5 aspectos fundamentales de las tecnologías remotas para un trabajo híbrido exitoso

La selección de las tecnologías remotas adecuadas para el espacio de oficina transformado se ha convertido en una tarea crucial para los gerentes de TI en el cambio hacia el lugar de trabajo híbrido.

Debido a que la forma de trabajar va cambiando cada día, las herramientas para trabajo remoto en oficinas y áreas de reuniones deben ser flexibles, intuitivas de usar, capaces de manejar un mayor uso y capaces de comunicarse con los otros dispositivos mediante una variedad de plataformas. Los gerentes de TI reconocen cómo estas decisiones importantes afectan a las empresas y organizaciones que desean permitir a los trabajadores adaptarse y desempeñarse en el nivel más alto a medida que el lugar de trabajo sigue evolucionando.

Las opciones son abrumadoras cuando hay que decidir qué tecnologías remotas servirán mejor para la transición al trabajo híbrido. Además de las preocupaciones presupuestarias, los gerentes de TI deben considerar cómo la productividad en el lugar de trabajo se verá afectada si la tecnología no funciona bien y cómo la colaboración e innovación de los trabajadores sufrirán como resultado.

Para ayudar a los líderes que ven la importancia de contar con tecnologías remotas de gran calidad en la era del trabajo híbrido, observamos cinco áreas clave que los gerentes de TI deben abordar para lograr un desempeño laboral exitoso.

Los empleados en una sala de conferencias utilizan tecnología de trabajo híbrida.

La flexibilidad en las tecnologías remotas es crucial para el éxito de las organizaciones en ambientes de trabajo híbridos.

1. Calidad de las tecnologías de audio y video en el espacio de trabajo individual

Los extremos de video son más importantes que nunca en el lugar de trabajo híbrido como resultado del distanciamiento social continuo. Es probable que incluso aquellos que hayan regresado a la oficina asistan a más reuniones virtuales, ya sea con colegas que continúen trabajando de forma remota o con otros que estén en la oficina, pero en espacios de trabajo separados. Además de una estrategia de video primero, los extremos deben ofrecer una salida de audio y micrófonos de nivel superior instalados, lo que permite a los equipos ver y escuchar todo lo que está sucediendo, ya sea en persona o en remoto. Esto incluye la capacidad de ver con claridad a las personas que se mueven por la sala o de hacer anotaciones en un pizarrón para mejorar el debate y la interacción. Esos sólidos conjuntos de funciones y pantallas grandes eliminan la frustración que se produce cuando se sienten desconectados o desvinculados en un ambiente remoto. En su lugar, los equipos podrán colaborar de forma natural y juntar su trabajo sin importar dónde se encuentren.

2. Flexibilidad con espacios de trabajo en transición

Las pantallas de video portátiles remotas sobre ruedas son tan versátiles y fáciles de maniobrar que ofrecen un alto nivel de flexibilidad. Con la colaboración en mente, la tecnología ofrece a los equipos la opción de hacer que cualquier espacio en una oficina, taller o fábrica se pueda utilizar para las reuniones. Es importante tener en cuenta la ubicación que se está utilizando y cómo otros factores, como el tamaño del espacio y el sonido, pueden afectar la reunión. A medida que el uso del espacio de la oficina cambia y se reduce con rapidez con el trabajo híbrido, las mesas de reuniones portátiles ofrecen una solución versátil para reservar en exceso salas de reuniones o falta de espacio dedicado a las áreas de colaboración o reunión.

3. Audio y video efectivos de la sala de conferencias

Los estudios demuestran que el video remoto es un medio de comunicación mucho más eficaz que las llamadas telefónicas e incluso algunas reuniones en persona. Ya que el inicio del trabajo híbrido aumenta de manera drástica el número de esas sesiones de video, es crucial aprovechar al máximo las áreas de reunión y las salas de reuniones de tamaño mediano. El hardware de audio y video debe ofrecer la mejor experiencia a todos los participantes, en persona y en remoto, de modo que nadie se sienta como si se hubiera perdido el material clave o no se conecte con un importante contacto comercial. Algunas funciones necesarias para realizar reuniones con éxito son: que sean fáciles de instalar, que tengan cámaras de calidad, altavoces y micrófonos, junto con opciones de conexión rápida, como la conectividad de un solo cable.

4. Mejor uso de las áreas de reunión y áreas privadas de reunión

Antes de la pandemia, era más fácil pasar por alto la importancia de la eficiencia con la que las empresas utilizaban las áreas de reunión. Hoy en día, tener espacios funcionales a fin de asistir reuniones en persona y remotas es esencial para las empresas. Con esas áreas que se convierten en inversiones de alto costo de capital con la integración de la tecnología de conferencia remota, el gasto de habitaciones poco usadas o mal asignadas se suma con rapidez. Las herramientas de administración de salas y la capacidad de analizar datos ofrecen soluciones para ese creciente problema. Los paneles de control de la habitación ubicados fuera de las habitaciones permiten la reserva en línea y en persona, la reprogramación y la coordinación entre los empleados para garantizar que puedan maximizar el uso del espacio. Además, los datos recopilados en torno al uso de la sala ayudan a detectar dónde se pueden realizar mejoras en función de los comportamientos de los empleados, como las reuniones solo de audio en una sala de videoconferencia o las “reservas fantasma” donde la sala se muestra como no disponible, pero nunca se utiliza. La identificación de estos patrones garantizará una mejora continua tanto para la colaboración de los empleados como en la inversión tecnológica que se haya realizado.

5. Herramientas adecuadas de comunicación y colaboración

La pandemia vio un aumento drástico de opciones en la forma en que las empresas utilizan hardware de tecnología remota para continuar trabajando y colaborando. Zoom se volvió tan popular que se convirtió en verbo, Microsoft utilizó Teams para solidificar su lugar como líder en soluciones de productividad y una gran cantidad de otros están innovando en reuniones de video y audio para proporcionar la máxima flexibilidad y un complemento lleno de funciones. Si bien la era cuando los ensayos gratuitos eran abundantes para atraer nuevos clientes puede haber pasado, es importante que las empresas y organizaciones habiliten varias opciones si es posible. Esa variedad les permitirá a los trabajadores encontrar la solución que mejor se adapte a ellos para lograr una comunicación y un trabajo eficaces.

No hay duda de que los equipos y el liderazgo de TI tienen más exigencias que nunca antes. Estos temas representan áreas completas de oportunidades para marcar una diferencia y ganar eficiencia mediante el uso eficaz de tecnologías remotas para maximizar las ventajas del lugar de trabajo híbrido.