Eine vor Kurzem durchgeführte Studie ergab, dass Büroangestellte im Durchschnitt vier bis zwölf Stunden pro Woche in Meetings verbringen. Bei der Mehrzahl dieser Meetings kommen Plattformen für Videokonferenzen zum Einsatz. Genau wie bei persönlichen Besprechungen besteht auch bei virtuellen Meetings das Risiko, dass manche Teilnehmer benachteiligt werden. Mit der passenden Technologie lassen sich jedoch die Voraussetzungen dafür schaffen, dass Meetings auf Augenhöhe stattfinden und die Bedürfnisse aller Mitarbeiter berücksichtigt werden.
Im Folgenden stellen wir einige bewährte Methoden für Videokonferenzen vor, in die sich alle Teilnehmer eingebunden fühlen.
Legen Sie vorab fest, welche Erwartungen in Bezug auf ein Meeting bestehen, um so die Hemmschwellen für eine Teilnahme so niedrig wie möglich zu halten. Meeting-Verantwortliche können hierzu einfach eine Tagesordnung erstellen, aus der die Ziele des Meetings, die zu besprechenden Themen und die zeitliche Planung hervorgehen. Wenn die Erwartungen klar definiert sind, haben die einzelnen Teilnehmer die Möglichkeit, sich vorzubereiten, sich vorab Gedanken über eigene Beiträge und Fragen zu machen und Probleme zu klären, die möglicherweise auftreten können.
Informieren Sie die Teilnehmer darüber, welche Plattform verwendet wird und welche Funktionen verfügbar sind (zum Beispiel Zugriffseinstellungen oder die Hand-heben-Funktion).
Die Unternehmenskultur spielt eine wichtige Rolle, um das gleiche Meetingerlebnis für alle Teilnehmer zu gewährleisten. Mitarbeiter, die ausschließlich im Homeoffice oder in einem hybriden Modell arbeiten, möchten es vielleicht vermeiden, bei der Teilnahme an Videokonferenzen einen Einblick in ihre persönlichen Lebensumstände zu geben. Es kann auch vorkommen, dass Mitarbeiter an Meetings teilnehmen, während sie sich gleichzeitig um Kinder, pflegebedürftige oder kranke Familienmitglieder kümmern müssen.
Schaffen Sie die richtigen Voraussetzungen, indem Sie diese Umstände bei der zeitlichen Planung von Meetings berücksichtigen. Um Ablenkungen zu vermeiden, hat es sich bewährt, das Abschalten von Mikrofonen oder Kameras sowie die Verwendung virtueller Hintergrundbilder oder der Option zum Weichzeichnen des Hintergrunds zu gestatten. Es kann außerdem hilfreich sein, darauf hinzuweisen, dass während des Meetings ein Haustier oder ein Kind im Bild erscheinen könnte, und hierfür um Geduld und etwas Nachsicht zu bitten.
Die Bedeutung von Meetings auf Augenhöhe sollte auch im Team thematisiert werden. Hierbei kann auf Tools und Empfehlungen zur Sprache eingegangen werden. So können Kollegen dazu ermutigt werden, auf Unterbrechungen hinzuweisen. Auch sollte in jedem Meeting allen Mitarbeitern die Gelegenheit gegeben werden, Dinge anzusprechen, die ihnen wichtig sind.
Digitale Meetings bieten die Möglichkeit, Technologien zur Verbesserung der Barrierefreiheit einzusetzen. Bei der Auswahl der Technologie für einen Konferenzraum oder für ein unternehmensweites Meeting sollten Sie auf die Kompatibilität mit unterschiedlichen Konferenzplattformen und möglichst umfassende Barrierefreiheit achten. Funktionen wie Text-zu-Sprache, Untertitelung und Kompatibilität mit Bildschirmlesegeräten erleichtern schwerhörigen Personen die Teilnahme.
Hier finden Sie eine nützliche Übersicht zu verschiedenen Plattformen und deren Barrierefreiheitsfunktionen.
Videokonferenzlösungen bieten heutzutage zahlreiche Funktionen, mit denen es Nutzern leichter gemacht wird, etwas beizutragen. Bei der Verteilung der Redezeit spielen oftmals Machtdynamiken eine Rolle. So ergreifen beispielsweise dominante Personen öfter das Wort als introvertierte Personen oder solche, die Informationen langsamer erfassen. Es gibt verschiedene Funktionen, die hier Abhilfe schaffen.
Zum Beispiel kann die Hand-heben-Funktion Moderatoren darauf hinweisen, dass ein bestimmter Mitarbeiter etwas sagen möchte. Durch die Aktivierung der Chat-Funktion erhalten auch solche Mitarbeiter Gelegenheit, Fragen zu stellen, die nicht gerne öffentlich reden bzw. die gerade keine Möglichkeit haben, Kamera oder Mikrofon einzuschalten. Über den Anzeigenamen erhalten Mitarbeiter zudem die Chance, ihr gewähltes Pronomen mitzuteilen.
In der Annahme, dass dies förderlich für die Interaktion und Beteiligung ist, haben Manager in der Anfangszeit der Pandemie Mitarbeiter oft dazu ermuntert, ihre Kamera einzuschalten. Neue Studien haben jedoch ergeben, dass die verpflichtende Verwendung der Kamera zu einer zunehmenden Videokonferenz-Erschöpfung führt, wobei Frauen und neue Mitarbeiter stärker betroffen sind. Die Studie weist in diesem Zusammenhang auf verschiedene Probleme hin. So gibt es zum Beispiel Bedenken, dass im Bildhintergrund Details zum sozialen Status oder zur Kinderbetreuung sichtbar werden. Auch der Umstand, dass von Frauen oft in stärkerem Maß erwartet wird, sich um ein gepflegtes Äußeres zu bemühen, wird als nachteilig empfunden.
Digitale Meetings auf Augenhöhe sind eine entscheidende Voraussetzung für mehr Produktivität und ein optimales Mitarbeitererlebnis in den heute üblichen hybriden Arbeitsumgebungen. Dank der vorhandenen Technologien ist es leichter denn je, produktive, barrierefreie Meetings durchzuführen, die jedem die Möglichkeit geben, sich zu äußern.
