Creación de soluciones de videoconferencia escalables para su organización

Hubo muchos cambios en las reuniones corporativas en los últimos dos años. Un fenómeno especialmente notable fue que las videoconferencias, que alguna vez se consideraron entre un lujo y una novedad, de repente se convirtieron en algo imprescindible.

Más críticamente, tuvo que cambiar en gran escala de admitir a algunos participantes en algunas ubicaciones de oficina remota a docenas o más participantes en Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts y otras plataformas en línea en varias ubicaciones distintas de forma simultánea. Ese abrupto cambio en gran escala tomó por sorpresa a muchas empresas, y a sus gerentes y directores de TI.

Tuvieron que averiguar cómo escalar sus sistemas de videoconferencia rápidamente: Zoom por sí solo pasó de tener 10 millones de usuarios diarios en diciembre del 2019 a 300 millones de usuarios diarios en abril del 2020.

Definición de escalabilidad

En pocas palabras, la escalabilidad significa ayudar a un número variable de personas y puntos de conexión para que se puedan comunicar simultáneamente. Más específicamente, significa respaldar la cantidad de participantes que pueden ingresar a un par de salas de reuniones de la mañana, pero que también pueden albergar docenas de participantes en la misma plataforma esa tarde. Además, un sistema de videoconferencia ahora debe dar cabida a todo, desde una pared de video LED grande hasta un iPhone en la misma llamada.

Si bien el escalamiento de conferencias aumentó de manera rápida a medida que la pandemia perduraba, su futuro implica que la escalabilidad pueda respaldar una amplia gama de números y ubicaciones de los participantes, como lo requiere el actualmente fluido panorama laboral corporativo.

Una persona que asiste a una reunión de videoconferencia mediante una tablet.

Los sistemas de videoconferencia deben ser capaces de escalar de unos pocos a muchos participantes.

Comprensión de las ventajas

A medida que las videoconferencias pasaron de ser un modelo costoso y tecnológicamente desafiante a uno más basado en aplicaciones durante la última década, las empresas comenzaron a utilizarlas más de manera más amplia (el software de Zoom se lanzó en el 2013 y la aplicación Teams de Microsoft recién se lanzó en el 2017).

Sus ventajas eran claras: Reunirse a través de una conexión de audio y video podría reducir significativamente los costos de viaje, crear capacitaciones de empleados y usuarios finales más eficientes y rentables, además de aumentar el grado de sostenibilidad medioambiental de una empresa. Estas ventajas y otras solo se amplificaron cuando la pandemia puso un nuevo énfasis en la conectividad y la colaboración remotas mediante videoconferencias.

Revisión de las necesidades de infraestructura y banda ancha

Las buenas comunicaciones de audio y video requieren un ancho de banda alto y una baja latencia para evitar artefactos en las transmisiones de video o audio, especialmente si se utiliza video en 4K y audio de alta resolución. Lo que un proveedor de servicios de Internet dice que proporciona y qué velocidad de datos tiene una organización, por lo que es bueno monitorear el rendimiento de la red mediante herramientas en línea, como Ookla y Fast.com.

La Comisión Federal de Comunicaciones define que la banda ancha sea de un mínimo de 25 Mbps descendentes y 3 Mbps ascendentes. CableLabs descubrió que el mínimo era más que suficiente para admitir hasta cinco participantes en una videoconferencia. En el caso de las aplicaciones interactivas en tiempo real, la latencia debe estar dentro de los 200 milisegundos o lo más cerca posible del tiempo real.

Dicho esto, se utiliza un cable de fibra/coaxial híbrido del enrutador a los dispositivos del usuario. La conexión Wi-Fi local puede ser una variable significativa. Entre las causas comunes de interferencia de Wi-Fi, se incluyen los teléfonos fijos inalámbricos, las paredes de hormigón, el metal, los espejos, los microondas, las redes Wi-Fi entrecruzadas y otros componentes electrónicos inalámbricos. La eliminación de tantas interferencias potenciales como sea posible puede ayudar a optimizar la conectividad.

Sin embargo, a medida que aumenta la carga de participantes, también aumentan los requisitos de banda ancha, lo que provoca la incidencia de artefactos (como interrupciones del audio o la imagen del video). Una forma de administrar el ancho de banda cuando una reunión tiene muchos participantes es pedir a algunos que se conecten solo mediante audio, lo que utiliza un ancho de banda considerablemente menor que con video. Algunas plataformas ofrecen una opción para unirse solo mediante teléfono.

 

 

Adición de factores de seguridad

Aumentar la escala de las reuniones también puede aumentar la vulnerabilidad ante las interferencias en línea, es decir, la piratería informática. Los administradores de TI pueden ayudar a evitar esto si procuran que todos en la plataforma de conferencias de la empresa tengan la versión del software más reciente de cualquier plataforma de reuniones y punto de conexión (pantalla de video, teléfono inteligente, etc.) que estén utilizando. Los creadores de aplicaciones se han vuelto susceptibles a los problemas de piratería informática y las actualizaciones de software más frecuentes reflejan eso, con parches para corregir las vulnerabilidades a medida que aprenden de ellas.

Entre otras sugerencias de seguridad, se incluyen:

  • Pedir a todos los participantes que utilicen una contraseña única.
  • Administrar las opciones de uso compartido de la pantalla. En Zoom o Google Meet, por ejemplo, cambie el ajuste de uso compartido de la pantalla a "Solo host".
  • Utilice la autenticación de dos factores para dispositivos personales en una videoconferencia.
  • Cuando utilice plataformas basadas en aplicaciones, pida a los asistentes que se unan a las reuniones a través de sus navegadores web en lugar del software de escritorio de la aplicación. Las mejoras de seguridad del navegador a menudo se actualizan y no requieren los mismos permisos de usuario que la aplicación podría haber solicitado. Algunas aplicaciones permiten a los usuarios crear un enlace de reunión y compartirlo sin tener que instalar la aplicación.

Determinación de costos y soporte

La tendencia por plataformas de conferencias basadas en aplicaciones y el alejamiento de los sistemas patentados durante la última década ayuda a que las conferencias sean más asequibles. Cambiar la infraestructura al hardware del usuario, como laptops, smartphones y tablets, también reduce los costos. Los costos únicos por los sistemas de hardware instalados y portátiles pueden variar ampliamente, desde cámaras web de USD 100 hasta decenas de miles de dólares por sistemas avanzados de telepresencia. Los costos continuos provienen de las licencias de banda ancha y software/aplicaciones y, en estos casos, los costos son proporcionales con el nivel de escala que una organización necesita: Mientras más "asientos" haya en las mesas de videoconferencia, más alto será el precio.

Sin embargo, se venden más software y hardware de sistemas "como servicio", básicamente arrendamiento o arrendamiento con opción de compra, lo que reduce o elimina los costos de capital. Es importante considerar la expectativa de vida útil del equipo antes de comprarlo para comprender completamente el costo total de propiedad durante un período de cinco a 10 años.

Debido a que muchos componentes en los sistemas corporativos pueden provenir de varias fuentes, una plataforma de sala de reuniones o un iPhone, abastecer componentes de un solo proveedor a menudo tiene sentido, lo que garantiza la compatibilidad y la facilidad de capacitación. Por ejemplo, Bose ofrece soluciones todo en uno, como el Bose Videobar VB1, que puede equipar una sala de conferencias pequeña o mediana, y los audífonos con reducción de ruido 700 UC, que son perfectos para las reuniones cuando se está en constante movimiento. En los espacios para conferencias más grandes, se pueden aprovechar productos como el software Bose ControlSpace Designer, los altavoces EdgeMax y los procesadores para conferencias ControlSpace EX.

Cuando se trata de soporte técnico, se dependerá en gran medida de lo que ofrecen los proveedores, pero tenga en cuenta que la primera llamada de ayuda durante una videoconferencia probablemente será al administrador de TI. La mejor defensa es un administrador que sepa todo lo posible acerca del sistema de videoconferencia de la organización.