Videokonferenztools für verschiedene Arten von Besprechungsräumen

Der Konferenzraum ist für viele Arbeitnehmer zu einem festen Bestandteil im Arbeitsalltag geworden. Nahezu die Hälfte aller Unternehmen nutzt das Videoformat für die Kommunikation mit Kunden. Unternehmen wie Zoom berichten von einem Anstieg von nahezu 300 % in den letzten Jahren. Diese Zahlen zeigen, dass Videosysteme für Konferenzräume im Grunde bei jedem Geschäftsmodell die Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen können.

Gleichzeitig sollten Videokonferenzgeräte optimal eingesetzt und der Raum mit einer Mischung aus Design und Technologie ausgestattet werden, die zu Ihrem individuellen Anwendungsfall passt.

Klassische Designs für kleine und mittelgroße Räume

Wie sehen Ihre Konferenzbereiche momentan hinsichtlich Ausstattung und Design aus? Ist die Ausstattung Ihren Unternehmensaktivitäten förderlich oder hindert sie Mitarbeiter an der Zusammenarbeit? Passt die Technologie zum Raum oder wirkt sie wie ein Nachgedanke?

Diese Fragen muss sich ein Unternehmen bei der Einrichtung eines Konferenzbereichs stellen. Wie der in Großbritannien ansässige Ticketverkäufer und -vermarkter Billetto bemerkt, sind die beiden gängigsten Designstile am Namen erkennbar: die Boardroom-Anordnung, bei der Tische rechteckig angeordnet und von Stühlen umgeben sind, und die Karree-Anordnung, wobei die Tische in quadratischer Form aufgestellt werden. In der Mitte ist hier Platz für den Trainer oder Manager, der sich zwischen den verschiedenen Tischen bewegen kann.

In diesen Bereichen können sich Platzverteilung, Stuhlanordnung und Teilnehmerzahl ändern. Dabei kann es schwierig sein, den Ton so einzustellen, dass er unabhängig von der Anordnung funktioniert.

In Räumen mit einer Größe bis zu 6 x 6 Metern erleichtert die Bose Videobar VB1 das Erfassen der gesamten Szene, einschließlich der Teilnehmer, die den Raum verlassen oder betreten. Die Videobar bietet außerdem ausreichend Flexibilität, um alle Arten von Besprechungen zu unterstützen. Die 4K-Ultra-HD-Kamera bietet einzigartige Autoframing-Funktionen, d. h. zugeschaltete Teilnehmer können die Aktivitäten im Raum und andere Teilnehmer sowie eingesetzte Whiteboards und Flipcharts sehen.

Da die Bose Videobar VB1 bereits werkseitig mit den wichtigsten Funktionen ausgestattet ist, ist zum Beginnen im Prinzip nicht mehr als ein Monitor notwendig. Dadurch ist die Videobar besonders für kleinere, traditionell entworfene Bereiche geeignet, bei denen die Anforderungen an die Plätze und die Anzahl der Teilnehmer schwanken.

Mittelgroße und große Räume: Sicht nach vorn

Sitzungssäle in U-Form und im Bankettstil sind die nächste Kategorie. Diese Stile werden vor allem in mittelgroßen bis großen Räumen angewendet, die aufgrund ihrer Aufteilung eine Herausforderung sein können: Wenn Personen an in einer großen U-Form verbundenen Tischen verteilt sind oder an einzelnen „Inseln“ sitzen, ist das Finden eines Videokonferenzsystems, mit dem alle gleichberechtigt sprechen und sich beteiligen können, nicht unbedingt einfach.

Darüber hinaus gibt es noch parlamentarische Sitzanordnungen im Stil eines Klassenzimmers oder Auditoriums. Diese Stile werden meist in größeren Räumen verwendet und erleichtern die Kooperation. Dabei steht meist ein Schulungsleiter oder Sprecher vor dem Publikum. Jedoch sollen Teilnehmer auch hier oft Fragen beantworten oder Diskussionsbeiträge leisten.

Betrachten wir das folgende Beispiel: Eine Gruppe in einem Raum mit Bankettanordnung soll an einer ganztägigen Schulung mit mehreren Gruppen teilnehmen. Verschiedene Teams sollen mit verschiedenen virtuellen Schulungsleitern in ihren Gruppen interagieren, Ideen austauschen und mit ihrer Kerngruppe kommunizieren, ohne die anderen Teams zu stören. Die Arbeit in solch einem Raum und der „Kampf“ um das Mikrofon können sich als schwierig erweisen.

Bose Professional bietet hier mit den Bose Ceiling Audio Solutions eine Lösung und gibt Unternehmen die Möglichkeit, jeden Bereich vollständig zu integrieren – unabhängig von Aufteilung und täglicher Nutzung. In mittelgroßen Räumen mit verteilten Sitzplätzen gibt das Bose ES1 System jedem Teilnehmer eine Stimme, unabhängig von seinem Sitzplatz – alles über nur ein Mikrofon. Die Lautsprecher des Bose DS4 Systems gewährleisten einen kristallklaren Deckenklang und sind optimal für Teams mit einem hohen Maß an physischer und virtueller Trennung.

Besprechungsräume für erfolgreiche Arbeit

Vor der Auswahl von Videokonferenztools sollten dringend die Unterschiede zwischen integrierten und nicht integrierten AV-Lösungen betrachtet werden. Allgemein ist es wichtig zu berücksichtigen, dass bei größeren Räumen oft ein höherer Bedarf an einer vollständigen Integration besteht, während mittelgroße und kleinere Bereiche am besten mit mobilen und flexiblen Lösungen funktionieren. Auch wenn die aufgeführten Designstile nicht für alle heutigen Konferenzräume die beste Lösung sind, bleibt die Grundidee doch gleich – unabhängig davon, auf welche Weise Mitarbeiter zusammenarbeiten: Wenn die Ausstattung mit dem Arbeitsplatz und dem Arbeitsstil harmoniert, passieren großartige Dinge.

Ein Geschäftsmann vor einem Videobildschirm bei der Kommunikation mit drei zugeschalteten Kollegen

Moderne Videokonferenztools passen zu jedem Raum – wenn Sie die richtigen Tools verwenden.