Unternehmensmeetings haben sich in den letzten zwei Jahren stark verändert. Besonders auffällig ist, dass Videokonferenzen, die einst als Luxus oder Novum galten, plötzlich unabdingbar waren.
Und statt nur ein paar Mitarbeitern an wenigen Remote-Bürostandorten die Teilnahme zu ermöglichen, mussten sie nun eine Vielzahl an Teilnehmern auf Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts und anderen Online-Plattformen an vielen verschiedenen Standorten gleichzeitig unterstützen. Dieser unerwartete Anstieg hat viele Unternehmen – und ihre IT-Manager und -Leiter – völlig überrascht.
Sie standen vor der Herausforderung, ihre Videokonferenzsysteme schnell und effizient zu skalieren: Zoom alleine verzeichnete ein Wachstum auf 300 Millionen tägliche Nutzer im April 2020 – im Vergleich zu 10 Millionen noch im Dezember 2019.
Einfach ausgedrückt bedeutet Skalierbarkeit eine variable Anzahl von Teilnehmern und Endpunkten, die simultan miteinander kommunizieren können – von einigen Teilnehmern, die am Morgen in wenigen Besprechungsräumen Platz finden, bis hin zu Dutzenden von Teilnehmern auf derselben Plattform am Nachmittag. Darüber hinaus muss ein Videokonferenzsystem nun im selben Anruf mit allen Geräten kompatibel sein – von einer großen LED-Videowand bis hin zu einem iPhone.
Im Laufe des letzten Jahrzehnts haben sich Videokonferenzen von einem teuren und technologisch anspruchsvollen zu einem App-basierten Modell entwickelt – mit der Einführung der Zoom-Software 2013 und Microsoft Teams 2017 – und Unternehmen haben begonnen, sie in größerem Umfang einzusetzen.
Die Vorteile lagen auf der Hand: Meetings über eine Audio-/Videoverbindung hatten das Potenzial, Reisekosten erheblich zu reduzieren, effizientere und wirtschaftlichere Schulungen für Mitarbeiter und Endbenutzer zu ermöglichen und den SQ („Sustainability Quotient“) eines Unternehmens zu verbessern. Diese und weitere Vorteile wurden nur noch verstärkt, als in der Pandemie Remote-Verbindungen und Zusammenarbeit über Videokonferenzen eine ganz neue Bedeutung bekamen.
Für eine gute Audio- und Videokommunikation sind hohe Bandbreiten und niedrige Latenzzeiten erforderlich, um Artefakte in den Video- oder Audiostreams zu vermeiden, insbesondere bei Verwendung von 4K und hochauflösendem Audio. Die Angaben des Internetanbieters können von den tatsächlichen Übertragungsraten im Unternehmen abweichen. Daher ist es sinnvoll, die Netzwerkleistung mithilfe von Online-Tools wie Ookla und Fast.com zu überwachen.
Die US-Aufsichtsbehörde Federal Communications Commission (FCC) definiert Breitband als mindestens 25 Mbit/s Downstream und 3 Mbit/s Upstream. Nach Angaben von CableLabs ist das Minimum für bis zu fünf Teilnehmer an einer Videokonferenz absolut ausreichend. Bei interaktiven Live- und Echtzeit-Anwendungen sollte die Latenzzeit maximal 200 Millisekunden betragen oder so nah wie möglich bei null liegen.
Dies setzt voraus, dass ein hybrides Glasfaser-Koaxialkabel (HFC) den Router und die Endgeräte verbindet. Das lokale WLAN kann eine große Rolle spielen. Häufige Ursachen von WLAN-Störungen sind schnurlose Festnetztelefone, Betonwände, Metall, Spiegel, Mikrowellen, sich überlagernde WLAN-Netze und andere kabellose Elektronik. Durch das Ausschließen möglichst vieler potenzieller Störungen kann die Verbindung optimiert werden.
Mit zunehmenden Teilnehmerzahlen steigen auch die Bandbreitenanforderungen, was zu Artefakten (wie Störungen im Video oder Tonausfällen) führen kann. In einem Meeting mit vielen Teilnehmern kann eine Lösung sein, einige zu bitten, nur mit Audio beizutreten, was deutlich weniger Bandbreite erfordert als Video. Einige Plattformen bieten die Option, nur per Telefon teilzunehmen.
Mit größeren Meetings steigt auch die Anfälligkeit gegenüber Online-Gefahren wie zum Beispiel Hackerangriffen. IT-Manager können sicherstellen, dass alle Nutzer der Konferenzplattform des Unternehmens über die aktuellsten Softwareversionen der Plattform und der Endpunkte (Bildschirme, Smartphones usw.) verfügen. App-Hersteller sind sich der Hackerangriffe bewusst und stellen häufiger Software-Updates mit Patches bereit, die Schwachstellen beheben.
- Alle Teilnehmer müssen ein individuelles Passwort verwenden.
- Verwalten Sie die Einstellungen für die Bildschirmfreigabe. Legen Sie die Bildschirmfreigabe beispielsweise in Zoom oder Google Meet auf „Nur Host“ fest.
- Verwenden Sie in Videokonferenzen eine zweistufige Authentifizierung für persönliche Geräte.
- Beim Einsatz von App-basierten Plattformen bitten Sie Teilnehmer, über einen Webbrowser anstatt über die Desktop-Software der App am Meeting teilzunehmen. Sicherheitsupdates für Browser werden häufiger durchgeführt und erfordern nicht die gleichen Benutzerberechtigungen wie die App. Einige Apps ermöglichen es Benutzern, einen Meeting-Link zu erstellen und zu teilen, ohne die Anwendung installieren zu müssen.
Der Trend weg von proprietären Systemen und hin zu App-basierten Konferenzplattformen über die letzten zehn Jahre hat zur Erschwinglichkeit von Konferenzen beigetragen. Der vermehrte Einsatz der Endgeräte von Benutzern wie Laptops, Smartphones und Tablets hat die Kosten weiter gesenkt. Die einmaligen Kosten für installierte und tragbare Hardwaresysteme können stark variieren – von Webcams, die 100 € kosten, bis hin zu Zehntausenden Euro für komplette Telepräsenzsysteme. Die laufenden Kosten für Breitband und Software-/App-Lizenzen entsprechen der Größenordnung, die das Unternehmen benötigt: Je mehr „Plätze“ am Videokonferenztisch, umso teurer wird es.
Immer mehr Systeme bieten ihre Software und Hardware jedoch „als Dienst“ an, d. h. in Form von Leasing oder Absatzleasing, wodurch die Anschaffungskosten verringert werden oder ganz wegfallen. Vor dem Kauf sollte die Lebenserwartung von Geräten berücksichtigt werden, um die Gesamtkosten über einen Zeitraum von fünf bis zehn Jahren einzuschätzen.
Viele Komponenten in Geschäftssystemen können von verschiedenen Anbietern stammen – eine Plattform für kleinere Besprechungsräume hier, ein iPhone dort. Jedoch kann es sinnvoll sein, möglichst viele Komponenten von einem Anbieter zu beschaffen und so die Kompatibilität und eine einfache Einarbeitung sicherzustellen. Bose Professional bietet beispielsweise All-in-One-Lösungen wie die Videobar VB1 für kleine und mittelgroße Meetingräume. Für größere Konferenzräume eignen sich hingegen Produkte wie die ControlSpace Designer Software, EdgeMax Lautsprecher und ControlSpace EX Audiokonferenzprozessoren.
Der technische Support hängt weitgehend vom Angebot der einzelnen Hersteller ab, aber bedenken Sie, dass die erste Support-Anfrage während einer Videokonferenz wahrscheinlich an die IT geht. Ein Manager, der mit dem Videokonferenzsystem des Unternehmens im vollen Umfang vertraut ist, ist daher der beste Schutz.