Remote-Collaboration-Tools unterstützen große Unternehmen in der heutigen Hybridlandschaft dabei, die Unternehmenskultur und Interaktion zu fördern und eine globale Community aufzubauen – und genau deshalb sind diese Tools auf dem Vormarsch. In einer Studie aus dem August 2021 hat Gartner festgestellt, dass nahezu 80 % der Mitarbeiter Collaboration-Tools nutzen. Dies ist eine Steigerung von 44 % seit 2019. Gemäß einer aktuellen Studie von Quantum Workplace arbeiten derzeit 30 % der Mitarbeiter von zu Hause aus und 35 % in einem Hybridmodell. Aber wie kann die Verwendung dieser Tools sicherstellen, dass alle Mitarbeiter – unabhängig von ihrem Standort – motiviert und produktiv bleiben?
Ein erfolgreicher Übergang zu einer Remote-Arbeitsumgebung erfordert die richtigen technischen Tools und Hilfestellungen. Das HR-Beratungsunternehmen Mercer hat herausgefunden, dass ca. 37 % der befragten Unternehmen über moderate Auswirkungen auf ihre Arbeitsplatzkultur und fast 5 % von großen Auswirkungen mit großen Problemen berichten. Bei der Auswahl von Remote-Collaboration-Tools sind einige Herausforderungen zu berücksichtigen:
- Auswahl von Funktionen, die den unterschiedlichen Arbeitsanforderungen der Mitarbeiter gerecht werden
Remote-Technologie kann den Mitarbeitern helfen, effektiver in Verbindung zu bleiben, sich gesehen zu fühlen und wichtige kulturelle Initiativen voranzutreiben. IT-Manager können Technologien auswählen und Lösungen empfehlen, die diese Vorteile berücksichtigen:
- Face-to-Face-Verbindung: Der visuelle Kontakt ist wichtig, um eine motivierte und vernetzte Mitarbeiterschaft aufzubauen. Laut Microsoft berichteten 89 % der Remote-Mitarbeiter, dass Videoanrufe das Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitern und die Verbundenheit zum Unternehmen stärken.
- Geringere soziale Isolation: Collaboration-Tools erleichtern die Umstellung auf einen Heimarbeitsplatz und vermitteln ein Gefühl räumlicher Nähe in Zeiten von Social Distancing. Eine Untersuchung des Harvard Business Review hat ergeben, dass Collaboration-Tools die Auswirkungen sozialer Isolation erheblich verringern können.
- Mehr Gleichberechtigung: Diversitäts-, Gleichberechtigungs- und Inklusionsinitiativen sind ein entscheidender Faktor in der heutigen Arbeitskultur. Ein Bereich, dem dabei verstärkte Aufmerksamkeit zuteilwird, ist der Zugang zu Technologien. Laut Prognosen von Gartner werden Präsenz-Meetings vor Ort bis zum Jahr 2024 von 60 % auf 25 % zurückgehen. Es wird empfohlen, die Gleichberechtigung der Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Position zu fördern, indem in die richtigen cloudbasierten Collaboration-Tools investiert wird, auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat.
- Nahtloser Übergang: Laut einem Bericht von PWC planen 57 % der Unternehmen, in Konferenzräume mit besserer Technologie zu investieren. IT-Manager, die Strategien für Hardware- und Softwarelösungen entwickeln, sollten bedenken, wie bei der Entwicklung von Plänen für verschiedene Räumlichkeiten – von Heimarbeitsplätzen bis hin zu Meetingräumen vor Ort – die nahtlose Zusammenarbeit und Umstellung sichergestellt werden kann, unabhängig davon, von wo aus Teams arbeiten.
IT-Leiter, die Technologien zur Förderung von Interaktion und Engagement auswählen, sollten mehrere Faktoren berücksichtigen, damit ihre Initiativen ein Erfolg werden. Dies beinhaltet die Auswahl der richtigen Funktionen, um die Arbeitskultur und die internen Arbeitsabläufe zu unterstützen. Videofunktionen, effektive Lösungen für die Remote-Arbeit und die Möglichkeit, Collaboration-Technologien zu nutzen, können letztlich dazu beitragen, die technologische Grundlage für ein stärkeres Engagement zu schaffen. IT-Leiter, die zunächst die individuellen Bedürfnisse ihres Teams analysieren und dann die benötigten Funktionen ermitteln, sind bei der Auswahl von Lösungen mit breiter Akzeptanz wahrscheinlich erfolgreicher.
Die Einarbeitung von Mitarbeitern und das Durchführen von Schulungen können dazu beitragen, dass Teams die angebotenen Möglichkeiten für die Zusammenarbeit optimal nutzen. Dabei werden oft grundlegende Abläufe und Funktionen behandelt. IT-Leiter sollten Schulungen anbieten, in denen der Mehrwert von Collaboration-Tools deutlich gemacht wird. Dabei kann der Fokus auch auf bestimmten Vorteilen und Anwendungsfällen von Funktionen liegen, die insbesondere für das geschulte Team relevant sind. Während ein Vertriebsteam beispielsweise am meisten von den Funktionen für persönliche Kundengespräche oder die täglichen Zusammenkünfte profitiert, interessieren sich Mitarbeiter der Personalabteilung vielleicht eher für die Durchführung von Meetings für Führungskräfte. Gezielte Schulungen und Einweisungen können die Zeit bis zur Wertschöpfung verkürzen.
Und nicht zuletzt ist es wichtig, die Investitionen in die Infrastruktur zu berücksichtigen, die für eine optimale Nutzung der Technologie erforderlich sind. IT-Manager müssen beispielsweise ihre Netzwerke aufrüsten, Cybersicherheitsstrategien für den Remote-Zugriff entwickeln oder in optimierte Setups mit integrierten Konferenzräumen investieren. Durch die Sondierung der Hardware und Software, die zu Hause und im Büro benötigt wird, um die Zusammenarbeit zu optimieren, können IT-Manager bekannte Hürden für die Einführung beseitigen. IT-Verantwortliche können häufigen Hindernissen zuvorkommen, indem sie Supportstrategien ausarbeiten. Wer beantwortet die Fragen der Nutzer? Wie werden Support und Upgrades gehandhabt?
Mit den richtigen Tools können Unternehmen den Kontakt zwischen ihren Mitarbeitern verbessern, stärkere Teams bilden und eine positive Unternehmenskultur fördern. IT-Leiter, die die gängigsten Fallstricke, Vorteile und Strategien bei der Implementierung von Collaboration-Tools kennen, legen letztlich den Grundstein für den langfristigen Erfolg von Remote- und Hybrid-Arbeit.