Das hybride Arbeitsmodell ist auf dem Vormarsch und Unternehmen suchen nach intelligenten Möglichkeiten, ihm langfristig gerecht zu werden. Laut einer Studie von PwC planen 57 Prozent aller Führungskräfte in den USA, in einen Konferenzraum mit besserer virtueller Konnektivität zu investieren. Wenn Mitarbeiter in einem hybriden Arbeitsumfeld gut zusammenarbeiten, pflegen sie bessere Beziehungen zu ihren Kollegen und sind insgesamt zufriedener mit ihrer Arbeit. Alle Beteiligten sind schneller auf dem gleichen Stand, was zu tun ist, und das Unternehmen wird produktiver.
Unternehmen erkennen den Wert einer hybriden Arbeitsumgebung. Für die Auswahl und Installation einer neuen, passenden Konferenzlösung muss jedoch vorausschauend geplant werden. Zunächst einmal ist die richtige Technologie für die beteiligten Teams erforderlich. Dies ist insbesondere bei hybridem Arbeiten wichtig, wenn Kollegen an verschiedenen Orten und in verschiedenen Umgebungen zusammenarbeiten. Darüber hinaus müssen Konferenzlösungen auf die jeweiligen Räume zugeschnitten sein, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Unterschiedliche Teams werden wahrscheinlich auch unterschiedliche Dinge brauchen, um gut zusammenzuarbeiten. Ein kleineres Team, das sich häufig trifft, könnte zum Beispiel von einer All-in-One-Lösung profitieren, die für einen kleineren Raum konzipiert ist, während ein größeres Team vielleicht ein vollständig integriertes, leistungsstarkes System benötigt, das speziell für größere Konferenzräume entwickelt wurde.
Laut einer Studie von Microsoft erwägen 66 Prozent der Entscheidungsträger in Unternehmen eine Umgestaltung ihrer Räumlichkeiten, um den Anforderungen an einen hybriden Arbeitsplatz besser gerecht zu werden
Da viele Mitarbeiter gezielt ins Büro kommen, um mit anderen Teammitgliedern in kleinen Gruppen zusammenzuarbeiten, lohnt es sich, den grundsätzlichen Charakter von Besprechungsräumen ganz neu zu denken. Auch wenn formelle Konferenzräume in vielen Unternehmen immer noch eine wichtige Rolle spielen, sind kleinere Besprechungsräume und flexible Gemeinschaftsräume bei einem hybriden Arbeitsmodell besonders wertvoll.
Laut Microsoft hat jeder zehnte Beschäftigte keine ausreichende Internetverbindung, um seine Arbeit zu erledigen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie auch die Bedürfnisse Ihrer Remote-Mitarbeiter berücksichtigen.
Bedenken Sie außerdem, wie sich das hybride Arbeitsumfeld auf die Interaktion mit den Kollegen auswirkt. Im Bericht von Microsoft heißt es, dass sich Mitarbeiter einbezogen fühlten, als sich alle in denselben virtuellen Raum einloggten. Remote-Mitarbeiter können sich ausgeschlossen fühlen, wenn der hybride Arbeitsplatz ihnen den Kontakt zu den Kollegen im Büro und den Austausch mit ihnen erschwert.
Wenn auch Kollegen aus Zweigniederlassungen oder Außenstellen an einer Konferenz teilnehmen, sollten Sie in Erfahrung bringen, was ihnen für eine gute Zusammenarbeit wichtig ist. Wie am Hauptsitz kann es auch dort spezielle Räume geben, die für ein hybrides Arbeitsumfeld umgestaltet werden könnten. Sehr wahrscheinlich gibt es auch dort Teams mit besonderen Anforderungen an die Zusammenarbeit.
Selbst in hochmodernen Konferenzräumen können nicht nur Hintergrundgeräusche ablenken, sondern ausgetauschte Informationen auch an unbefugte Ohren gelangen. Schallschutz wie auch Sound Masking erleichtern es allen in einem Raum, zuzuhören und gehört zu werden. Gleichzeitig wird die Sprachverständlichkeit unterstützt und ein gewisses Maß an Vertraulichkeit erreicht. All dies trägt zu einer effektiveren Besprechung bei, unabhängig davon, ob die Teilnehmer persönlich anwesend sind oder von einem entfernten Standort aus teilnehmen.
Außerdem sollte unbedingt die Beleuchtung berücksichtigt werden, um Umgebungen wirkungsvoll zu gestalten – sowohl in Konferenzräumen als auch bei der Arbeit an entfernten Standorten. In grellem Licht oder zu dunkler Umgebung ist es für Kollegen schwierig, ihr Gegenüber zu sehen und die Körpersprache zu deuten. Bei richtiger Beleuchtung steht dagegen einem reibungslosen Gespräch nichts mehr im Weg.
Wählen Sie ein Konferenzsystem, das sich nahtlos in einheitliche Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams, Zoom und Google Meet integrieren lässt. Auf diese Weise haben Teams die besten Ausgangsbedingungen, um effektiv zusammenzuarbeiten, Kunden zu betreuen und mit externen Partnern in Kontakt zu bleiben. Auch die Einarbeitung gelingt rascher, sodass alle Beteiligten sich auf das Gespräch konzentrieren können, anstatt mit der Technik zu kämpfen.