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Una guía en la selección de sistemas de producción AV para eventos grandes

Un sistema de producción AV desempeña un papel esencial en la entrega de una experiencia audiovisual sólida, ya sea en un espacio grande para conferencias o en una reunión con asistentes presenciales y remotos. Los expertos estiman que hasta la mitad de la fuerza de trabajo basada en la oficina tiene actualmente acuerdos de trabajo híbridos. A medida que muchos empleados se adaptan a un entorno de trabajo híbrido, las organizaciones deben reevaluar sus soluciones de audio y video a fin de garantizar que los sistemas PA para eventos corporativos satisfagan sus nuevas necesidades. Estas son las cinco consideraciones principales con respecto a las necesidades de AV de una organización.

Tenga en cuenta el panorama general y los usuarios individuales

Realizar reuniones grandes con participantes presenciales y virtuales puede generar desafíos únicos. Los líderes de TI deben considerar la experiencia presencial de los usuarios que llaman, ya sea que estén en el lugar, en un área general fuera del espacio principal de reuniones, o que llamen desde una ubicación remota. Al mismo tiempo, estos sistemas de audio y video deben optimizar el rendimiento para los trabajadores remotos. Las organizaciones deben considerar los sistemas que mejor ayuden a los usuarios, así como el marco más amplio para una experiencia cohesiva.

Proporcione soluciones de trabajo en el hogar de calidad

Debido a los muchos trabajadores híbridos que se basan en equipos emitidos por la empresa, es importante determinar primero qué equipos de audio y video pueden utilizar los empleados de las oficinas en casa. Algunas preguntas que se deben considerar incluyen las siguientes:

• ¿El dispositivo cuenta con una cámara 4K para reuniones con video?
• ¿Cuál es la calidad del sonido del dispositivo, teniendo en cuenta la calidad del altavoz para escuchar y el micrófono para hablar durante las llamadas en conferencia? ¿Permite realizar teleconferencias y videoconferencias claras?
• ¿El dispositivo ofrece soluciones como una instalación y conectividad con un solo cable sencillas que minimicen la solución de problemas?
• ¿Podrían los accesorios como los audífonos con reducción de ruido minimizar las distracciones y promover una mejor colaboración?

Aproveche al máximo las salas pequeñas de reuniones

Para reducir los costos de gastos generales y admitir una mayor demanda de opciones de trabajo remoto, muchas oficinas cambiaron al método de hoteling, también conocido como espacios de oficina compartidos, para los empleados que a menudo trabajan desde casa. Las salas pequeñas de reuniones o los espacios comunes ayudan a conectar a los empleados presenciales con grupos más grandes como participantes u oradores virtuales. Las soluciones simples para excelentes registro de audio, reproducción y video de alta calidad pueden convertir una sala de conferencias en un área de escucha excelente o proporcionar un escenario para un orador importante. Además, los dispositivos USB todo en uno para conferencias pueden reducir la solución de problemas y facultar a los empleados a fin de que se conecten a los eventos.

Balance de video y sonido

Las reuniones virtuales se realizan en dos dimensiones principales: audio y video. La calidad de audio es fundamental, sin importar dónde participen los usuarios, y en las investigaciones se demuestra que el video ayuda a los participantes a construir relaciones más profundas, incluso en ambientes remotos.

Además de los dispositivos Videobar para salas de conferencias de tamaño pequeño a mediano y espacios para reuniones, las soluciones de micrófono de techo flexibles proporcionan una opción fácil de administrar en espacios de reuniones y auditorios más grandes. Las configuraciones de audio flexibles pueden adaptarse a las disposiciones presenciales que funcionan con participantes en el sitio, todo sin sacrificar la calidad de audio para los oyentes remotos. Los líderes de TI deben considerar cámaras para transmitir imágenes en el sitio, así como pantallas grandes de alta calidad que acerquen a los asistentes de la reunión cara a cara, sin importar dónde se encuentren.

Proporcionar una plataforma de interacción

Las mejores soluciones de producción AV actuales para eventos grandes incluyen funciones de interacción como chat, la capacidad de compartir presentaciones y de cambiar el foco entre los invitados en preguntas y respuestas. Cuando se utilizan de manera estratégica, estas funciones fomentan tanto la interacción como un sentido más fuerte de cultura en el lugar de trabajo. Considere seleccionar una solución de AV que se integre en videoconferencias y plataformas de soluciones de comunicaciones unificadas. Estas plataformas a menudo tienen funciones adicionales, como transmisiones de chat continuas, encuestas interactivas o salas virtuales para grupos pequeños. Los sistemas PA para eventos corporativos adecuados permiten a las organizaciones aprovechar al máximo la innovadora tecnología de conferencias actual y pueden eliminar los desafíos comunes.

Elija soluciones que reúnan todo

Las organizaciones y sus equipos de TI enfrentan desafíos complejos cuando realizan grandes eventos, en especial en el panorama híbrido de hoy en día. Desde conferencias de la industria hasta reuniones de toda la empresa, los equipos de audio y video adecuados pueden crear ambientes colaborativos e interactivos, que reúnan a los equipos, sin importar desde dónde trabajen.

Una pantalla de video en blanco frente a una gran mesa de conferencias.

El sistema AV de una empresa proporciona una conexión importante a eventos virtuales para empleados híbridos.