Mit diesen Strategien können IT-Teams häufige Probleme im Hinblick auf Videokonferenzsysteme lösen:
- Modernisierung des Videokonferenzsystems planen
- Modernisierung der WLAN-Technologie, um hohe Datenübertragungsraten zu erreichen
- Regelmäßige Überprüfung der Videokonferenzausstattung und -tools
- Auswahl der optimalen Konferenztechnik für Remote-Arbeitsplätze
- Von Anfang an sichere Meetings gewährleisten
In dieser von hybriden Arbeitsmodellen geprägten Zeit sind Videokonferenzsysteme zum vielleicht wichtigsten Hilfsmittel geworden.
Da virtuelle Meetings und Telekonferenzen seit März 2020 praktisch zum Arbeitsalltag gehören, müssen die vor Ort oder über die Cloud genutzten Netzwerke flexibel und robust sein. Die für ihre Verwaltung zuständigen IT-Teams sind beständig mit veränderlichen Schwierigkeiten konfrontiert, die sich nur mit innovativen Denkansätzen bewältigen lassen.
Bei älteren Videokonferenzsystemen, die vor der Pandemie entwickelt und installiert wurden, verstärken sich negative Faktoren: Sie stammen noch aus einer Zeit, in der virtuelle Meetings seltener waren und die Benutzer oft im Büro zusammenarbeiteten, anstatt über verschiedene Standorte verteilt zu sein. Die Umstellung auf cloudbasierte Meeting-Plattformen hat auch die Art und Weise verändert, wie die Bandbreite genutzt wird. Infolgedessen mussten Kompromisse zwischen Flexibilität und Funktionsumfang auf der einen Seite sowie der Eignung der Systeme vor Ort zur Verarbeitung unterschiedlicher Datenströme auf der anderen Seite eingegangen werden.
Probleme mit der Bandbreite können zu Verbindungsabbrüchen, schlechter Audio- und Videoqualität aufgrund von übermäßigen Paketverlusten und einer schlechten Performance beim Teilen und Hochladen von Dokumenten führen. Derartige Probleme wirken sich auf die Produktivität von Unternehmen aus und müssen schnell und vollständig behoben werden, um einen reibungslosen Arbeitsalltag zu gewährleisten.
Zur Lösung dieser Herausforderung muss als Erstes die Modernisierung des Videokonferenzsystems geplant werden. Der erste Schritt: Ermitteln Sie zunächst die maximale Kapazität, die für die zunehmende Anzahl an virtuellen Meetings erforderlich ist. Konkret bedeutet dies, dass IT-Manager gut durchdachte Kostenvoranschläge für die Erweiterung ihrer Netzwerke erstellen und bewährte Methoden anwenden müssen, um die Auswirkungen von Remote-Benutzern auf die Ressourcen vor Ort zu verringern.
Ein Split-Tunnel für Remote-Benutzer bietet die Sicherheit eines VPN, nutzt aber die Internetverbindung der Benutzer, um auf cloudbasierte Anwendungen zuzugreifen. Dadurch werden weniger interne Ressourcen beansprucht. Auch lokale Netzwerke müssen auf den neuesten Stand gebracht werden, um WLAN-Funklöcher zu beseitigen. Wenn es hingegen um neue 5G- und andere Technologien geht, sollten Weitverkehrsnetze in Betracht gezogen werden, um die bestmögliche Infrastruktur für Videokonferenzen in optimaler Qualität bereitzustellen.
Unsachgemäß konfigurierte Zugangspunkte stellen ein weiteres Problem bei älteren Netzwerkkonfigurationen dar. Zugangspunkte ermöglichen die einfache Verbindung von Geräten mit einem Netzwerk und sind unerlässlich, um die Anforderungen des hybriden Arbeitens zu erfüllen.
Durch die Modernisierung der WLAN-Technologie können hohe Datenübertragungsraten erreicht (1,2 GB/s sind ein guter Anfang) und mehr Geräte pro Zugangspunkt unterstützt werden. IT-Manager können auch eine Neugruppierung vornehmen, um den Anforderungen der Mitarbeiter und den neuen Meeting-Abläufen am umstrukturierten Arbeitsplatz Rechnung zu tragen. Besonderes Augenmerk sollte zudem auf Besprechungsräume gelegt werden, in denen möglicherweise vermehrt Endgeräte und andere datenintensive Geräte zum Einsatz kommen, die speziell für das Streaming von Videos entwickelt wurden.
Als es Anfang 2020 darum ging, Millionen von Mitarbeitern so schnell wie möglich das sichere Arbeiten aus dem Homeoffice zu ermöglichen, war die schnellste Lösung meist, bereits vorhandene Peripheriegeräte für virtuelle Meetings zu nutzen. Dies mag im Zusammenhang mit der Modernisierung von Videokonferenzsystemen nebensächlich erscheinen, aber inkompatible Geräte können sich erheblich auf den Erfolg von virtuellen Meetings auswirken. Oft machen Benutzer fälschlicherweise die Technologie des Unternehmens für schlechte Erfahrungen mit Meetings verantwortlich, obwohl es auch an den verwendeten Geräten liegen könnte.
Nachdem das Arbeiten aus dem Homeoffice seit nun mittlerweile fast zwei Jahren zum Alltag gehört, müssen die Unternehmen die optimale Ausstattung für virtuelle Meetings auswählen und den Mitarbeitern bei Bedarf finanziell unter die Arme greifen, um die verbundenen Kosten zu decken. Die Kosten werden durch den Mehrwert ausgeglichen, den standardisierte Peripheriegeräte mit sich bringen. Die Standardisierung ermöglicht es, bestimmte Qualitätsprobleme zu beseitigen und sicherzustellen, dass alle Remote-Arbeitsplätze über die gleiche Ausstattung verfügen.
Eines der ersten viralen Ereignisse, die sich Anfang 2020 beim großen Ansturm auf Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und andere Remote-Videoplattformen ereigneten, war das Phänomen des „Zoom-Bombings“. Damit ist gemeint, dass unbefugte Personen sich Zugang zu Meetings verschaffen, wenn Logins und Zugangscodes zu leichtfertig weitergegeben werden. In der Folge haben viele Nutzer gelernt, vorsichtiger zu sein und Informationen über Meetings vertraulich zu behandeln.
Durch Live-Transkription oder Untertitelungsfunktionen kann es jedoch leichter geschehen, dass Meeting-Informationen weitergegeben werden und in falsche Hände gelangen. Das gilt auch für Dokumente und sogar Geschäftsgeheimnisse, die digital zwischen den Teilnehmern ausgetauscht werden.
Das Center for Strategic and International Studies ist der Ansicht, dass die Verschlüsselungsmaßnahmen der großen Anbieter den erforderlichen Schutz bieten. Die U.S. Cybersecurity and Infrastructure Security Agency empfiehlt jedoch, einige grundlegende Schritte zu ergreifen, um das Risiko von Sicherheitsverstößen zu verringern.
- Sorgen Sie für sichere Verbindungen, indem Sie die Standardpasswörter von Routern und Netzwerken ändern und sicherstellen, dass Heimrouter den Verschlüsselungsstandard WPA2 oder WPA3 nutzen.
- Fordern Sie für alle Meetings verwaltete Zugangscodes oder Passwörter an und kontrollieren Sie, wer an einem Meeting teilnehmen darf.
- Beschränken Sie die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen, Dateien und anderen Meeting-Funktionen auf so wenige Personen wie möglich.
- Halten Sie Meeting-Tools und andere Anwendungen immer auf dem neuesten Stand, um sicherzustellen, dass die neueste Verschlüsselungstechnologie verwendet wird. Ziehen Sie auch automatische oder Opt-out-Setups für Software-Updates in Betracht.
Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und andere Anbieter von Plattformen für Online-Meetings und Videokonferenzen haben schnell reagiert, um vom Trend hin zur Remote-Arbeit zu profitieren. Sie bieten kostenlose Testversionen an, um neue Nutzer zu gewinnen und bei Unternehmenskunden Fuß zu fassen. Die IT-Teams mussten sich schnell anpassen und eine ganze Reihe von Tools in Echtzeit testen.
Die große Auswahl an verfügbaren Tools führte zu einem übermäßigen Kostendruck auf die für Unified Communications und IT zuständigen Teams. Durch die große Anzahl der verfügbaren Tools war häufig eine kostspielige Redundanz die Folge. Unternehmen müssen die besten Tools für alle Beteiligten auswählen. Dabei sollten sie zunächst einmal prüfen, welche Tools für ihre Mitarbeiter überhaupt am besten geeignet sind.
Da an Videokonferenzen kein Weg mehr vorbeiführt, sollten IT-Manager regelmäßig die Ausstattung und die Tools überprüfen, um genau die Lösungen zu ermitteln, die langfristig den größten Erfolg versprechen.