Cinco consejos para la configuración de videoconferencias en salas de reuniones pequeñas

La configuración de videoconferencias adecuada en un pequeño espacio en la sala de reuniones es fundamental para ofrecer la mejor experiencia de videoconferencia posible. Los líderes de TI actuales están muy ocupados, por lo que deben maximizar la configuración para una amplia variedad de espacios.

Con las tendencias de fuerza laboral híbrida en su máximo esplendor, se necesitan configuraciones de videoconferencias en espacios tan diversos como salas de conferencias en la oficina, oficinas en casa, salas de lectura, espacios multiuso e incluso oficinas ocasionales en el dormitorio. A continuación, explicamos cómo abordar las capacidades audiovisuales para maximizar el rendimiento de las videoconferencias en cualquier espacio pequeño.

Hacer las preguntas correctas sobre la tecnología de sala de conferencias

Los desafíos de tecnología de videoconferencias más importantes de hoy en día cambiaron a admitir microambientes que les ofrezcan a los equipos la capacidad de ser productivos y estar conectados desde cualquier lugar. Un un estudio reciente, se descubrió que el 83 % de los trabajadores prefiere modelos híbridos, lo que significa que las organizaciones necesitan dominar el arte y la ciencia de las videoconferencias para espacios pequeños, ya sea en un espacio de reunión en la oficina o que se deba optimizar el video y la acústica del trabajo desde el hogar.

Resolver los desafíos de la tecnología de salas de conferencias en espacios pequeños a menudo requiere un enfoque diferente que para áreas más grandes. Las preguntas que se deben considerar incluyen las siguientes:

  • ¿Qué tan grande es el espacio?
  • ¿Es necesario optimizarlo para un participante o para muchos?
  • ¿Traerá su propio dispositivo (como una computadora, un teléfono o una tablet) para llamar o utilizará una sala de reuniones integrada?
  • ¿Se comparte el espacio? ¿Habrá sonidos que obstaculicen o distracciones?

Optimizar los espacios para salas pequeñas de reuniones

Uno de los pilares de las videoconferencias eficaces es optimizar la tecnología para los espacios de reuniones de oficina. Las salas de conferencias pequeñas diseñadas para reuniones pueden ser los centros perfectos para empleados que trabajan en la oficina y se conectan con colegas, y clientes de todo el mundo. Llamar desde una sala pequeña de reuniones no tiene por qué significar que todos compartan una sola computadora portátil.

Existen soluciones de conectividad que ofrecen software de audio, video y colaboración integrados diseñadas para espacios de conferencia de hasta 6 metros x 6 metros (20 pies x 20 pies). Pueden cumplir con las necesidades de los equipos de tecnología y, al mismo tiempo, eliminar el desorden innecesario. Por ejemplo, ya que cuenta con seis micrófonos con direccionamiento de haz automático, una cámara 4K Ultra HD y el sonido patentado de Bose, el Bose Videobar VB1 proporciona sonido, micrófonos y registro de imágenes de alta calidad en un solo dispositivo.

Encontrar soluciones de audio para áreas concurridas

Cuando los empleados realizan varias tareas desde casa o necesitan la capacidad de concentrarse en una sala donde otras personas están trabajando, es importante pensar con atención en una solución de audio. Por ejemplo, los mejores audífonos con reducción de ruido pueden mejorar la experiencia de audio de una llamada de conferencia al instante, lo que garantiza que el usuario pueda escuchar con claridad y bloquear el ruido ambiente a su alrededor para que los que están en el otro extremo de la llamada puedan escuchar al usuario también con claridad.

Con los audífonos adecuados, los usuarios también pueden personalizar su experiencia de audio desde los niveles de volumen hasta la cadencia de sonido. Incluso pueden detectar distracciones externas y ayudar a señalar a cualquier persona en las cercanías de una llamada de conferencia en curso. Ya sea en un espacio de oficina compartido o si inicia sesión desde un aeropuerto concurrido durante un viaje de trabajo, el uso de audífonos con reducción de ruido permite una mayor flexibilidad para participar en llamadas de conferencia.

Dominar sus dispositivos

Capacitar a los empleados sobre cómo aprovechar al máximo sus dispositivos existentes también puede ayudar a mejorar la experiencia de videoconferencia. Solo iniciar sesión en la plataforma de videoconferencia y esperar lo mejor da como resultado reuniones menos dinámicas. Los ajustes de sonido, video y micrófono permiten a los usuarios personalizar el rendimiento de los dispositivos para obtener la mejor experiencia posible.

Una capacitación adecuada ayuda a los empleados a optimizar el rendimiento de los dispositivos para trabajar con plataformas específicas. También puede ser útil identificar los accesorios necesarios, como audífonos con reducción de ruido, micrófonos externos de calidad profesional o cámaras web mejoradas.

Aprovechar al máximo la conectividad

Otro factor importante en la experiencia de videoconferencia es la calidad de la conectividad de un empleado. Cada vez más, los empleados empujan los límites de sus redes domésticas con programas de ancho de banda alto. Los administradores de TI pueden trabajar con los empleados remotos para maximizar la conectividad existente. Por ejemplo, la transmisión de una imagen de videoconferencia HD requiere aproximadamente 2 Mbps con subidas y bajadas de ancho de banda para mantener una buena imagen de video, pero una imagen 4K necesita cerca de 20 Mbps.

Trabaje con los empleados para garantizar que las conexiones a Internet o las capacidades de los dispositivos puedan admitir este nivel de desempeño. Las personas que utilizan conexiones Wi-Fi también pueden tomar medidas para ayudar a mejorar el rendimiento, como ajustar la función de calidad de servicio del enrutador a fin de priorizar las conexiones inalámbricas.

Trabajar desde cualquier lugar no tiene por qué significar sacrificar la calidad del sonido o de la imagen. Las videoconferencias permiten que las fuerzas laborales remota e híbrida de hoy se mantengan conectadas, y las opciones de tecnología estratégica pueden mejorar las videoconferencias sin importar desde dónde trabajen los equipos.

Una mano que utiliza un dispositivo móvil conectado a un sistema de arreglo lineal Bose Professional L1 Pro

La configuración ideal de videoconferencias ayuda a optimizar las experiencias de llamadas de los trabajadores en espacios pequeños.