Las compras importantes de tecnología pueden generar una enorme fatiga de decisión. Es un hecho básico en el área de TI y uno que se aplica también para cuando nos referimos a servidores, plataformas de software como servicio (SaaS) o soluciones de conferencia que fomentan las interacciones más importantes de una empresa. Cuando se escogen alternativas para videoconferencias, la primera elección importante probablemente se reducirá a una de dos opciones:
- Soluciones de videoconferencias integradas, que permiten tener un nivel más detallado de personalización y diseño específico mediante la conexión con la sala en las que se utilicen.
- Soluciones no integradas, que suelen funcionar "al instante" casi sin necesidad de modificar el entorno. Una solución no integrada adecuada también puede emparejarse o conectarse con diversos tipos de hardware para consumidores y las soluciones que se ejecutan en estos. Estas soluciones, a menudo denominadas BYOM (Traiga su propia reunión), permiten que los equipos se sincronicen para que se vean y escuchen mutuamente sin importar la combinación de dispositivos que lleven.
Las soluciones no integradas no necesitan adaptarse a salas de reuniones específicas y tienden a requerir menos piezas móviles que una configuración integrada. Como resultado, normalmente cuestan menos que sus contrapartes integradas.
Una configuración "no integrada" puede cubrir una amplia cantidad de espacios de comunicación posibles. Una empresa emergente con presupuesto limitado que dedica una sala de tamaño mediano para sus conferencias y la equipa con un dispositivo de conferencias todo en uno funciona bien en un espacio no integrado. Lo mismo ocurre con una empresa que utiliza herramientas no integradas para convertir oficinas secundarias en espacios híbridos o salas de reuniones permanentes o temporales.
Debido a que son más ligeras, las soluciones de videoconferencias no integradas también son ideales para empresas que tienen necesidades cambiantes en cuanto a las instalaciones que se usan cada día. Un dispositivo USB para conferencias todo en uno VB1 o VB-S conectado a un monitor en un carro puede llevar capacidades de audio y video de primer nivel a cualquier sala. Esta es una forma de implementar los dispositivos Videobar, los cuales ofrecen opciones de implementación versátiles (como dispositivo fijo y permanente o solución móvil), una de las razones por las que la barra de conferencias se destaca en una variedad tan diversa de espacios.
En general, estos factores hacen que las soluciones de conferencias no integradas sean una gran opción para pequeñas y medianas empresas con presupuestos limitados, además de aquellas que puedan necesitar una comunicación a nivel de conferencia en diversos entornos sin usar hardware dedicado en cada espacio. Por otra parte, una mentalidad enfocada en soluciones BYOM garantiza que más usuarios puedan conectarse e interactuar mediante los dispositivos en los que ya confían (a través de la plataforma de reuniones de su empresa). Estas ofrecen un acceso inmediato a conferencias integrales y de mayor calidad y una forma para que las empresas con hardware existente mejoren sus capacidades de comunicación sin gastar demasiado.
Una sala de reuniones totalmente integrada se diseña según las necesidades de la empresa y los requisitos técnicos del espacio físico. Esto también permite que las empresas consideren de mejor forma la estética del espacio, ya que el hardware se integra según la estructura y las cualidades únicas de la sala. Dado que están integradas en el hardware, esto puede permitir a las empresas tener mayor control sobre un espacio con necesidades de conferencia específicas.
Si bien una sala no integrada podría tener un centro de conferencias, una pantalla de video y una cámara, entre las herramientas para salas de conferencias integradas, se consideran las siguientes:
- Una solución integrada de audio para techo, que emplea una tecnología superior de cancelación de eco con altavoces Bose Professional, un micrófono Sennheiser TeamConnect Ceiling 2, un procesador ControlSpace EX-440C y un amplificador PowerSpace P2600A para maximizar la calidad de audio y permitir que todos los participantes en la sala, o en una ubicación remota, se comuniquen libremente y con claridad.
- Un altavoz principal y altavoces satelitales, que se sitúan para adaptarse al entorno acústico natural de la sala y garantizar un excelente sonido, sin importar la forma en que se distribuyan los equipos.
- Procesadores de señal y amplificadores, que admiten comunicaciones a través de VoIP y PTSN y se conectan con micrófonos de escritorio.
Para analizar este tema más allá del presupuesto, hay dudas que todas las empresas y los encargados de TI deben aclarar antes de hacer una inversión importante en tecnologías para conferencias. Como mínimo, estudiar estas respuestas ofrecerá una perspectiva más completa de los espacios de trabajo y las tecnologías necesarias para aprovecharlos al máximo.
Cómo usarán el espacio las personas? Suena obvio, pero intente ser lo más específico posible en este punto. Cuanto más sepa ahora, mejor preparado estará para tomar decisiones en un momento determinado. Diferentes salas ofrecen distintas funciones, y el área en la que las personas se reúnan requerirá un enfoque diferente al de una sala de junta directiva.
¿Cuántos medios necesitarán los empleados para comunicarse? ¿Qué plataforma se utilizará? Si pensamos en una sala de junta directiva, considere todas las herramientas de comunicación y las diversas plataformas que los ejecutivos y sus socios pueden preferir usar en sus reuniones: VoIP, redes telefónicas públicas conmutadas (PTSN), etc. Saber qué se necesitará en el sistema para conectarse correctamente es un punto guía clave en la decisión de compra.
Hay espacio para combinar alternativas? Debido a que diferentes equipos y espacios tienen distintas necesidades de comunicación, es posible que valga la pena considerar un enfoque híbrido: herramientas de conferencia integradas y dedicadas para los espacios que las necesiten, con alternativas no integradas que se usen en salas con fines de configuración más flexibles.
Cuáles podrían ser las necesidades futuras? Es imposible anticipar lo que pasará con una precisión total, pero alinear cualquier necesidad futura prevista con un plan de tecnología puede servir para profundizar en las herramientas que pueden ser útiles ahora y en el futuro; una consideración que influye en todo, desde el presupuesto básico hasta el valor que la solución ofrecerá en los años venideros.
Siguiendo esa línea de pensamiento, puede ser conveniente comunicarse con un distribuidor o consultor a fin de tener una comprensión más completa de las necesidades comerciales y las herramientas disponibles para satisfacerlas.
Como se mencionó anteriormente, analizar la decisión de adquirir tecnologías para videoconferencias es muy importante, y requiere que los encargados de TI tomen una serie de decisiones sobre los espacios designados, las funciones específicas que necesitan los equipos y las herramientas definitivas necesarias para abordar ambos.
Comience por decidir si la empresa necesita un sistema integrado o uno no integrado. A partir de ese punto, haga un inventario de las necesidades, los resultados esperados y las ventajas secundarias positivas que la empresa debe mejorar. La toma meticulosa de decisiones es especialmente gratificante en áreas como TI, en que la información confiable y precisa genera un mejor retorno de la inversión y una flexibilidad tecnológica para el futuro.
