La mayoría de las personas que piensan en los factores que obstaculizan la productividad en el lugar de trabajo, no se suelen pensar en la acústica. Sin embargo, la acústica de los espacios de la sala de reuniones juega un papel muy importante en la determinación de qué tan bien se comprenden las personas, especialmente en los lugares de trabajo híbridos que utilizan videoconferencias. Aunque la contaminación por ruido es difícil de resolver, existen varias soluciones para abordarla. A continuación, mostramos cómo la acústica afecta la calidad de una reunión y cómo los administradores de las instalaciones pueden usar tratamientos acústicos en conjunto con la tecnología para crear mejores experiencias de videoconferencia.
Aunque la acústica no es visible a simple vista, tiene mucha influencia en la experiencia de videoconferencia, especialmente en un entorno de trabajo híbrido que incluye tanto a colegas presenciales como remotos. Cuando la contaminación por ruido dificulta que los colegas de trabajo se escuchen entre sí (poca inteligibilidad), estos deben interrumpir continuamente el flujo de las conversaciones para pedir a alguien que repita lo que acaba de decir o quedarse frustrados en silencio a medida que la reunión avanza de manera incomprensible e intermitente para ellos.
En el peor de los casos, un entorno acústico que presenta desafíos puede hacer que los participantes se sientan desconectados de la vida en la organización, ya sea que estén en la oficina o trabajando desde el hogar. Es posible que las personas con problemas auditivos se sientan especialmente incómodas a la hora de participar en reuniones en la oficina cuando hay una acústica deficiente. También es posible que los colegas remotos se sientan ignorados si les cuesta más seguir el hilo de la conversación que a sus contrapartes en la oficina. Incluso puede que a personas con ciertos tipos de personalidad, como las introvertidas, les cueste aportar sus mejores ideas en espacios muy ruidosos.
Cuando los equipos se juntan para participar en una reunión, la expectativa implícita es que todos se concentrarán en el problema que se abordará. Sin embargo, una mala acústica a menudo dificulta la concentración, lo que provoca fatiga mental innecesaria, estrés en el lugar de trabajo y disminución de la productividad organizacional. En el caso de reuniones de alto perfil que involucren a la junta directiva, clientes o socios externos, un entorno acústico problemático puede distraer a los participantes de la agenda de misión crítica y dificultar que la empresa muestre una imagen profesional y consolidada.
El proceso de resolución de desafíos acústicos en una sala de reuniones toma tiempo y requiere un enfoque de varias capas. En algunos casos, especialmente en aquellos en que existe una frustración significativa entre los empleados, pero los líderes ejecutivos están indecisos de reorganizar el espacio o invertir en la resolución requerida, puede ser útil interactuar con un consultor experimentado a fin de que realice una encuesta formal del espacio y prepare recomendaciones específicas para la sala en cuestión. Dicho esto, los administradores de las instalaciones podrían mejorar la acústica de una sala de reuniones de forma significativa mediante estas cinco soluciones.
Aunque muchas empresas prefieren un mobiliario elegante con superficies duras y planas, esta es una de las principales causas de contaminación por ruido en las salas de reuniones. Estas superficies duras reflejan las ondas sonoras, que luego reverberan en toda la sala mientras las personas hablan, manipulan papeles y cambian de posición en sus sillas. El efecto acumulativo puede ser mucho más intenso de lo que se percibe cuando simplemente se permanece en la sala cuando no está en uso. Por este motivo, considere elegir mobiliario blando y tapizado, o que incluya cubiertas de tela que puedan absorber parte del rebote del sonido en toda la sala en lugar de sumarse a la cacofonía.
Al igual que con el mobiliario tapizado, puede colocar alfombras y cortinas en las superficies duras, como pisos, ventanas y paredes, para mejorar la acústica de una sala de reuniones. Las alfombras son discretas, lo que puede convertirlas en una buena opción para las empresas que asignan mucha importancia a la estética. Las cortinas pueden marcar una diferencia significativa si la sala de reuniones incluye grandes ventanas o paneles de vidrio, y las versiones que amortiguan el sonido están específicamente diseñadas para absorberlo. Los participantes de la reunión deberán recordar cerrarlas durante una videoconferencia. Agregar controles remotos al panel de control de la sala de reuniones hará que sea más conveniente para las personas de la sala ajustarlas según sea necesario durante las reuniones.
También puede instalar paneles acústicos a prueba de sonido que complementen la estética interior o se combinen de manera natural con el fondo de las salas de reuniones para absorber el sonido ambiental. Incluso hay disponibles paneles acústicos especializados para puertas que realizan la misma función, lo que reduce la cantidad total de superficies reflectantes en la sala. Los deflectores acústicos que cuelgan del techo ayudan a controlar cómo se comporta el sonido dentro del espacio y pueden reducir significativamente la cantidad de contaminación por ruido. Existe una gran variedad de soluciones atractivas de iluminación acústica que pueden ayudar a lograr el mismo objetivo.
Aunque usar techos falsos significa sacrificar estética por acústica, pueden ayudar a mitigar algunos de los factores que contribuyen a crear condiciones ruidosas que hacen que la colaboración en un espacio de trabajo híbrido sea innecesariamente difícil. Cuanto más alto sea el techo, mayor superficie total habrá para que el sonido vuelva a reverberar en toda la sala. Si usa un techo falso con paneles a prueba de sonido, puede reducir el tamaño de esa superficie y minimizar aún más la disonancia en el entorno de conferencia. Si está diseñando una nueva sala de reuniones desde cero o está dispuesto a realizar cambios significativos en una sala existente, debe considerar el uso de láminas de yeso acústicas para las paredes de su espacio de reuniones.
Las soluciones de conferencia que utilice también afectarán la calidad de la acústica de las reuniones, por lo que es prudente echar un vistazo a la tecnología que utiliza en la actualidad y considerar qué tan compatible es con su entorno de reunión híbrido. Por ejemplo, una solución como el Bose Videobar VB1 incluye seis micrófonos con direccionamiento de haces que se centran activamente en las voces y rechazan el ruido, así como ecualización automática que proporciona audio optimizado a todos los participantes. Una solución de este tipo, por ejemplo, puede crear zonas de exclusión que se centren automáticamente en las personas que estén hablando, mediante el uso de la tecnología de bloqueo de sonido para excluir el ruido ambiental en la sala, como los papeles que se manipulan o las sillas que se mueven. Incluso se puede personalizar para ignorar el sonido procedente de un pasillo cuando las personas entren en la sala. Estas funciones de reducción de ruido y bloqueo del sonido facilitan que los colegas se unan de forma remota a través de videoconferencia para seguir el hilo de la conversación. Todos se pueden sentir unidos incluso cuando no se encuentren en la misma sala, lo que permite a los equipos colaborar de manera más eficaz.
Aunque es fácil no tomarla en cuenta, la acústica desempeña un papel mucho más importante en la colaboración en el lugar de trabajo que el que muchas personas suponen. La contaminación por ruido puede desorganizar rápidamente una reunión productiva, en especial en un entorno de trabajo híbrido, y esto puede causar frustración innecesaria entre los colegas. A la hora de tomar medidas proactivas para mejorar la acústica de los espacios de las salas de reuniones, los administradores de las instalaciones pueden ayudar a sus empresas a tener mejores reuniones y hacer presentaciones más refinadas a los clientes y las partes interesadas.