Technologie am Arbeitsplatz: sechs Strategien zur Nutzenmaximierung

Mithilfe von Technologie am Arbeitsplatz können IT-Leiter die Produktivität und Zusammenarbeit von Mitarbeitern auf neue Art und Weise verbessern. In der sich derzeit wandelnden Arbeitswelt haben neue Technologien – von Videokonferenzlösungen bis hin zu Software für die Zusammenarbeit – eine schnelle Umstellung auf Remote- und hybride Arbeitsmodelle ermöglicht, die sich langfristig durchsetzen werden. Tatsächlich prognostiziert Gartner, dass bis Ende 2022 die Hälfte aller Wissensarbeiter nicht vor Ort im Büro arbeiten wird.

IT-Leiter können ungenutztes und unentdecktes Potenzial von Technologie am Arbeitsplatz aufspüren, um die Produktivität zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern und erfolgreiche digitale Kundenerlebnisse zu schaffen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die größten Potenziale aufdecken und Ihren Mitarbeitern mit Hilfe von Tools, Schulungen zu Technologien und gezielten Referenzmaterialien helfen können, produktiver zu sein.

1. Die richtigen Tools finden

Laut der Society for Human Resource Management investieren Unternehmen in Technologien am Arbeitsplatz, die die Produktivität und Zusammenarbeit hybrider Teams ankurbeln. Am häufigsten wird in Plattformen für die Zusammenarbeit (70 %), eine stärkere Verbindungsinfrastruktur (70 %), Schulungen (64 %) und Konferenzräume mit virtuellen Verbindungen (57 %) investiert. Einer der größten Technologietrends ist die drastische Verbreitung von Videokonferenzen, die Studien zufolge die Produktivität gegenüber persönlichen Meetings steigern.

Die Vorteile der eingesetzten Technologie – höhere Flexibilität, Kosteneinsparungen und bessere Zusammenarbeit durch Videokonferenzen im Vergleich zu herkömmlichen Telefonkonferenzen – werden für IT-Leiter unmittelbar sichtbar. Technologie ist leistungsstark – und vielfältig. Viele IT-Führungskräfte erreichen die größten Produktivitätssteigerungen durch Technologien, die auf die speziellen Gegebenheiten und Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter zugeschnitten sind.

Denken wir beispielsweise an eine Vertriebsmitarbeiterin, die früher unterwegs war und viel Zeit beim Kunden vor Ort verbrachte. Dank erstklassiger virtueller Videokonferenzen kann sie heute mehr Kunden pro Tag erreichen und mehr Geschäfte pro Woche abschließen, ohne ihr Homeoffice zu verlassen. Ein weiteres Beispiel: Ein Fertigungsunternehmen richtet integrierte Besprechungsplätze ein, an denen sich Mitarbeiter aus der Ferne über Kundenprobleme beraten und den technischen Experten vor Ort unterstützen können. Finden Sie Erfolgsgeschichten, die mit Ihren Gegebenheiten und Ihren Zielen übereinstimmen, und nutzen Sie sie bei der Planung von Technologieschulungen für Mitarbeiter.

Eine Frau unterhält sich mit einem Kollegen an seinem Schreibtisch und zeigt dabei auf den Computerbildschirm

Eine Frau beugt sich über einen Schreibtisch mit mehreren Monitoren, zeigt auf einen der Bildschirme und spricht mit einem Kollegen, der auf den Computer schaut, auf den sie zeigt.

2. Mitarbeiter zu Videokonferenzen und Video-Endpunkten schulen

Mit der explosionsartigen Verbreitung von Plattformen für Videokonferenzen sind viele Arbeitnehmer, die diese Technologie früher gemieden haben, zu geübten Benutzern geworden. Dennoch haben Mitarbeiter immer wieder Probleme mit Audio, Bild oder Teilnahme, wodurch Meetings ins Stocken geraten und Teilnehmer eine schlechte Erfahrung machen. Einige Probleme können einen technischen Eingriff erfordern. Mit einer grundlegenden Schulung zur Fehlerbehebung auf Plattformen kann jedoch Vertrauen geschaffen und können Probleme schnell behoben werden. In hybriden Umgebungen können Mitarbeiter mit benutzerfreundlichen integrierten Endgeräten und Konferenzlösungen mühelos einwandfreie Meetings abhalten.

3. Mitarbeiter mit neuen Funktionen vertraut machen

Angesichts einer Verlagerung der Zusammenarbeit in den virtuellen Raum experimentieren Unternehmen mit neuen Möglichkeiten der Interaktion. Im Harvard Business Review werden eine Reihe unerwarteter Vorteile von Videokonferenzen und virtuellen Meetings hervorgehoben, darunter bessere Umfragen, strukturiertere Meetings „außerhalb“ des Unternehmens und konstruktiveres Brainstorming. Für Mitarbeiter, die es gewohnt sind, in herkömmlichen Büroumgebungen zu arbeiten, sind diese Möglichkeiten oft Neuland. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit diesen Funktionen vertraut machen und Möglichkeiten der Nutzung aufzeigen, können sie produktiver werden. Mittels Umfragen können beispielsweise in einem Teammeeting die Anliegen der Mitarbeiter ermittelt werden oder bei einer virtuellen Produkteinführung die Funktionen abgefragt werden, die das Live-Publikum am meisten interessieren.

4. Infrastruktur-Anforderungen von Mitarbeitern in Erfahrung bringen

Videokonferenzen können sehr viel Bandbreite beanspruchen, vor allem, wenn ein Meeting mehrere Teilnehmer, die Echtzeit-Zusammenarbeit an Dateien oder die geräteübergreifende Übertragung großer Dokumente umfasst. IT-Leiter rüsten die Infrastruktur und Geräte ihres Unternehmens zunehmend auf, um die Vorteile neuer Technologien zu nutzen. Laut Deloitte ist die Steigerung von Produktivität und Effizienz der wichtigste Grund für IT-Führungskräfte, auf 5G und Wi-Fi 6 umzusteigen. Viele Mitarbeiter sind mit diesen Technologien jedoch nicht vertraut und wissen nicht, welche Geräte diese unterstützen und wie sie darauf zugreifen können. Wenn gezeigt wird, wie mit aufgerüsteter Infrastruktur der Zugang zu Software für Zusammenarbeit, die Interaktion in Videokonferenzen und vieles mehr verbessert wird, können IT-Teams die Leistung im gesamten Unternehmen steigern.

5. AV-Tools für Mitarbeiter und das Benutzererlebnis verbessern

Wenn IT-Leiter wissen, mit welchen Verbesserungen der Nutzen von Technologie am Arbeitsplatz maximiert wird, können sie den Mitarbeitern zu mehr Produktivität verhelfen. Vor allem im letzten Jahr hat sich gezeigt, wie wichtig unter anderem zwei Monitore, die richtigen mobilen Arbeitsgeräte und Ergonomie sein können. Mit Verbesserungen im audiovisuellen Bereich gehen sie noch einen Schritt weiter. So können beispielsweise Mitarbeiter, die in verschiedenen Umgebungen arbeiten oder sich in einem belebten Hotel oder Gemeinschaftsraum konzentrieren müssen, Noise-Cancelling-Kopfhörer verwenden, um Ablenkungen auszublenden oder sich auf wichtige Videokonferenzen zu fokussieren.

6. BYOM-Richtlinien in Erwägung ziehen

Da Mitarbeiter, Teams und Kunden immer mehr Zeit damit verbringen, in einer digitalen Umgebung zusammenzuarbeiten, ergeben sich ganz natürlich Vorlieben für unterschiedliche Lösungen. Microsoft Teams, Google Meet und Zoom sind im vergangenen Jahr explosionsartig gewachsen. Unternehmen führen BYOM-Richtlinien ein, die es Mitarbeitern ermöglichen, Meetings mit der Lösung ihrer Wahl abzuhalten, anstatt Nutzer zu einer einzigen gehosteten Lösung zu zwingen. IT-Führungskräfte, die mehrere virtuelle Umgebungen unterstützen und integrierte Lösungen einsetzen, um den Wechsel zu Meetings in hybriden Arbeitsmodellen zu erleichtern, können Teilnehmern helfen, die richtige Plattform für die von ihnen veranstalteten Meetings zu finden.