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Cómo habilitar un espacio como sala de reunión en cualquier lugar con soluciones audiovisuales de calidad

Actualmente, casi cualquier espacio puede convertirse en una ubicación para reunirse y colaborar, y muchas veces ese es el caso. Si bien los gerentes de TI han dominado el arte de equipar todo, desde espacios de conferencias tradicionales hasta salas pequeñas de reuniones, se les pide cada vez más que respalden reuniones de equipo en entornos no tradicionales.

Sin embargo, incluso cuando los equipos solicitan apoyo para tener conversaciones privadas en áreas de oficina abierta mientras están sentados en sofás y asientos que normalmente no se ven en el lugar de trabajo, existe tecnología para espacios de salas de reuniones que puede apoyar estos entornos empresariales no tradicionales, a fin de adaptarse a las personas en el lugar, así como también a aquellos que se conectan desde otras ubicaciones.

Cualquier lugar puede ser un espacio para reuniones

El nuevo enfoque del espacio tradicional para reuniones combina colaboración y flexibilidad. Este enfoque especialmente diseñado aprovecha los recientes avances en tecnología de audio y video. Aquí, la conectividad por cable e inalámbrica y las pantallas se pueden conectar fácilmente a una computadora portátil y un equipo de videoconferencia para reunir a las personas tanto dentro como fuera del sitio de manera fluida.

No obstante, el cambio al trabajo remoto e híbrido evolucionó el concepto mismo de un espacio para reuniones. Una tendencia emergente ha sido el aumento del formato “Traiga su propia reunión” (BYOM). BYOM, una extensión de la ya conocida tendencia “Traiga su propio dispositivo” (BYOD), permite a las personas conectar su propio dispositivo a hardware disponible en una sala de reuniones, en lugar de tener que depender de la tecnología ya existente que se configuró previamente para esa sala.

Debido a que las salas BYOM ya tienen los periféricos necesarios (una pantalla, un micrófono y una cámara), los empleados pueden conectar rápidamente sus propios dispositivos de forma inalámbrica para iniciar una conferencia mediante su plataforma preferida, ya sea Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.

A medida que la tecnología móvil y los entornos de oficina evolucionan para adaptarse al trabajo remoto, los terminales compartidos y la implementación de plataformas de comunicaciones unificadas (UC), la tecnología del espacio de reuniones debe mantenerse a la misma altura. Para los gerentes de TI que buscan apoyar un espacio más casual para salas de reuniones y BYOM, hay varios desafíos que se deben tener en cuenta. Afortunadamente, la tecnología ha seguido desarrollándose y proporciona una gama de soluciones disponibles para que todos puedan reunirse de forma sencilla en cualquier lugar.

El audio y los elementos visuales deben cumplir con las expectativas en cualquier lugar

BYOM proporciona a los empleados la flexibilidad de conectarse en diferentes lugares mediante sus herramientas preferidas. Si bien esto permite que los equipos se muevan libremente por la oficina y utilicen el espacio disponible de manera más eficaz, la tecnología de reuniones debe estar disponible para garantizar que todos los asistentes puedan escucharse con claridad entre sí y ver el contenido visual de apoyo, ya sea en una gran sala de conferencias, una sala pequeña o un espacio de uso mixto.

A diferencia de una sala de conferencias tradicional, las salas pequeñas y las áreas de reuniones menos formales son más adecuados para una solución de conferencias USB todo en uno que se empareje fácilmente con una sola pantalla y una computadora portátil, lo que facilita una colaboración rápida e híbrida para los empleados.

La acústica, especialmente en espacios no tradicionales, siempre es un factor. Esto incluye el ruido externo, como el tráfico y la actividad general de la oficina, el cual podría filtrarse en el área. Los dispositivos de conferencia USB todo en uno, como Bose Professional Videobar VB-S y Bose Professional Videobar VB1, garantizan que las conversaciones sean más naturales mediante un enfoque activo en las voces de la sala usando cuatro o seis micrófonos con direccionamiento de haz. El software Videobar Configuration permite que los empleados y los administradores de TI establezcan zonas de exclusión para mitigar el ruido de fondo no deseado de los transeúntes. Esto significa que los haces del micrófono apuntan directamente a los lugares en los que se reúnen las personas y no a personas o sonidos fuera del espacio.

Las capacidades de video repletas de funciones también desempeñan un papel importante para garantizar una colaboración exitosa, incluso cuando los asistentes participan desde una variedad de espacios de reunión. Ambos dispositivos Videobar emplean una cámara Ultra HD 4K para ofrecer un amplio campo de visión, lo que ayuda a los participantes de la reunión a comunicarse y ser vistos con más claridad; además, el Modo grupal mantiene a la vista a todos los participantes en la sala y permite a los participantes remotos ver y comprender mejor la conversación, lo que incluye otros objetos en la sala como pizarrones y rotafolios. Ya que es ideal para un solo presentador, el Modo individual (disponible con el sistema VB-S), lo enmarca y lo sigue de forma dinámica a medida que se mueve naturalmente mientras habla.

La tecnología de espacio de reuniones debe ser fácil de administrar por parte del equipo de TI

Las soluciones de Bose Professional comprenden que la tecnología actual del espacio de reuniones debe ser fácil de implementar, supervisar y administrar para el personal de TI, sin importar dónde y cómo quieran reunirse los empleados.

El diseño de perfil bajo de los dispositivos de conferencia USB todo en uno VB-S y VB1 aloja juntos el altavoz, los micrófonos y la cámara, y su tamaño compacto y diseño elegante permite que sean fáciles de instalar en diferentes ubicaciones para admitir una amplia variedad de tipos de reuniones. El sistema VB-S va más allá con su sencilla conectividad a Wi-Fi y otros dispositivos a través de Bluetooth, además de la integración en plataformas de UC y herramientas de conferencias web. De hecho, el software Videobar Administration permite que todos los dispositivos Videobar se administren y actualicen mediante una única interfaz, lo que libera a su personal de TI para que se concentre en otras responsabilidades de su área.

Actualmente, la tecnología para espacios de reuniones promete permitir a las personas participar desde casi cualquier parte del mundo. Los dispositivos de videoconferencia de Bose Professional garantizan mantener esa promesa: abrir la comunicación, mejorar las voces e inspirar confianza en sus empleados, socios y clientes.

Un grupo de empleados se encuentra en una reunión de videoconferencia y mira una pantalla

En la actualidad, cualquier espacio puede convertirse en una sala de reuniones; sin embargo, las sólidas capacidades de audio y video deben mantenerse al día para cumplir con las expectativas.