Una estrategia de comunicaciones unificadas para flujos de trabajo asíncronos

A medida que los líderes de TI desarrollan las estrategias de comunicaciones unificadas actuales e invierten en tecnologías para apoyar el trabajo remoto e híbrido a través de la igualdad en las reuniones, los flujos de trabajo asíncronos han pasado a ser el centro de atención.

El trabajo remoto e híbrido, que ya estaba aumentando antes de la pandemia y que representa un 27% de los trabajadores del conocimiento y un 17% de todos los trabajadores en 2019, está destinado a aumentar a medida que las empresas y organizaciones encuentren el nivel adecuado para su negocio y su cultura. De hecho, los investigadores estiman que un 25% de todos los trabajos profesionales en Norteamérica serán remotos a finales de 2022, y este porcentaje continuará aumentando, lo que ha llevado a personas como Prithwiraj Choudhury, profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, a mencionar que "probablemente dentro de 10 años dejaremos de llamarlo ‘trabajo remoto’. Solo lo llamaremos trabajo".

Dado que estos estilos de comunicación asíncrona se están convirtiendo rápidamente en algo habitual, las reuniones y presentaciones en tiempo real están tendiendo a convertirse cada vez en eventos grabados que pueden consumirse bajo demanda o en forma de transcripción. Aprovechar las ventajas de los flujos de trabajo asíncronos, y prevenir los inconvenientes, requiere una planificación cuidadosa y la tecnología adecuada.

Definición de flujos de trabajo asíncronos

Un flujo de trabajo asíncrono se refiere a cualquier comunicación o proceso que no se realiza en tiempo real. Hay muchos ejemplos en los negocios y en la vida, como los mensajes de texto, los podcasts, los seminarios web bajo demanda, los contenidos de video y el correo electrónico. Una persona genera contenido en su línea de tiempo, y otras lo consumen cuando pueden, incluso al volver repetidamente para referirse a la información compartida. Este tipo de flujo de trabajo permite que las personas también accedan más fácilmente a la información en varias plataformas.

Con los estilos de trabajo remoto e híbrido cada vez más integrados en la empresa y la necesidad de colaborar eficazmente a través de las zonas horarias, estos flujos de trabajo asíncronos se han convertido rápidamente en la vida cotidiana de los trabajadores del conocimiento. También proporcionan lo que más desea la fuerza de trabajo actual: flexibilidad.

 "La comunicación asíncrona sigue reforzando la flexibilidad", señala Martin Bodley, director y jefe global de Bose Work para Bose Professional, "no solo en nuestra ubicación física, sino también en nuestro tiempo, lo que permite flexibilidad en el calendario".

Los flujos de trabajo asíncronos se convierten en habituales

Las empresas llevan mucho tiempo confiando en las comunicaciones unificadas para impulsar los flujos de trabajo y la colaboración en entornos en los que los empleados clave se encuentran en zonas horarias incompatibles. Por ejemplo, un ejecutivo de tecnología de la costa este puede tener que depender en gran medida de las comunicaciones asíncronas para trabajar con un equipo de desarrollo con sede en Asia.

Actualmente, esto va un paso más allá en el uso ampliado y la comodidad en torno a las herramientas de video que se observan en la tendencia a capturar información para el consumo flexible, incluso cuando los empleados están en el mismo lugar. Esa demanda impulsa la innovación en algunos de los productos más conocidos que se utilizan en las oficinas.

"Microsoft incluyó un botón de grabación en su última versión de PowerPoint, en lugar de depender de productos de terceros para grabar presentaciones", señala Bodley. "Esto es un testimonio de la demanda de los clientes de más herramientas de captura de contenidos en el mercado actual".

Innovaciones que impulsan la colaboración asíncrona

Bodley señala que, además de la amplia adopción de plataformas de comunicaciones unificadas, como Zoom y Microsoft Teams, el hardware sigue evolucionando, lo que proporciona la infraestructura tecnológica que las empresas necesitan para aprovechar todo el valor del trabajo asíncrono.

"En el área del hardware, existen dispositivos de escritorio personalizados para la captura de contenidos de alto rendimiento, con una iluminación de estudio avanzada y de alta calidad, y con sofisticadas capacidades de audio", menciona Bodley.

Las transcripciones también desempeñan un papel importante, desde la conservación de registros hasta la igualdad en las reuniones. Algunos proveedores ofrecen transcripciones basadas en IA que son cada vez más precisas.

"Esto refuerza el valor de nuestros flujos de trabajo asíncronos, porque la gente puede leer las transcripciones más tarde, junto con la atribución del orador", indica Bodley. Las transcripciones también pueden servir como base para la traducción y localización de equipos globales multilingües a fin de ayudar a superar las barreras comunicativas.

Mejora de la colaboración con el flujo de trabajo asíncrono

Cuando se aplican correctamente, los flujos de trabajo asíncronos pueden proporcionar muchas ventajas, desde la mejora de la colaboración de los miembros del equipo, especialmente de aquellos que pueden sentirse menos capacitados para contribuir en entornos en tiempo real.

"En un entorno presencial, algunas personas siempre van a hablar, mientras que otras son tímidas, introvertidas o necesitan más tiempo para pensar su respuesta. Esas personas serán más propensas a hablar en un entorno asíncrono. Fomenta una oportunidad mucho más equitativa para contribuir, y eso tiene mucho valor, ya que se escucha a todos en la mesa", señala Bodley.

También destaca las oportunidades de comunicación y colaboración asíncrona para invitar a participar a los líderes y a los colaboradores clave que posiblemente tengan que faltar a las reuniones debido a sus apretadas agendas. Las reuniones asíncronas también se pueden utilizar para ahorrar tiempo y grabar contenido, como presentaciones semanales o actualizaciones de proyectos que se pueden consumir a voluntad.

Elección de tecnología visual y de audio

Es fundamental invertir en la tecnología necesaria para potenciar los flujos de trabajo fluidos y asíncronos. Aunque los trabajadores pueden tener cierta tolerancia a las reuniones en directo con errores, es fundamental conseguir una experiencia lo más fluida y natural posible, tanto para generar confianza como para ofrecer la mejor grabación disponible. La calidad de audio y visual afecta todo, desde la calidad de reproducción hasta la capacidad de generar transcripciones precisas. "La calidad de audio de lo que se captura para permitir este flujo de trabajo asíncrono es primordial", comenta Bodley.

Dada la importancia de la comunicación no verbal, también es fundamental pensar en la captura y visualización de video. "Si se observa el predominio de la captura de video de alta calidad en las aplicaciones sociales de consumo, cada vez es se da más prioridad al tamaño del contenido que se captura en video. Todos esperamos que la experiencia sea de alta calidad", dice Bodley. "La forma en que nos comunicamos es más que solo nuestras palabras; nos comunicamos con el lenguaje corporal, las expresiones faciales, la entonación y todo eso se captura".

Con la calidad de audio y video en consideración, los líderes de TI deben explorar las tecnologías mejor diseñadas para apoyar la captura y reproducción de alta calidad en diferentes entornos.

Para los trabajadores remotos e híbridos, los audífonos con reducción de ruido pueden ofrecer calidad de audio profesional y facilitar la eliminación de distracciones. Para las salas de reuniones pequeñas o medianas, las soluciones de barras de video integradas pueden ofrecer audio y video de fácil manejo que se integran en las plataformas de comunicaciones unificadas.

Por ejemplo, la Bose Videobar VB-S cuenta con cuatro micrófonos de direccionamiento de haz, una cámara Ultra HD 4K y el sonido Bose exclusivo para habitaciones de hasta 3 x 3 metros (10 x 10 pies). La Bose Videobar VB1 ofrece capacidades ampliadas, incluidos seis micrófonos con direccionamiento de haz, a fin de ofrecer la misma experiencia de grabación y reproducción de alta calidad para habitaciones de hasta 6 x 6 metros (20 x 20 pies).

Un espacio en crecimiento

El lugar de trabajo ha cambiado mucho en los últimos dos años y continuará cambiando y desarrollándose. Las empresas se están replanteando su enfoque de la tecnología para adaptarse a la forma de trabajo actual. Esta será una ventaja importante y competitiva en el futuro. Los flujos de trabajo asíncronos y el uso de herramientas de comunicaciones unificadas solo aumentarán a medida que la generación Z y las generaciones más jóvenes se incorporen a la fuerza laboral.

"Es cosa de ver a los adolescentes. Tengo tres hijos y veo cómo usan sus teléfonos. Realizan una o dos llamadas al mes. Pero sus mensajes y notificaciones se multiplican por miles. Con una generación completa que crece de esta manera, esa mentalidad asíncrona está destinada a tener un impacto considerable en la fuerza laboral. De hecho, ya lo tiene”, señala Bodley.

Disponer de las herramientas adecuadas para las comunicaciones asíncronas no solo puede ayudar a aprovechar el potencial de la fuerza laboral actual, sino que sienta las bases fundamentales para la próxima generación de productividad de su organización.

Un empleado observa una presentación de negocios en su computadora portátil.

Los flujos de trabajo asíncronos proporcionan acceso a contenido de alta calidad que ofrecen diferentes ventajas, desde la colaboración de proyectos hasta las actualizaciones personalizadas de la empresa.