Tecnología de eventos 101: Consejos para administrar eventos en varias salas

La tecnología de eventos nunca ha sido tan decisiva para ofrecer experiencias eficaces de reuniones como lo es ahora, ya sea que un director de TI coordine un gran evento para toda la empresa, ayude a organizar un día exitoso para los clientes en varias salas en una sola ubicación o proporcione sonido e imágenes para una conferencia de toda la industria.

Con la tecnología adecuada de administración de eventos, las empresas pueden ofrecer una experiencia coherente a los asistentes que se encuentran distribuidos en diferentes lugares, a la vez que minimizan los desafíos que el personal limitado de TI tiene que enfrentar.

A continuación, presentamos una explicación más detallada de algunos de los desafíos específicos de los eventos en varias salas, así como de las estrategias que los líderes de TI pueden utilizar para garantizar la administración correcta en todo momento.

Tipos de eventos de varias salas

En el panorama empresarial actual, las empresas a menudo organizan una variedad de eventos grandes que combinan espacios de gran tamaño con salas de reuniones más pequeñas o que reúnen participantes presenciales con asistentes virtuales. Entre los ejemplos se incluyen:

  • Conferencias de la industria con altavoces y sesiones de trabajo
  • Jornadas y conferencias de éxito del cliente
  • Seminarios de redes y desarrollo profesional
  • Eventos de reclutamiento en persona
  • Ferias para redes
  • Eventos de relaciones públicas y lanzamientos de productos

Estos eventos incluyen una gran variedad de partes interesadas: empleados, ejecutivos corporativos, miembros de la junta directiva, clientes e incluso público en general. Por lo tanto, es clave ofrecer una experiencia audiovisual sólida durante todo el evento. No solo destaca la entrega profesional detrás de una marca comercial, sino que destaca directamente el contenido, como debería ser.

Una mujer de pie frente a un atril con su laptop hace una presentación a los asistentes a una conferencia

La tecnología de eventos ayuda a los directores de TI y a sus equipos a administrar de manera eficaz los complejos eventos en varias salas.

Desafíos de la tecnología de administración de eventos

La logística y la planificación de eventos en varias salas pueden plantear desafíos para los líderes de TI. Por ejemplo, con los participantes distribuidos en varias salas, los administradores de TI deben encontrar maneras de navegar por las opciones de sonido y la captura audiovisual. Deben procurar que los presentadores de la conferencia se vean y escuchen lo mejor posible, ya que las sesiones se transmiten a todos los participantes durante el evento. También se debe hacer la pregunta más importante sobre si se requiere tecnología de conferencia integrada para transmitir a los asistentes virtuales que utilicen plataformas de video como Zoom o Microsoft Teams.

Para garantizar que un equipo de TI no tenga desafíos irremontables, especialmente en el día del evento, las empresas deben realizar una evaluación general de lo que implica el evento y considerar un enfoque flexible de organización.

Consejos y estrategias para abordar la tecnología de eventos en varias salas

Con la tecnología y la estrategia correctas para abordar eventos, es posible que las empresas realicen sesiones de conferencia simultáneas sin problemas en varias salas. A continuación, presentamos cinco consejos útiles que se deben considerar:

1. Evalúe la configuración de la sala de reuniones

Los equipos de TI deben comenzar por echar un vistazo a cada sala de reuniones. Las necesidades de un espacio de conferencia pueden diferir drásticamente de otro dependiendo de la infraestructura, el tamaño, el diseño y cómo se utilizará. Elabore un plan para cada sala a fin de reducir el estrés y las preocupaciones asociadas con los eventos en varias salas. Luego, los directores de TI pueden determinar con mayor facilidad si una solución integrada flexible es la opción correcta o si una configuración específica requiere una mayor personalización.

2. Determine la capacidad de red

En el entorno laboral actual, los eventos presenciales suelen tener un componente digital. Si una empresa va a depender del ancho de banda de la red a fin de albergar participantes virtuales, los equipos de TI pueden transmitir una presentación remota o grabar eventos para su reproducción posterior. También es importante determinar la capacidad de la red del espacio general y evaluar si las salas específicas tienen problemas que requieren soluciones creativas, como conectar equipos de sonido y visuales a través de cables a la red del área inalámbrica.

3. Evalúe la factibilidad de las opciones de sonido flexible

Uno de los mayores obstáculos para los eventos en varias salas es solucionar problemas de sonido. Una persona que habla desde un podio en el escenario requiere una solución diferente que una que se mueve e interactúa con el público. Considere también si el evento incluirá una sesión de preguntas y respuestas y qué soluciones facilitarán la participación a los miembros del público. Cada vez más, los usuarios están considerando soluciones de audio en los techos con micrófonos que se ajustan automáticamente a diferentes configuraciones de sala. Esto elimina una cantidad significativa de trabajo a los equipos de TI y proporciona la flexibilidad de ajustar los parámetros según la asistencia o las preferencias de último minuto del presentador.

4. Considere la configuración integrada de la sala de reuniones

Configurar diferentes parámetros de sala para cubrir las necesidades audiovisuales de eventos presenciales y virtuales puede ser un desafío. Con una solución integrada para salas de reuniones, los equipos de TI ofrecen conectividad visual, digital y de audio a plataformas de video como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams en un solo dispositivo. Como resultado, los directores de TI tienen más control mediante el uso de un software de configuración remota, según sea necesario, con dispositivos que proporcionan un rendimiento confiable de manera constante.

5. Incluya capacitación y soporte en el sitio

La tecnología de eventos afecta significativamente la experiencia general en eventos grandes, por lo que es inteligente ser proactivo. Los directores de TI pueden capacitar a los presentadores y al personal que trabaja en los sitios, así como probar el equipo en cada sala antes del evento. También pueden hacer un repaso antes del evento con los presentadores, el personal administrativo y el personal de soporte de TI en el sitio para que conozcan los problemas comunes y las maneras de solucionar los problemas en el caso de que surjan. Por último, pueden evaluar los planes del personal para que conozcan los aspectos audiovisuales en el caso de que los llamen si ocurren problemas más urgentes.

Es una tecnología de eventos sin complicaciones que puede ayudar a las empresas ajetreadas a ofrecer una experiencia audiovisual de alta calidad durante los eventos más complejos en varias salas. Mediante el uso de tecnología flexible, una planificación anticipada y personal de capacitación y presentadores, los directores de TI pueden promover eficazmente los eventos de la empresa sin importar qué tan multifacéticos sean.