Cuando se trata de permitir una colaboración significativa para una organización de varias oficinas con una fuerza laboral remota, los líderes de instalaciones y TI tienen un trabajo muy difícil. No solo deben seleccionar la tecnología de colaboración adecuada para las necesidades de la organización, sino que también deben asegurarse de que tengan las habilidades y los recursos de proveedor adecuados que se necesitan a fin de garantizar una implementación exitosa en todas las ubicaciones.
Los líderes de TI que son responsables de permitir la colaboración entre varias oficinas y trabajadores remotos tienen que lidiar con mucha más complejidad que sus colegas que supervisan una sola ubicación. Abordar esta complejidad implica las habilidades y la dotación de personal adecuados, los procesos de apoyo y las relaciones con los proveedores.
Los líderes de TI deben evaluar de manera objetiva si sus equipos tienen las habilidades necesarias para apoyar las necesidades de colaboración de una organización con oficinas en varias ubicaciones y una fuerza laboral remota. Lo que funcionó bien para una sola ubicación no será necesariamente adecuado en una situación de varias ubicaciones. Por ejemplo, si el equipo de TI de una organización aún no tiene habilidades de administración de redes internas sólidas, será esencial incorporar estas habilidades a través de la contratación, capacitación o una asociación de proveedores.
La tecnología de videoconferencia requiere una gran cantidad de recursos desde la perspectiva del ancho de banda de la red, y las conexiones de video y audio pueden verse afectadas si surge latencia o desfase, en especial en las conexiones de red de área amplia (WAN, por sus siglas en inglés) que conectan dos o más ubicaciones. Cuando eso sucede, la colaboración se detiene. Si el equipo de TI no puede determinar con rapidez la causa principal de los problemas de rendimiento de la red que afectan una conferencia de video o audio, será mucho más difícil garantizar reuniones productivas y sesiones de colaboración para la organización.
Los equipos de TI e instalaciones también deben tener el tamaño adecuado para manejar de manera adecuada las necesidades de soporte colaborativo que vienen con una fuerza laboral distribuida geográficamente. Los colegas que trabajan en otras oficinas tradicionales, así como en oficinas en casa, necesitarán respuestas útiles a sus preguntas sobre cómo realizar una reunión virtual o híbrida productiva o cómo ajustar el audio en grandes salas de reuniones para lograr claridad e inteligibilidad óptimas. Por esta razón, los líderes de instalaciones y TI deben diseñar sus equipos para proporcionar el nivel adecuado de soporte.
El trabajo a distancia puede causar la sensación de aislamiento y, a veces, soledad. Las herramientas de colaboración son esenciales para superar esta brecha y ayudar a los empleados en varias ubicaciones a sentirse conectados con la vida de la organización. Al mismo tiempo, es posible que los equipos de TI e instalaciones tengan dificultades en un principio para administrar el mayor volumen de solicitudes provenientes de varias ubicaciones.
Si un colega de una oficina regional o en la casa en una zona horaria diferente necesita ayuda para configurar una reunión importante de Zoom con partes interesadas externas, debe saber cuándo se responderá su consulta. Es aconsejable administrar las expectativas del personal en todas las ubicaciones aclarando por escrito cómo TI y las instalaciones van a priorizar y abordar estas solicitudes, de modo que puedan hacer referencia a esta información de manera rápida y fácil. Además, proporcionando recursos de autoayuda y capacitando al personal sobre cómo utilizar la tecnología de conferencia, los profesionales de instalaciones y TI pueden facultar a sus colegas remotos para que utilicen con confianza las herramientas de colaboración. Esto, a su vez, reduce la necesidad de soporte técnico e instalaciones.
Los equipos de TI y de instalaciones a veces dependen de relaciones sólidas con los proveedores para permitir la colaboración en varias ubicaciones. Esto a menudo significa tener una buena relación con un proveedor de servicios de telecomunicaciones (o proveedores, según los servicios de Internet disponibles en las distintas ubicaciones), además de un acuerdo de nivel de servicio que especifique los estándares exactos de rendimiento de la red que se deben cumplir.
Asimismo, es esencial tener excelentes relaciones con todos los proveedores que ofrecen la tecnología de colaboración de la organización, además de confianza en ellos, incluido el software de comunicación unificado basado en la nube y las soluciones de conferencia. Los equipos de instalaciones y TI también pueden confiar en los proveedores de servicios administrados locales para proporcionar soporte en el sitio en su nombre.
A menudo, las organizaciones con varias ubicaciones utilizan software de comunicación unificado para admitir la colaboración interna. Estas soluciones a menudo incluyen funciones como voz y videoconferencia, mensajería y seminarios web. Pueden integrarse en un conjunto de productividad de oficina o con un software de administración de relaciones con clientes, lo que mejora aún más la productividad y la comunicación con colegas, clientes o posibles clientes. Con acceso a estas herramientas a través de aplicaciones móviles y de escritorio, los empleados de todas las ubicaciones pueden colaborar de forma eficaz en la oficina o en cualquier lugar.
A continuación, hay soluciones de conferencia diseñadas para espacios de oficina específicos. Los sistemas de salas de reuniones integrados por completo ayudan a los empleados en las oficinas a colaborar de manera más eficaz con sus colegas en reuniones más grandes, mientras que las soluciones de espacios de reunión conectan a los equipos más pequeños que trabajan en proyectos específicos. Los trabajadores en espacios de oficina abierta pueden beneficiarse de los audífonos con cancelación de ruido que cambian con comodidad entre las llamadas de voz o video, en que ocurre la colaboración y la música, lo que permite un trabajo enfocado.
Estas soluciones de conferencia también se pueden integrar en plataformas populares que los empleados pueden utilizar para interactuar con socios y clientes empresariales externos, como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Con acceso flexible a una variedad de herramientas de colaboración, la organización puede ser receptiva y estar disponible en la plataforma ideal.
Conectar varias ubicaciones es más difícil de lo que aparenta al principio. Lo que fue una tarea más bien sencilla en una sola ubicación se convierte en una tarea complicada cuando se enlazan varias ubicaciones a través de la WAN. Los líderes de TI deben definir con anticipación cómo garantizarán el desempeño de la red necesario para apoyar la colaboración en toda la organización. Esto incluye la implementación de configuraciones de calidad de servicio (QoS, por sus siglas en inglés) que determinan la forma en que se priorizarán varios tipos de tráfico de red en relación entre sí.
Por ejemplo, el tráfico de videoconferencia y de audio requiere mucho ancho de banda y es sensible a la latencia. Estos requieren una prioridad más alta que el correo electrónico, que es asíncrono y no sufre los mismos tipos de desafíos de desempeño. Muchos líderes de TI utilizan la tecnología WAN definida por software (SD-WAN, por sus siglas en inglés) para crear una WAN privada e implementar QoS en múltiples ubicaciones. La SD-WAN también ofrece otras atractivas funciones de administración remota y continuidad del negocio.
Las herramientas de monitoreo y análisis de red también son esenciales para garantizar que el rendimiento de la red sea compatible con las conferencias y la colaboración. También son útiles para verificar si los proveedores de telecomunicaciones cumplen con sus SLA. Los líderes de TI deben considerar de manera proactiva cómo supervisarán de manera independiente el rendimiento de la red en todas las ubicaciones de la organización.
La colaboración eficaz nunca ha sido más importante de lo que es ahora, pero también es complicado para organizaciones con varias ubicaciones. Teniendo esto en cuenta, los líderes de instalaciones y TI deben realizar la debida diligencia antes de implementar una solución de colaboración. Gracias a la combinación correcta de tecnología, habilidades y relaciones con los proveedores, se pueden asegurar de que sus organizaciones tengan todo lo que necesitan para colaborar de manera exitosa y eficaz en varias ubicaciones y entornos virtuales.