäftspartnern und Kunden aufnehmen. Mit einem flexiblen Zugang zu verschiedenen Collaboration-Tools kann ein Unternehmen auf der passenden Plattform erreichbar sein.
Mehrere Niederlassungen miteinander zu verbinden, ist schwieriger, als es zunächst aussieht. Bei einem einzelnen Standort ist es eine relativ einfache Aufgabe, aber wenn es darum geht, mehrere Standorte über ein WAN miteinander zu vernetzen, wird es kompliziert. IT-Leiter sollten vorab festlegen, wie sie die Netzwerkleistung gewährleisten wollen, die für die Unterstützung der Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen nötig ist. Dazu gehört die Implementierung von Einstellungen für Dienstqualität (QoS), die vorgeben, wie verschiedene Arten des Netzwerkverkehrs nach Priorität zu ordnen sind.
Der Datenverkehr aus Video- und Audiokonferenzen nimmt zum Beispiel eine hohe Bandbreite in Anspruch und ist anfällig für Latenzen. Video- und Audiokonferenzen müssen Vorrang vor E-Mails haben. Der E-Mail-Verkehr verläuft asynchron und ist nicht so anfällig. Viele IT-Fachkräfte verwenden eine Software-basierte WAN (SD-WAN)-Technologie, um ein privates WAN zu erzeugen und QoS an mehreren Standorten zu implementieren. SD-WAN bietet zudem noch weitere hilfreiche Funktionen für die Betriebskontinuität und Verwaltung aus der Ferne.
Auch Netzwerküberwachungs- und Analyse-Tools sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Netzwerkleistung für Konferenzen und Zusammenarbeit ausreicht. Außerdem kann mithilfe dieser Tools festgestellt werden, ob die Telekommunikationsanbieter ihre SLAs einhalten. IT-Leiter sollten sich Gedanken darüber machen, wie sie die Netzwerkleistung an allen Standorten des Unternehmens selbst kontrollieren wollen.
Eine effiziente Zusammenarbeit ist heute wichtiger denn je, aber sie stellt Unternehmen mit mehreren Niederlassungen vor große Herausforderungen. Vor diesem Hintergrund sollten IT- und Betriebsleiter die zu implementierende Collaboration-Lösung sehr sorgfältig auswählen. Mit der richtigen Kombination aus Technologie, Fähigkeiten und Beziehungen zu Anbietern können sie dafür sorgen, dass ihre Unternehmen über alles Erforderliche verfügen, um über mehrere Standorte und virtuelle Umgebungen hinweg erfolgreich und produktiv zusammenzuarbeiten.