En la búsqueda continua de las mejores soluciones y configuraciones para el lugar de trabajo híbrido, las áreas de reuniones y salas de conferencias presentan algunas de las mayores dificultades cuando se trata de la colaboración, la comunicación y los recursos que requieren. Las demandas de flexibilidad y de "servir para todo" de esos espacios en la era de las reuniones en línea requieren decidir cómo llevar a cabo esas sesiones y cómo deben ser las capacidades de reunión centralizadas y reguladas.
La pregunta central es si la configuración de la sala de conferencias debe fomentar una estructura de "traiga su propia reunión" (BYOM) que permita a los asistentes realizar reuniones con su propio equipo y plataforma de reuniones, o si una PC dedicada preconfigurada para la sala funciona mejor.
Las necesidades de comunicaciones unificadas (UC) de una moderna sala de conferencias requieren un conjunto de funciones bastante estándar: dar presentaciones y compartir documentos, utilizar un servicio en línea o un sitio web, realizar conferencias con colegas remotos, compartir fotos e imágenes y colaborar de forma simultánea desde varios dispositivos. Una vez que se comprendan esas necesidades, observaremos las diferencias entre el estilo BYOM y el enfoque de PC host a fin de ayudar a determinar cuál es la opción adecuada para su organización.
En esta situación, los trabajadores de conocimiento lideran las reuniones y las sesiones de colaboración, con la capacidad de utilizar su propia computadora portátil, tableta u otro dispositivo para conectarse a hardware preexistente, como las pantallas y los componentes híbridos de audio y video, como la Bose Professional Videobar VB1.
Esta configuración permite que cualquier persona en la sala ponga en funcionamiento su servicio de conferencia de UC preferido, lo que les da la flexibilidad de elegir entre Microsoft Teams, Google Meet, Zoom u otras plataformas con las funciones y la interfaz que prefieran. La oportunidad de cambiar entre dispositivos con facilidad, en especial para sesiones de colaboración con grupos de trabajo creativos, es una ventaja significativa de los ambientes de "traiga lo propio", que pueden ayudar a desarrollar la comunidad y la camaradería en un momento en que los vínculos relacionales de trabajo son difíciles de establecer.
Las salas BYOM deben incluir equipos y capacidades de red que sean amplias, abiertas e independientes cuando se trata de tecnologías de conferencia y colaboración, como una VB1 emparejada con Solstice Conference de Mersive, o Barco ClickShare CX-30 o CX-50. Esto requiere actualizaciones de firmware frecuentes y bien planificadas para todos los equipos relevantes, de modo que los usuarios puedan conectarse y presentar con facilidad. También implica garantizar un ancho de banda suficiente para admitir una variedad de herramientas de presentación y productividad que se utilicen casi de manera simultánea.
En una sala de conferencias con una computadora y servicios dedicados para conferencias y colaboración, todo el trabajo se realiza de antemano a fin de que los participantes puedan participar sin la responsabilidad de preparar su equipo para la presentación.
Se debe prestar mucha atención a las necesidades exactas de la sala desde un nivel de organización jerárquico, lo que significa que por lo general hay una sola plataforma o conjunto seleccionados por todos los trabajadores y los participantes. Una vez que se toman esas decisiones, los departamentos de TI pueden avanzar con el hardware y las capacidades relacionadas para garantizar que los equipos tengan el software necesario en situaciones estándar de reuniones y conferencias.
Todo el equipo complementario, como la barra de video, los micrófonos y los altavoces, ya estará conectado y configurado para la configuración de la PC host, lo que elimina algunos pasos adicionales de conjetura y poca familiaridad de los asistentes y los presentadores. La solución de audio de techo de Bose Professional, por ejemplo, emparejada con uno de sus socios de alianza tecnológica, combina los altavoces Bose Professional, el micrófono Sennheiser TeamConnect Ceiling 2, un amplificador Bose Professional y el procesador digital de señal (DSP) junto con un dispositivo alojado como el Lenovo ThinkSmart Core + Controller a fin de ofrecer la mejor experiencia de reunión para salas de reuniones totalmente integradas.
Las salas con PC host suelen servir más para reuniones que son muy estructuradas y planificadas, con software preseleccionado, y que utilizan los participantes familiarizados con las herramientas del equipo dedicado. También requieren seleccionar un tipo de sala UC, como Zoom Room, Microsoft Teams Room y Google Meet Room, junto con una suscripción. La otra parte de esta estructura rígida es que puede presentar desafíos para los participantes que no están familiarizados con la interfaz del equipo o software de la sala, ya que hay pocas opciones secundarias para el uso de la sala, si las hubiera.
Decidir cómo configurar las salas de conferencias y reuniones en la era del trabajo híbrido es una responsabilidad exigente. Cuando elija entre BYOM o una configuración de PC host, encueste a los líderes y trabajadores acerca de sus necesidades diarias y de mayor uso a fin de encontrar el equilibrio entre la flexibilidad y la estabilidad y seguridad personalizada.
