Nach den langen Lockdowns während der Coronapandemie kehren immer mehr Arbeitskräfte in ihre Büros zurück, und mit ihnen kommen ganz neue Erwartungen an die Vorgehensweisen und Gepflogenheiten bei Meetings im Zeitalter der hybriden Arbeit. Eine der bedeutendsten Entwicklungen ist der BYOM-Ansatz („Bring Your Own Meeting“). Dabei können die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte verwenden, sich damit in die büroeigenen Videokonferenzsysteme einklinken und wie gewohnt an Meetings beteiligen.
Für diese neue Herangehensweise muss die IT verschiedene neue Verfahrensabläufe einführen und umfangreiche Upgrades in einer schnelllebigen Umgebung vornehmen. Trotz all der Herausforderungen und Zweifel, die sich aus dieser Veränderung ergeben, ist die Einführung von BYOM an einem hybriden Arbeitsplatz unumgänglich, und IT-Teams müssen zügig die richtigen Technologien einrichten. BYOM verringert die Fluktuation, verbessert die Zusammenarbeit, Produktivität und weitere wichtige KPIs und ist ein entscheidender Faktor, mit dem sich erfolgreiche Unternehmen in der neuen Geschäftswelt von allen anderen abheben.
Wenn Mitarbeiter unterwegs sind oder im Homeoffice arbeiten, ist hybrides Arbeiten allerdings nicht immer möglich – sei es wegen fehlender Geräte oder Netzwerkeinschränkungen, unterschiedlicher Zeitzonen oder technischer Probleme. Beim BYOM können die Mitarbeiter Konferenzanrufe mit ihrem bevorzugten Tool, z. B. Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet, durchführen. Außerdem können die Mitarbeiter für eine noch bessere Zusammenarbeit auf die bereits in den Konferenzräumen installierte Hardware zugreifen.
BYOM bedeutet vollständige Konnektivität. In einer BYOM-Umgebung verbindet sich das Gerät des Mitarbeiters mit der Technik im Konferenzraum und steuert sie. Dadurch entsteht ein individuelles, anwenderorientiertes Erlebnis. In einem hybriden Arbeitsmodell können die Mitarbeiter mit ihren eigenen Geräten Aufgaben von zu Hause aus oder in ihrem Büro erledigen, Kollegen zu Sitzungen einladen, mit anderen Mitarbeitern an jedem beliebigen Ort zusammenarbeiten und effizient und produktiv bleiben.
Damit diese Produktivität erhalten bleibt, muss den Mitarbeitern eine sichere BYOM-Umgebung zur Verfügung stehen. Die Mitarbeiter müssen mit den richtigen Tools, Kenntnissen und Ressourcen zum Thema Sicherheit ausgestattet werden, um ihre eigenen Geräte und die Daten des Unternehmens zu schützen.
Studien zufolge verwendeten schon vor der Pandemie 67 Prozent der Mitarbeiter ihre eigenen Geräte bei der Arbeit. Diese Mitarbeiter schufen einen Mehrwert von jährlich 350 Dollar für ihre Unternehmen. Diese Zahlen sind zweifellos noch weiter gestiegen, denn die Geräte werden immer mobiler und sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. BYOM geht noch einen Schritt weiter: Die Mitarbeiter werden ermuntert, ihre eigenen Geräte bei der Arbeit zu verwenden.
Eine BYOM-Strategie hat unter anderem den Vorteil, dass sie die Arbeit effizienter macht, da die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte besser kennen und leichter bedienen können. Dadurch können Videokonferenzen größere Erfolge erzielen – die Mitarbeiter sind eher gewillt, in hybriden Konferenzumgebungen und Besprechungsräumen zusammenzuarbeiten.
Die sozialen Kontakte zu den Kollegen sorgen für mehr Zufriedenheit und machen aus einer Belegschaft, die seit über einem Jahr mehr oder weniger für sich alleine arbeitet, wieder eine echte Gemeinschaft. In dieser von Resignation und hohen Fluktuation geprägten Zeit kann BYOM dazu beitragen, den Frust, der zu Stellenwechseln führt, zu verringern und die Motivation zu erhöhen.
Auch die Kommunikation klappt in BYOM-Umgebungen besser, da die Mitarbeiter Nachrichten auf ihren eigenen Geräten, die sie die ganze Zeit bei sich haben, eher lesen. Das kommt vor allem Fertigungsstätten und anderen Arbeitsumgebungen zugute, in denen die Mitarbeiter nur wenig Zeit am Computer verbringen und trotzdem wichtige Mitteilungen erhalten müssen.
Neben der verbesserten Kommunikation, Zusammenarbeit und Zufriedenheit auf Einzel- und Teamebene profitieren Unternehmen auch von BYOM-Modellen, weil sie dadurch ihren Talentpool vergrößern. Mit BYOM können Unternehmen Talente von überall anheuern und diese Mitarbeiter problemlos in teamorientierte, effiziente Workflows einbinden. Dadurch erzielen sie eine stärkere und größere Marktreichweite und verbessern die Mitarbeiterbindung.
Unternehmen, die ein Mikro-Verteilungsmodell für ihre Teams wählen, möchten diesen Teams trotzdem die gleichen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit wie in ihrem Hauptbüro bieten. Die IT- und Unified Communications-Mitarbeiter müssen große Anforderungen bewältigen. Dadurch werden die Änderungen an den Technologien vor Ort und den Cloud-basierten Tools laut Gartner um zwei bis fünf Jahre vorgezogen. IT-Abteilungsleiter, Manager und Führungskräfte müssen bereit sein, das zur Durchführung dieser Digitalisierungsmaßnahmen nötige Personal einzustellen und zu schulen.
Außerdem sollten IT-Abteilungsleiter Gartner zufolge bedenken, dass die Ausgaben für Public Cloud-Technologien durch diesen Wandel bis Ende 2021 um mindestens 26 Prozent steigen werden. Verbindungen für die Zusammenarbeit über die Cloud können hybride und BYOM-Arbeitsmodelle unterstützen. Wer also heute die richtigen Technologien einrichtet, tut etwas für sein BYOM-Modell von morgen. Darüber hinaus erfordern höhere BYOM-Kapazitäten auch eine Erweiterung der VPN-Bandbreite und der Verwendungsmöglichkeiten von UC-Meeting- und Collaboration-Tools, um den Mitarbeitern verschiedene Möglichkeiten zu bieten.
Eine starke BYOM-Kultur beginnt damit, dass die IT-Teams die Belegschaft über die Vorzüge von Collaboration-Tools aufklären. Anschließend müssen die Leiter der IT-Abteilungen dafür sorgen, dass die Tools und Videokonferenztechnologien zur Verfügung stehen, mit denen die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte sicher und ohne großen Aufwand verbinden können. Konferenz-Tools, mit denen die Mitarbeiter die Lautstärke, Bildschirmpositionierung und Zoom-Einstellung über ihr Smartphone anpassen oder ihr Smartphone als Lautsprecher mit der Technologie verbinden können, verbessern das BYOM-Erlebnis insgesamt.