Hybrider Arbeitsplatz: 7 Tipps für optimale Besprechungsräume

Das hybride Arbeitsmodell ist auf dem Vormarsch und Unternehmen suchen nach intelligenten Möglichkeiten, ihm langfristig gerecht zu werden. Laut einer Studie von PwC planen 57 Prozent aller Führungskräfte in den USA, in einen Konferenzraum mit besserer virtueller Konnektivität zu investieren. Wenn Mitarbeiter in einem hybriden Arbeitsumfeld gut zusammenarbeiten, pflegen sie bessere Beziehungen zu ihren Kollegen und sind insgesamt zufriedener mit ihrer Arbeit. Alle Beteiligten sind schneller auf dem gleichen Stand, was zu tun ist, und das Unternehmen wird produktiver.

Unternehmen erkennen den Wert einer hybriden Arbeitsumgebung. Für die Auswahl und Installation einer neuen, passenden Konferenzlösung muss jedoch vorausschauend geplant werden. Zunächst einmal ist die richtige Technologie für die beteiligten Teams erforderlich. Dies ist insbesondere bei hybridem Arbeiten wichtig, wenn Kollegen an verschiedenen Orten und in verschiedenen Umgebungen zusammenarbeiten. Darüber hinaus müssen Konferenzlösungen auf die jeweiligen Räume zugeschnitten sein, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Bei sorgfältiger Vorausplanung können Unternehmen optimale Besprechungsräume für ihre hybriden Arbeitsumgebungen schaffen. Die folgenden sieben Tipps helfen IT-Managern und Büroleitung bei dieser Aufgabe.

Vier Mitarbeiter an einem rechteckigen Konferenztisch im Videogespräch mit vier Kollegen

Der hybride Arbeitsplatz ist die neue Normalität und ermöglicht es Unternehmen, optimale Besprechungsräume für das moderne Arbeitsumfeld zu schaffen.

1. Die Anforderungen der Mitarbeiter an Collaboration-Lösungen ermitteln

Unterschiedliche Teams werden wahrscheinlich auch unterschiedliche Dinge brauchen, um gut zusammenzuarbeiten. Ein kleineres Team, das sich häufig trifft, könnte zum Beispiel von einer All-in-One-Lösung profitieren, die für einen kleineren Raum konzipiert ist, während ein größeres Team vielleicht ein vollständig integriertes, leistungsstarkes System benötigt, das speziell für größere Konferenzräume entwickelt wurde.

Sobald Sie wissen, wie Ihre verschiedenen Teams arbeiten und was sie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigen, können Sie den Konferenzraum entsprechend einrichten.

2. Den Raum aus anderer Perspektive betrachten

Laut einer Studie von Microsoft erwägen 66 Prozent der Entscheidungsträger in Unternehmen eine Umgestaltung ihrer Räumlichkeiten, um den Anforderungen an einen hybriden Arbeitsplatz besser gerecht zu werden

Da viele Mitarbeiter gezielt ins Büro kommen, um mit anderen Teammitgliedern in kleinen Gruppen zusammenzuarbeiten, lohnt es sich, den grundsätzlichen Charakter von Besprechungsräumen ganz neu zu denken. Auch wenn formelle Konferenzräume in vielen Unternehmen immer noch eine wichtige Rolle spielen, sind kleinere Besprechungsräume und flexible Gemeinschaftsräume bei einem hybriden Arbeitsmodell besonders wertvoll.

3. Die Bedürfnisse von Remote-Mitarbeitern berücksichtigen

Laut Microsoft hat jeder zehnte Beschäftigte keine ausreichende Internetverbindung, um seine Arbeit zu erledigen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie auch die Bedürfnisse Ihrer Remote-Mitarbeiter berücksichtigen.

Bedenken Sie außerdem, wie sich das hybride Arbeitsumfeld auf die Interaktion mit den Kollegen auswirkt. Im Bericht von Microsoft heißt es, dass sich Mitarbeiter einbezogen fühlten, als sich alle in denselben virtuellen Raum einloggten. Remote-Mitarbeiter können sich ausgeschlossen fühlen, wenn der hybride Arbeitsplatz ihnen den Kontakt zu den Kollegen im Büro und den Austausch mit ihnen erschwert.

4. Die Anforderungen in anderen Büros auswerten

Wenn auch Kollegen aus Zweigniederlassungen oder Außenstellen an einer Konferenz teilnehmen, sollten Sie in Erfahrung bringen, was ihnen für eine gute Zusammenarbeit wichtig ist. Wie am Hauptsitz kann es auch dort spezielle Räume geben, die für ein hybrides Arbeitsumfeld umgestaltet werden könnten. Sehr wahrscheinlich gibt es auch dort Teams mit besonderen Anforderungen an die Zusammenarbeit.

5. Den Schallschutz beachten

Selbst in hochmodernen Konferenzräumen können nicht nur Hintergrundgeräusche ablenken, sondern ausgetauschte Informationen auch an unbefugte Ohren gelangen. Schallschutz wie auch Sound Masking erleichtern es allen in einem Raum, zuzuhören und gehört zu werden. Gleichzeitig wird die Sprachverständlichkeit unterstützt und ein gewisses Maß an Vertraulichkeit erreicht. All dies trägt zu einer effektiveren Besprechung bei, unabhängig davon, ob die Teilnehmer persönlich anwesend sind oder von einem entfernten Standort aus teilnehmen.

Außerdem sollte unbedingt die Beleuchtung berücksichtigt werden, um Umgebungen wirkungsvoll zu gestalten – sowohl in Konferenzräumen als auch bei der Arbeit an entfernten Standorten. In grellem Licht oder zu dunkler Umgebung ist es für Kollegen schwierig, ihr Gegenüber zu sehen und die Körpersprache zu deuten. Bei richtiger Beleuchtung steht dagegen einem reibungslosen Gespräch nichts mehr im Weg.

6. Integrierte Konferenzen ermöglichen

Wählen Sie ein Konferenzsystem, das sich nahtlos in einheitliche Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams, Zoom und Google Meet integrieren lässt. Auf diese Weise haben Teams die besten Ausgangsbedingungen, um effektiv zusammenzuarbeiten, Kunden zu betreuen und mit externen Partnern in Kontakt zu bleiben. Auch die Einarbeitung gelingt rascher, sodass alle Beteiligten sich auf das Gespräch konzentrieren können, anstatt mit der Technik zu kämpfen.

7. Eine Buchungslösung für Konferenzräume erwägen

Laut PwC planen 50 Prozent der Führungskräfte in den USA, in Hoteling-Anwendungen oder Belegungsplanlösungen zu investieren, mit denen Mitarbeiter die Verfügbarkeit von Konferenzräumen prüfen und die benötigten Ressourcen im Voraus buchen können.

Mit einer Lösung zum Reservieren von Besprechungsräumen können Doppelbuchungen vermieden werden und niemand kommt in die Verlegenheit, bei wichtigen Gesprächen ohne Raum dazustehen.

Einrichtung von Besprechungsräumen für den hybriden Arbeitsplatz

Hybride Arbeitsplätze sind zur Normalität geworden und Unternehmen überdenken bisherige Arbeitsweisen. Dabei sollten sie sorgfältig prüfen, wie gut ihre Konferenzräume für die Zusammenarbeit zwischen geografisch verteilten Teams geeignet sind.

Mit sorgfältiger Planung können IT-Manager und Büroleitung die optimalen Besprechungsräume für ihre hybriden Arbeitsumgebungen schaffen.