Antes se consideraba que era una tecnología "deseable" pero ahora es necesario que todos los trabajadores dispongan de soluciones de videoconferencia de alto nivel en casi todos los ambientes de oficina. El crecimiento del trabajo remoto y de las reuniones virtuales hace que los líderes de TI y comunicaciones unificadas deban estar al día de las soluciones de audio y video que siguen evolucionando.
Consideraciones como el costo, el tamaño del grupo de participantes y la flexibilidad de las opciones de videoconferencia son algunos de los factores a tener en cuenta a la hora de elegir la mejor solución para una empresa o una organización grande.
A continuación, se ofrecen algunos consejos útiles para encontrar la combinación adecuada de soluciones de audio y video para videoconferencias que favorezcan el éxito en el lugar de trabajo.
Hay dos piezas importantes para conseguir un video de alta calidad: el equipo de la cámara y la plataforma que emite la señal de video. Empiece por establecer los requisitos básicos de las cámaras utilizadas para las videoconferencias y asigne el presupuesto necesario para que las cámaras web de alta calidad, con una resolución de 1080p o 2160p (4K) y un mínimo de 30 fotogramas por segundo, estén disponibles de forma generalizada, si no por defecto, en todos los equipos.
En cuanto a la plataforma, decidir la importancia del video de alta calidad para el éxito de la reunión ayudará a reducir las opciones. Algunos servicios tienen una resolución máxima de 720p, que será menos agradable que la máxima de 1080p que se está convirtiendo en un estándar, especialmente para las soluciones de videoconferencia dirigidas a clientes de nivel empresarial.
Hoy, la videoconferencia rara vez es una necesidad aislada, lo que significa que las soluciones de audio y video de alta calidad deben contar con herramientas de colaboración de nivel básico, como el chat y la función de compartir archivos.
Profundizar en la combinación de funciones puede resultar abrumador con una amplia variedad de opciones y capacidades disponibles de los aproximadamente doce actores en el campo de las soluciones de videoconferencia. Puede encontrarse comparando funciones, como el número de videos de alta calidad que se ejecutan en paralelo, la disponibilidad de una vista de galería o la compatibilidad con el subtitulado y la transcripción. Antes de crear una hoja de cálculo en la que se comparen las capacidades, haga una encuesta y observe los datos de uso disponibles en su organización para saber qué opciones son más necesarias y populares en su sector.
Piense en ello como si hiciera la lista de la compra semanal antes de ir al supermercado: solo comprará los alimentos que necesita en lugar de dejarse atraer por opciones tentadoras pero innecesarias.
La flexibilidad y el conjunto de funciones de su solución de videoconferencia deben equilibrarse con las barreras de cifrado, tanto en el lado del cliente como en el del proveedor, para mantener la seguridad de las reuniones empresariales importantes.
Los proveedores de servicios con licencias de nivel empresarial deben contar con una configuración de seguridad flexible que permita a los usuarios exigir contraseñas para todas las reuniones en las que el organizador o presidente se una primero, que admita participantes y bloquee la reunión cuando sea necesario. Otras opciones útiles son las alertas automáticas para las invitaciones que se reenvían, la posibilidad de bloquear las reuniones para que no se graben y la limitación del uso compartido de archivos en áreas de chat públicas para que los archivos sensibles no estén ampliamente disponibles.
Por parte del proveedor, realice la debida diligencia para asegurarse de que las capacidades de almacenamiento de datos son seguras y están separadas de todas las demás redes, con una transmisión de datos protegida por claves de cifrado de 56 o 128 bits, que debería ser el nivel básico para las organizaciones no militares.
La referencia a los datos a la hora de seleccionar los conjuntos de funciones también puede indicar hasta qué punto se sienten cómodos los usuarios con las soluciones de audio y video que se han convertido en herramientas cotidianas de productividad en el mundo pospandémico. Parte de la razón por la que Zoom se convirtió tan rápidamente en un participante destacado en el mundo de las soluciones de videoconferencia es lo fácil que resultaba para los principiantes el inicio de sesión con "un solo clic".
Las plataformas deben ser tan intuitivas y atractivas como sea posible, con funciones populares fácilmente disponibles sin entorpecer la experiencia general. Utilice pruebas gratuitas cuando estén disponibles para probar nuevas herramientas de manera limitada e invite a los usuarios en diferentes áreas o departamentos de la empresa a juzgar qué tan bien funcionó.
Otro consejo para aumentar el uso y el retorno sobre la inversión: Una vez que haya puesto a disposición una solución de videoconferencia, ofrezca recursos educativos en vivo o grabados y autoguiados, o busque directamente a los fabricantes para que le proporcionen tutoriales y capacitaciones grabadas, de modo que los usuarios puedan aprovechar al máximo lo que tienen a su disposición y se sientan cómodos cuando estén en la pantalla.