El desorden es un problema de la vida moderna y alcanzó las mesas de las salas de conferencias corporativas. El nivel de desorden es tal que los escritorios de conferencias contemporáneos están diseñados para albergar el cúmulo electrónico de las reuniones modernas, con canales empotrados para cables y soluciones integradas de alimentación y conectividad. Los participantes también llevarán una cierta cantidad de sus propios dispositivos tecnológicos a la mesa para reuniones, como altavoces inteligentes, teléfonos y tabletas.
Pero el problema es que la mesa debe reservarse para el trabajo real, no para la tecnología. Una combinación de altavoces de techo integrados y arreglos de micrófonos montados en el techo administrados por el procesador del sistema adecuado lo arreglará.
Los micrófonos montados en escritorio y las unidades de teleconferencia solían ocupar un valioso espacio en la mesa. También permitían que los sonidos extraños de la sala se filtraran en las videoconferencias o requerían la administración manual de varios micrófonos durante las reuniones.
En su lugar, se puede ubicar un arreglo de micrófonos montado en el techo, mediante un procesador digital de señal (DSP), para captar el sonido solo desde áreas específicas de la sala (es decir, directamente sobre la mesa de conferencias) y utilizarlo para “alejar” los sonidos no deseados de otras áreas. Un ejemplo excelente de este tipo de configuración de micrófono y altavoz integrados es la solución de audio para techo Bose Professional ES1, que consta del altavoz de techo EdgeMax EM180 y el amplificador PowerSpace P2600A a juego; el procesador para señales de conferencias ControlSpace EX-440C y el micrófono de techo Sennheiser TeamConnect Ceiling 2. Tanto los micrófonos como el altavoz están montados en el techo, mientras que la unidad DSP y el amplificador se almacenan discretamente en un armario técnico cercano.
Aparte de la eliminación de los cables desordenados, los micrófonos del techo ofrecen otras ventajas: cobertura uniforme e inteligibilidad de la voz para cada participante de la reunión, así como rechazo del ruido creado por el usuario, como el mezclar papeles o escribir, o las vibraciones emitidas desde una unidad HVAC o un ventilador cercano. La cantidad de altavoces utilizados en un sistema de audio en el techo depende del tamaño de la sala y de la cantidad de asientos. Sin embargo, la conclusión es que una variedad de micrófonos colgantes y varios altavoces en una gran sala de conferencias capturará y distribuirá el sonido de forma uniforme entre todos los participantes. Crea un campo de sonido equilibrado en un área mayor que da como resultado niveles de volumen total más bajos, ya que todos los altavoces están cerca de los participantes. Con un sonido distribuido de manera uniforme, puede evitar la necesidad de tener asientos preferenciales en la sala de conferencias y asegurarse de que todos puedan escuchar y ser escuchados, sin importar su ubicación.
Los cables son el sistema circulatorio del cuerpo de la oficina, pero en espacios de reunión pueden ser un obstáculo. Es por eso que esos ambientes son adecuados para implementar soluciones de AV en red, que pueden poner la carga de varios cables en un solo conjunto, mediante un protocolo como Dante o AVB, por ejemplo, y permitir que el flujo de trabajo se conecte en la red de principio a fin. En un flujo de trabajo típico de una reunión en red, la entrada de computadoras portátiles o reproductores de medios están conectados a codificadores de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) que, luego, se conectan (a través de un conmutador de red administrado) a las pantallas y dispositivos de reproducción de audio, como el sistema ES1 o Bose Videobar VB1 (ambos compatibles con Dante).
Es un mapa de ruta digital que permite que cada participante acceda a todos los sistemas de la sala, incluidos los sistemas de presentación y los sistemas de control, como la programación de la sala, lo que agiliza el proceso de reunión. Un toque final en algunos modelos de red es la alimentación a través de Ethernet (POE) que permite que un solo cable proporcione datos y energía eléctrica a dispositivos con IP, lo que reduce aún más los requisitos de cableado de la sala.
Los dispositivos Videobar integran la funcionalidad AV en una sola unidad rentable con una conectividad USB simple. La necesidad de ese tipo de eficiencia nunca ha sido más grande: las videoconferencias se expandieron en todo el ambiente de oficina y se trasladaron a una variedad de espacios, desde salas pequeñas de reuniones hasta salas de juntas directivas, de modo que se necesitan múltiples soluciones de sistemas de videoconferencia en una infraestructura de comunicaciones corporativas completa. Por último, los dispositivos de barra de video deben ser compatibles con las plataformas de teleconferencia más importantes, como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Esta combinación de video y audio de alta definición, así como su conectividad casi universal y la fácil configuración, significa que los administradores de TI reciben significativamente menos llamadas de ayuda, lo que los libera a ellos y a su personal para que puedan realizar otras tareas importantes.
La conectividad inalámbrica es otra forma de mantener las salas de conferencia más optimizadas. Para comenzar, es la forma más eficiente de crear un entorno de colaboración de “traiga su propio dispositivo” (BYOD), con Bluetooth que rompe muchas barreras de SO y otras de formato de sistema. Los espacios más pequeños, como las salas pequeñas e incluso los espacios ad hoc de último minuto que dependen principalmente de los dispositivos de los participantes, pueden beneficiarse de la conectividad inalámbrica Bluetooth en especial.
Un estudio de Harvard Business Review confirma que el desorden puede influir de manera negativa en los elementos clave de las reuniones, incluidas la cognición, las emociones y el comportamiento, que afectan la toma de decisiones y las relaciones interpersonales, así como la capacidad de enfocarse. Con herramientas como altavoces y micrófonos de techo, y productos y tecnologías relacionados, puede hacer que un espacio de conferencia sin desorden sea más fácil de conseguir y las reuniones sean mucho más productivas.
