Consejos para la configuración de la sala de conferencias en ambientes de trabajo híbridos

Los ambientes de trabajo híbridos, en los que algunos empleados trabajan en una oficina y algunos trabajan desde sus hogares u otras ubicaciones remotas, son cada vez más comunes. Según las investigaciones de PwC, el 72 % de los ejecutivos de EE. UU. planean invertir en herramientas para la colaboración virtual y el 57 % de ellos planean invertir en salas de conferencia con conectividad virtual mejorada.

Para maximizar el valor de estas inversiones, los líderes de TI deben seguir las prácticas recomendadas para diseñar y administrar la configuración adecuada de la sala de conferencias híbrida. Esto es lo que los profesionales de TI deben saber sobre el establecimiento y mantenimiento de salas de conferencias y espacios de reunión para organizaciones con ambientes de trabajo híbridos.

Evaluar los requisitos de conferencias híbridas

Los líderes de TI deben asegurarse de que entiendan los requisitos de su organización antes de llegar a la solución de conferencia adecuada.

Por ejemplo, una sala de conferencias o un espacio de reunión dedicado puede requerir una solución de sala de reuniones integrada en su totalidad con procesadores y extremos de conferencia, así como altavoces y capacidades de cancelación de eco. Esto permite que los participantes remotos de la reunión puedan escuchar y que ellos se escuchen, lo que facilita que todos los involucrados se entiendan entre sí. Muchas organizaciones están creando espacios de trabajo flexibles que se pueden adaptar para una variedad de situaciones de colaboración. Es ventajoso estar familiarizado con las soluciones de la sala de reuniones que están disponibles para que puedan implementarse con rapidez a fin de garantizar que realice un anuncio público urgente o una reunión del comité de la junta sin problemas.

Es probable que los empleados y los equipos utilicen plataformas de comunicaciones unificadas populares, como Zoom, Microsoft Teams y Google. Una solución de colaboración híbrida debe integrarse con dichas plataformas, lo que permite que la organización tenga una máxima flexibilidad en la conexión con las partes interesadas externas, incluidos los socios comerciales y los clientes, independiente de su plataforma preferida.

Una mujer que trabaja desde casa que colabora en una llamada de conferencia en línea.

Un ambiente de trabajo híbrido requiere una configuración adecuada de la sala de conferencias con las herramientas, los sistemas y las estrategias adecuadas para lograr el éxito.

Además, los empleados que trabajan de forma remota pueden apreciar los audífonos con cancelación de ruido que se integran con las herramientas de conferencia móvil y de escritorio, y hacen que sea más fácil escuchar a sus colegas. La iluminación es igual de importante en cualquier lugar donde se encuentren los participantes. Para los colaboradores remotos, una buena iluminación facilita que los compañeros de trabajo de la oficina vean a sus colegas remotos durante las llamadas de video, lo que facilita aún más la comunicación.

Cualquier solución de conferencia híbrida debe ser capaz de crecer a medida que una organización se expande y sus requisitos se vuelven más complejos. Los requisitos de la red, incluidos el ancho de banda y la calidad de servicio (QoS) adecuados, también son esenciales para tener en cuenta en la medida de que la colaboración híbrida continua.

Capacitar a los gerentes y empleados sobre la tecnología de conferencias

Una organización podría tener disponible la tecnología de conferencia de vanguardia y aun así tener dificultades para colaborar de manera eficaz en un ambiente híbrido si los gerentes y empleados no saben lo que las herramientas pueden hacer o no entienden cómo usarlas en su trabajo cotidiano. Con esto en mente, los líderes de TI que ofrecen capacitación en herramientas de conferencia que satisfacen las necesidades de su organización reducirán la cantidad de solicitudes de servicio de asistencia más adelante.

Por ejemplo, los gerentes de equipos híbridos deben aprender a realizar reuniones de equipo compuestas por personal en persona y remoto, al igual que con clientes. Las oficinas regionales pueden tener requisitos específicos de colaboración para interactuar con sus colegas en la oficina principal. Es posible que los asistentes ejecutivos también necesiten capacitación específica para cada función, de modo que puedan asistir a reuniones que involucren a la alta dirección o a clientes ubicados tanto en las instalaciones como en ambientes remotos.

Todos los empleados deben tener el mismo conocimiento básico cuando se trata de lo que la tecnología de conferencia puede hacer y cómo permite las reuniones híbridas. Por lo tanto, es una buena idea ofrecer capacitación de repaso con frecuencia o a pedido, y proporcionar hojas de recordatorio que los empleados pueden consultar. Incorpore también la capacitación en tecnología de conferencia en la orientación de las nuevas contrataciones.

Plan de administración y mantenimiento continuo

La planificación a largo plazo también es fundamental para el éxito de una configuración híbrida de sala de conferencias. Si una organización solo tiene en cuenta los presupuestos con requisitos a corto plazo, es posible que deba reconsiderar la solución de conferencia antes de lo esperado. Los líderes de TI deben evaluar el costo de la vida útil de la solución de conferencia y planificar su administración continua. Este análisis de presupuesto generalmente abarca partidas para licencias de usuario en todas las ubicaciones de oficina y espacios de trabajo remotos, licencias necesarias para operar soluciones de conferencia en espacios de reunión específicos y cualquier actualización de hardware necesaria para equipos de conferencia y accesorios en oficinas o ambientes de trabajo remotos.

Además, considere el tiempo del personal de TI necesario para mantener y actualizar los sistemas de conferencia, además de cualquier software de análisis necesario a fin de solucionar problemas y optimizar el rendimiento de las conferencias. Las soluciones que ofrecen administración remota permiten un seguimiento y una administración más fáciles del estado del sistema, así como la implementación remota de las actualizaciones de software para lograr eficiencia.

También puede haber costos asociados con las sesiones de capacitación para empleados nuevos y existentes, así como capacitación específica de los administradores para los miembros del equipo de TI. A medida que más empleados y equipos adopten la solución de conferencias, TI debe presupuestar recursos de redes para apoyar experiencias de conferencias híbridas fluidas en todas las ubicaciones.

Cree un ambiente de trabajo híbrido exitoso

Según el estudio de PwC, más del 60 % de los ejecutivos esperan un mayor gasto en herramientas de colaboración virtual y capacitación de gerentes. Los líderes de TI deben prepararse para los ambientes de reuniones híbridas mediante la evaluación de los requisitos de colaboración virtual de sus organizaciones, la capacitación de los empleados sobre cómo utilizar las tecnologías de conferencia y la planificación proactiva para el mantenimiento y la administración a largo plazo de una solución de colaboración híbrida. Con la preparación correcta, los profesionales de TI pueden liderar el camino para un ambiente de trabajo híbrido exitoso de una organización.