Como los trabajadores están regresando a las oficinas después de la pandemia del COVID-19, existen nuevas expectativas de qué comportamientos y hábitos en las reuniones se convertirán en estándares en la era del trabajo híbrido. Una de las mayores tendencias emergentes es la práctica de “traer su propia reunión” (BYOM, por sus siglas en inglés), que les ofrece a los empleados la flexibilidad de utilizar sus dispositivos personales y vincularse con sistemas de videoconferencia en la oficina para trabajar sin problemas durante las reuniones.
Este cambio requiere que los líderes de TI implementen una variedad de nuevas prácticas operativas y actualizaciones de capital en un ecosistema de negocios que cambia de forma rápida. Sin embargo, incluso con los desafíos y las preguntas que surgirán en la transición, establecer BYOM en el lugar de trabajo híbrido es esencial, y los equipos de TI deben moverse con rapidez para configurar las tecnologías correctas. Como resultado, BYOM es una práctica inteligente que separa a los ganadores del resto en el nuevo clima de negocios, ya que cuenta con una menor rotación de personal, una mejor colaboración y productividad, y otros indicadores clave de rendimiento positivos.
Los sistemas de videoconferencia pueden proporcionar comunicación en tiempo real con otros, lo que lleva a una mayor productividad.
Sin embargo, cuando se viaja o trabaja de forma remota, no siempre se puede acceder al trabajo híbrido debido a la falta de equipos, restricciones de redes, zonas horarias conflictivas o limitaciones tecnológicas. BYOM permite al personal realizar llamadas de conferencia desde su herramienta preferida, como Microsoft Teams, Zoom o Google Meet. Los empleados también tienen acceso a hardware preexistente dentro de las salas de reuniones para colaborar de manera más eficiente.
BYOM significa tener una conectividad completa. En un ambiente de BYOM, el dispositivo personal que un empleado trae a la sala de reuniones se conecta y controla la tecnología de la sala, lo que ofrece una experiencia personalizada orientada en el usuario. En un modelo de trabajo híbrido, los empleados pueden utilizar sus propios dispositivos para realizar tareas desde su casa o la oficina, invitar a los colegas a sesiones, colaborar con compañeros de trabajo en cualquier lugar y mantenerse eficientes y productivos.
Asegurarse de que los empleados tengan un ambiente de BYOM seguro es esencial para apoyar esta productividad. Asociarse con los empleados para equiparlos con las herramientas, conocimientos y recursos adecuados para la seguridad ayuda a proteger sus dispositivos y la información de la empresa.
Incluso antes de la pandemia, los estudios demostraron que el 67 % de los empleados utilizan sus propios dispositivos en el trabajo y los empleados que lo hacen crean USD 350 de valor adicional anualmente para sus empresas. Sin duda, esos números han aumentado a medida que los dispositivos se vuelven más portátiles y están casi siempre presentes en nuestra vida diaria. BYOM lleva esto al siguiente nivel, ya que alienta a más trabajadores a utilizar sus dispositivos personales en el trabajo.
Una de las muchas ventajas de una estrategia de BYOM es una mayor eficiencia en el trabajo, ya que es más fácil para los empleados utilizar los dispositivos con los que ya están familiarizados. Esto puede mejorar la eficacia de las videoconferencias, ya que los empleados estarán más inclinados a colaborar en ambientes de reuniones híbridas y salas de reuniones.
Esa conectividad social con los colegas aumenta la satisfacción y desarrolla la comunidad en una fuerza laboral que pasó un año o más trabajando sin interacción personal. En la era de la “Gran Renuncia” y las altas tasas de rotación de empleados, el BYOM puede ayudar a reducir la frustración y la falta de compromiso que pueden conducir a los cambios de trabajo.
La comunicación también mejora en los ambientes de BYOM, ya que es probable que los trabajadores reciban notificaciones a través de dispositivos personales que llevan con ellos en todo momento. Esto beneficia especialmente a las plantas de producción y otras situaciones en las que los trabajadores pasan mucho tiempo lejos de las computadoras, pero aún necesitan recibir información importante.
Además de mejorar la comunicación, la colaboración y la satisfacción laboral a nivel individual y de equipo, las empresas también se benefician de los modelos BYOM aumentando su rango de grupo de talentos. Con BYOM, las organizaciones pueden reclutar talentos desde cualquier lugar y pueden configurar con facilidad a esos empleados con flujos de trabajo colaborativos y eficientes. Esto crea un alcance de mercado más sólido y amplio, y ayuda a impulsar los esfuerzos de retención.
Las empresas que deciden realizar la transición a un modelo de equipo distribuido a nivel micro siguen deseando proporcionar las mismas oportunidades de colaboración que están disponibles en sus oficinas centrales, lo que crea enormes demandas para TI y el personal de comunicaciones unificadas. Según Gartner, esto acelera los cambios en las herramientas locales y basadas en la nube entre dos y cinco años. Los directores, gerentes y líderes de TI deben estar preparados para incorporar y capacitar al personal necesario a fin de apoyar estos esfuerzos digitales.
Gartner señala que los líderes de TI también deben tener en cuenta que se espera que la transición aumente en más de un 26 % el gasto en tecnologías de nube pública para fines del 2021. Establecer conexiones colaborativas a través de la nube puede reforzar los modelos de trabajo híbridos y BYOM, de modo que mañana la configuración actual de las tecnologías de nube adecuadas puede ayudar a un modelo BYOM. Otros requisitos de mayor capacidad de BYOM incluyen ampliar el rango de VPN y permitir un uso más amplio de herramientas de colaboración y reunión de comunicaciones unificadas para permitir a los empleados una variedad de opciones.
La creación de una cultura BYOM sólida comienza con los equipos de TI educando al personal sobre las ventajas de utilizar herramientas colaborativas. Luego, los líderes de TI deben asegurarse de que tengan las herramientas y la tecnología de videoconferencia que permiten a los empleados conectar sus dispositivos personales de forma segura y eficiente. Herramientas de conferencia que permiten a los empleados ajustar el volumen, el posicionamiento de la pantalla y el zoom desde su teléfono inteligente o conectar su teléfono inteligente a la tecnología, ya que un altavoz mejora la experiencia BYOM del empleado en general.
De aquí en adelante, los modelos de trabajo BYOM e híbridos se establecerán como estándar. Los equipos de TI deben encontrar sistemas de videoconferencia que hagan el trabajo lo más perfecto posible para todos los involucrados, mientras proporcionan las herramientas de administración que necesitan para garantizar la eficiencia a medida que la demanda sigue creciendo.