Lugar de trabajo híbrido: siete consejos para crear espacios óptimos para las reuniones

El 66% de los encargados de la toma de decisiones empresariales está considerando rediseñar el espacio físico para adaptarse mejor a sus necesidades híbridas en el lugar de trabajo, según una investigación de Microsoft.

Invertir tiempo y recursos en la creación de espacios de reunión óptimos beneficia a las empresas y los equipos. 

El lugar de trabajo híbrido está aquí para quedarse, y las organizaciones buscan formas inteligentes de sostenerlo a largo plazo. Según investigaciones de PwC, el 57 % de los ejecutivos de EE. UU. Tiene pensado invertir en una configuración de sala de conferencias con conectividad virtual mejorada. Cuando los trabajadores colaboran bien en un entorno de trabajo híbrido, disfrutan de mejores relaciones de trabajo y experimentan una mayor satisfacción laboral. Todo el mundo puede ponerse rápidamente de acuerdo sobre lo que hay que hacer, y la empresa es más productiva como resultado.

Las empresas están reconociendo el valor de un entorno de trabajo híbrido. Sin embargo, la selección e instalación exitosa de una nueva solución de conferencia para un espacio de reunión requiere planificación anticipada. Para comenzar, las empresas necesitan la tecnología adecuada para los equipos involucrados. Esto es especialmente cierto en un contexto híbrido, en el que los colegas colaboran desde varias ubicaciones y entornos. Además, las soluciones de conferencia deben adaptarse a las salas para ofrecer los resultados deseados.

Con una cuidadosa planificación anticipada, las empresas pueden crear espacios de reunión óptimos para sus entornos de trabajo híbridos. Aquí encontrará siete consejos para ayudar a los gerentes de TI e instalaciones a hacer exactamente eso.

Cuatro colegas se sientan en una mesa de conferencias rectangular y hablan con cuatro colegas por video.

Llegó el lugar de trabajo híbrido, lo que permite a las empresas crear espacios de reunión óptimos para el entorno de trabajo moderno.

1. Identifique las necesidades de colaboración de sus empleados

Es probable que los diferentes equipos tengan diferentes requisitos de colaboración. Por ejemplo, un equipo más pequeño que se reúne con frecuencia podría aprovechar una solución todo en uno diseñada para una sala pequeña de reuniones, mientras que un equipo más grande podría requerir un sistema completamente integrado y de alto rendimiento creado específicamente para una sala de conferencias más espaciosa. 

Una vez que comprenda cómo funcionan sus diversos equipos y lo que necesitan para colaborar bien, puede diseñar una configuración de sala de conferencias que se adapte.

2. Revise su espacio con una nueva perspectiva

Según una investigación de Microsoft, el 66% de los encargados de la toma de decisiones empresariales está considerando rediseñar espacios físicos para adaptarse mejor a sus necesidades híbridas en el lugar de trabajo. 

Debido a que muchos empleados llegan a la oficina específicamente para colaborar con los miembros del equipo en entornos de grupos pequeños, vale la pena revisar con una nueva perspectiva cómo se ve un espacio para reuniones. Aunque las salas de conferencia formales aún tienen un papel importante en muchas empresas, los espacios de reunión y los espacios comunitarios flexibles son especialmente valiosos para un entorno de trabajo híbrido.

3. Considere las necesidades de los trabajadores remotos

Según Microsoft, uno de cada diez empleados no tiene una conexión a Internet adecuada para hacer su trabajo. Con esto en cuenta, asegúrese de considerar también las necesidades de sus trabajadores remotos. 

Considere también cómo el entorno de trabajo híbrido ha cambiado la forma en que interactúan con sus compañeros de trabajo. Como señala el informe de Microsoft, los trabajadores tuvieron una sensación de inclusión cuando todos iniciaban sesión en la misma sala virtual. Los trabajadores remotos pueden sentirse ignorados si el espacio de trabajo híbrido les dificulta conectarse y compartir con sus colegas de la oficina.

4. Evalúe los requisitos de otras oficinas

Si va a realizar una conferencia con una oficina regional o una sucursal, consulte con ellos para asegurarse de que entiende cómo colaboran y qué necesitan para hacerlo bien. Al igual que la oficina principal, también pueden tener espacios especiales que pueden ser rediseñados para un entorno de trabajo híbrido. Es muy probable que también tengan equipos con requisitos de colaboración únicos.

5. Incluya insonorización

Incluso con una configuración de sala de conferencias de última generación, el ruido de fondo no solo puede ser una distracción, sino que la información compartida puede ir más allá de su alcance previsto. Tanto la insonorización como el enmascaramiento de sonido dentro de un espacio facilitan que todos escuchen y sean escuchados, pero también admiten la inteligibilidad de audio y proporcionan un nivel de confidencialidad; todo esto suma para una reunión más eficaz, independientemente de si los participantes están presentes en persona o se unen desde una ubicación remota. 

Para completar la eficacia del espacio, la iluminación es un factor clave que también se debe considerar, tanto en espacios de conferencias como en entornos de trabajo remoto. Mientras que la mala iluminación o las condiciones de oscuridad excesiva pueden hacer que sea difícil que los colegas se vean entre sí e interpreten el lenguaje corporal, la iluminación adecuada configura el escenario para una conversación fluida.

6. Habilite la conferencia integrada

Elija un sistema de conferencias que se integre sin problemas con plataformas de comunicaciones unificadas, como Microsoft Teams, Zoom y Google Meet. De esta manera, los equipos tendrán la mejor probabilidad de colaborar de manera eficaz entre sí, atender a los clientes y mantenerse en contacto con los socios externos. La curva de aprendizaje también será más suave, lo que permitirá que todos se concentren en la conversación en lugar de preocuparse por cómo usar la tecnología.

7. Considere una solución de reserva de la sala de conferencias

Según PwC, el 50% de los ejecutivos de EE.UU. tiene pensado invertir en aplicaciones de hotelería o soluciones de reserva de habitaciones, que permiten a los empleados verificar la disponibilidad de la sala de conferencias y reservar con anticipación los recursos que necesitan. 

Una solución de reserva de la sala de conferencias puede evitar reservas dobles para que nadie se quede sin un lugar para tener una conversación importante.

Creación de espacios de reunión para el lugar de trabajo híbrido

Llegó el lugar de trabajo híbrido, y las empresas están reconsiderando la manera en que el trabajo se realiza en sus organizaciones. Mientras tanto, deben evaluar cuidadosamente qué tan bien respaldan sus espacios de conferencia la colaboración entre los equipos distribuidos geográficamente. 

Con una cuidadosa planificación anticipada, los líderes de TI e instalaciones pueden asegurarse de que tienen espacios de reunión óptimos para sus entornos de trabajo híbridos.