Nueva tecnología para empresas:

Cómo presentar las nuevas tecnologías a su liderazgo

Chester Carlson inventó la xerografía a finales de la década del 30 y, tras más de diez años de perfeccionamiento, estuvo lista para convertirse en la Xerox que conocemos hoy. Sin embargo, las grandes empresas, como IBM y Eastman Kodak, rechazaron el concepto, y hubo que esperar hasta la década del 60 para que la fotocopiadora de oficina se hiciera omnipresente. Se necesitó tiempo para explicarle a una cultura empresarial acostumbrada a las copias en papel carbón que una máquina podía hacerlo de forma más eficiente, ofrecer un importante retorno sobre la inversión, ahorrar costos incalculables y mejorar enormemente la productividad.

El discurso sobre las nuevas tecnologías para las empresas tiende a centrarse en esas tecnologías más que en los procesos para conseguirlas en primer lugar. Ya sea para introducir una fotocopiadora, una computadora o una cámara, los precursores de los actuales gerentes de TI tenían que demostrar primero a la gerencia el valor de la nueva tecnología para su empresa a nivel conceptual. Como gerente de TI hoy, debe seguir avalando su valor; la diversidad y la complejidad de la tecnología empresarial moderna exigen una planificación meditada para ello. Estas son algunas estrategias que lo ayudarán.

Primero, consiga que su propio equipo se comprometa

Asegúrese de que todos los miembros de su equipo entienden la necesidad de nuevas soluciones tecnológicas, cómo funcionan y cómo pueden ayudar a mejorar la productividad. Es posible que sea el que más se esfuerza por incorporar la tecnología en su equipo, pero contar con el apoyo del resto puede hacer que el argumento ante la gerencia sea mucho más convincente. Tómese el tiempo para explicar los sistemas y sus ventajas primero. (Esto también sirve como un ejercicio de debate útil antes de la presentación real ante la gerencia).

Por ejemplo: Informe al equipo que adoptar y adaptarse a la nueva tecnología para la empresa es simplemente una necesidad en el ambiente corporativo posterior al COVID-19. Un análisis de Deloitte del 2020 indicó que desde el inicio de la pandemia, el 75 % de los trabajadores de oficina han implementado al menos dos nuevos tipos de tecnología para las empresas.

Un equipo de TI trabaja en conjunto en una sala de conferencias para preparar su presentación.

Para hacer una presentación convincente ante la gerencia, hay que conseguir que el equipo se comprometa, anticipar las preguntas e identificar la mejor manera de mostrar valor con respecto a la nueva tecnología para su empresa.

Prepare su presentación para la gerencia

Un artículo de Harvard Business Review sobre la introducción de nuevas tecnologías en las empresas sugiere que es más un ejercicio de marketing que de venta. En pocas palabras, sostiene que una venta es un "proceso único" mientras que la adopción de un enfoque de marketing posiciona al proveedor (usted y sus colegas de TI) y al cliente (su grupo de gerencia) como un equipo de colaboración que se necesita mutuamente para tener éxito. Cualquier nueva tecnología para su empresa no es solo una propuesta singular, es un proceso que necesita el compromiso de todos a fin de garantizar ventajas para todos. Este es un buen momento para hacer el cambio: se espera que los presupuestos de TI en el 2022 aumenten a un ritmo más rápido que en más de una década.

Anticipe las preguntas

Una cosa es que uno mismo conozca una nueva tecnología para aplicaciones empresariales, pero es igual de importante ser consciente de lo que su audiencia no sabe. Anticiparse a sus preguntas le permitirá tomar la iniciativa en las conversaciones posteriores a su presentación. Una forma útil de posicionar retóricamente una nueva tecnología para su empresa es destacar su similitud con plataformas tecnológicas más conocidas. Por ejemplo:

  • Una barra de video avanzada, como la Bose Professional Videobar VB1, que integra de manera inteligente una cámara 4K ultra HD, 6 micrófonos con direccionamiento de haz y altavoces en una sola unidad administrada por su propio procesamiento digital de señal (DSP) y software, puede parecer inicialmente complejo. Pero en cierto modo, su concepto no difiere del de las barras de sonido que se han hecho omnipresentes en los hogares: compactas, asequibles y fácil de usar.
  • Si está pensando en trasladar los datos de la oficina a una solución de almacenamiento basada en la nube, lo más probable es que todos los miembros de la empresa hayan hecho exactamente eso en sus teléfonos inteligentes.
  • Enfatice la facilidad de uso de una nueva tecnología. La tecnología, así como su interfaz complementaria, puede ser intimidante. Esté preparado para explicar cómo implementará e integrará un sistema o una plataforma dentro del flujo de trabajo existente y también describir cómo se llevará a cabo la capacitación.

Conozca los números

Esté preparado para mostrar sus matemáticas cuando se trata de validar la rentabilidad de cualquier nueva tecnología y su retorno sobre la inversión. Existen algunas fórmulas genéricas para ayudar a justificar económicamente las nuevas tecnologías. Este artículo de CSO sugiere lo siguiente: "Considere calcular el retorno sobre la inversión dos veces: una vez para el retorno sobre la inversión esperado y una vez para el peor de los casos". Si bien nadie quiere presentar (o escuchar) un posible resultado del peor de los casos, al hacerlo se ofrecen dos ventajas subliminales: se sugiere al oyente que realmente ha hecho su tarea sin sesgo y, en comparación, un escenario positivo puede parecer mucho más atractivo.

Encuentre un héroe

Los equipos de alta gerencia pueden parecer burocráticos, pero están conformados por personas, y una o más de ellas podrían resonar con el tipo de tecnología que su equipo de TI está defendiendo. Si tiene la suerte de contar con un director de tecnología o un director de informática en su equipo directivo, esa persona debería ser el puente ideal entre su equipo y el resto de la directivos de altos nivel, sobre todo si ha ascendido mediante los cargos relacionados con la tecnología hasta llegar a ese puesto.

Consiga que la gerencia forme parte del equipo

Una vez que tenga luz verde para la implantación de la nueva tecnología, el camino será mucho más fácil si la gerencia de la empresa quiere que tenga éxito. Esto significa interactuar con ellos a lo largo del proceso de implementación e integración. Los informes periódicos del proyecto que documentan los plazos, los presupuestos y otra información clave son fundamentales para atraer y mantener a la gerencia en el equipo.

Incluya opciones de capacitación

Todos aprenden a ritmos diferentes y de maneras distintas, ya sea de forma auditiva, visual o cenestésica. Este gráfico de SmartSheet ilustra la adopción de nuevos softwares e indica lo que cabe esperar de la integración de cualquier nueva tecnología para las empresas. La implementación y la capacitación toman tiempo e intencionalidad. Prepárese para adaptar las sesiones de capacitación a todos los tipos, proporcionando una variedad de materiales instructivos y opciones, como documentos, capacitación en vivo y videos.

Exploración de la incertidumbre

Quizás el mayor desafío al que se enfrentan los gerentes de TI cuando introducen nuevas plataformas es la incertidumbre o la preocupación en torno a la implementación y a si podría interrumpir el trabajo. Ha identificado la nueva tecnología para empresas que cree que mejorará la productividad de la empresa. Ha reunido a su equipo, ha preparado una gran presentación, tiene preparadas las respuestas a las preguntas técnicas y económicas, y tiene un programa de capacitación listo para funcionar. Pero ¿cómo garantiza a la alta gerencia que este proyecto se ejecutará sin problemas y con éxito? Nadie puede predecir el futuro, pero se puede mirar hacia el pasado para obtener orientación. Revise la propia cartera de casos de estudio de Bose Professional, que refleja la transición fluida de una nueva plataforma con flujos de trabajo existentes.

El seguimiento de estas estrategias puede ayudarlo a considerar todas las posibilidades a fin de introducir nueva tecnología para su empresa.