Consejos para gestionar los desafíos del sistema de videoconferencia

Para solucionar problemas comunes relacionados con los sistemas de videoconferencia, sus equipos de TI pueden realizar lo siguiente: 

  • Crear un plan actualizado del sistema de videoconferencia 
  • Actualizar la tecnología de Wi-Fi para obtener la máxima velocidad  
  • Evaluar las herramientas y el equipo de videoconferencia con regularidad  
  • Seleccionar el equipo de videoconferencia óptimo para uso remoto  
  • Garantizar que la seguridad se incorpore en el diseño de las reuniones  

El sistema de videoconferencia se ha convertido quizás en el activo más importante del lugar de trabajo moderno en la era del trabajo híbrido.

Con reuniones virtuales y sesiones de colaboración en línea en aumento desde marzo de 2020, las redes que utilizan herramientas en las instalaciones o basadas en la nube deben ser flexibles y sólidas. Los equipos de TI que las administran siguen enfrentando una variedad de desafíos en evolución que requieren nuevas consideraciones para resolver.

Estos son algunos de los dolores de cabeza más comunes del sistema moderno de videoconferencia y los pasos proactivos que puede tomar para resolverlos.

Redes obsoletas

Los sistemas de videoconferencia heredados diseñados e instalados antes de la pandemia tienen una dinámica de doble impacto, cuando las reuniones virtuales eran menos comunes y los usuarios con frecuencia se agrupaban internamente en lugar de estar distribuidos en ubicaciones remotas. La transferencia hacia las plataformas de reuniones basadas en la nube también cambió la forma en que se utiliza el ancho de banda, lo que crea un equilibrio entre la flexibilidad y los conjuntos de funciones en comparación con la capacidad de los sistemas locales para manejar un tipo diferente de flujo de datos.

Los problemas de ancho de banda pueden derivar en llamadas perdidas, mala calidad de audio y video debido al exceso de pérdida de paquetes y un rendimiento deficiente para compartir y cargar documentos de colaboración. Esto afecta la capacidad de las empresas de desempeñarse y debe abordarse rápida y completamente para respaldar el negocio cotidiano.

La resolución de este desafío comienza con la creación de un plan de sistema de videoconferencia actualizado. El primer paso: identificar la capacidad máxima necesaria para satisfacer el aumento en las reuniones virtuales. Esto significa que los gerentes de TI deberán reunir propuestas de gastos de capital bien fundamentadas para aumentar sus redes y utilizar tácticas comprobadas para reducir el impacto de los usuarios remotos en los recursos locales.

La ruta de túnel dividido para usuarios remotos proporciona la seguridad que proviene de una VPN, pero depende de la conexión a Internet de los usuarios para acceder a aplicaciones basadas en la nube, lo que reduce la demanda de recursos internos. Las redes de área local también deben actualizarse para eliminar los puntos muertos de wifi, mientras que las redes de área amplia deben evaluarse en comparación con la tecnología 5G emergente y otras tecnologías a fin de encontrar la mejor estructura para videoconferencias de alta calidad.

Sobrecarga del punto de acceso

Otro problema con las configuraciones de red heredadas de los sistemas de videoconferencia es la configuración incorrecta de los puntos de acceso. Estos permiten que los dispositivos se conecten fácilmente a una red y son esenciales para satisfacer las demandas del mundo de trabajo híbrido.

La actualización de la tecnología wifi a velocidades superiores (1.2 Gb/s es un objetivo razonable) puede ayudar a admitir más dispositivos por punto de acceso. Los gerentes de TI también pueden volver a agruparlos según el nuevo flujo de personas y reuniones en el lugar de trabajo reconfigurado. Además, se debe prestar especial atención a las salas de reuniones que pueden tener un uso más pesado de puntos de conexión y otros dispositivos con gran cantidad de datos hechos específicamente para manejar la transmisión de video.

Necesidades de equipos remotos

En el repentino traslado de millones de trabajadores a oficinas en sus hogares a principios del 2020, la solución más rápida para la mayoría era utilizar cualquier periférico que tuvieran a mano para realizar reuniones virtuales. Esto puede parecer un pequeño problema en el contexto de mejora de los sistemas de videoconferencia, pero los equipos incompatibles son un factor importante en el éxito de las reuniones remotas. Con frecuencia, los usuarios culpan incorrectamente a la tecnología de la empresa por cualquier mala experiencia de reunión cuando el equipo puede ser un factor.

A casi dos años del aumento de los niveles de trabajo remoto, las empresas deben seleccionar el equipo óptimo para uso remoto y proporcionar a los empleados los estipendios para cubrir esos gastos cuando sea necesario. El costo se compensa con el valor del equipo periférico estandarizado, que puede eliminar determinados problemas de calidad y garantizar que las oficinas remotas de todos estén equipadas al mismo nivel.

Dos empleados sentados en una oficina de espacio abierto se conectan con un equipo a través de una videoconferencia.

Los desafíos que enfrentan los modernos sistemas de videoconferencia han crecido enormemente en la era del trabajo híbrido.

Funcionamiento seguro

Uno de los primeros acontecimientos virales que tuvo lugar en el movimiento repentino hacia Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y otras plataformas de video remotas a principios de 2020 fue el fenómeno de "bombardeo en Zoom" los intrusos en línea pueden obtener acceso a las reuniones si los inicios de sesión de las reuniones y los códigos de acceso se comparten con demasiada libertad. Como resultado, muchos usuarios han aprendido a ser discretos y a proteger la información de la reunión.

Sin embargo, los problemas como la transcripción en vivo o las funciones de subtítulos facilitan la reproducción y el uso compartido inadecuado de los detalles de la reunión, junto con los documentos y secretos comerciales que se transmiten de forma digital entre los asistentes.

El Centro de Estudios Estratégicos e Internacionales (Center for Strategic and International Studies) advierte que los pasos de cifrado implementados por los principales proveedores ofrecerán todas las protecciones necesarias, pero la Agencia de Seguridad de la Ciberseguridad y la Infraestructura (Cybersecurity and Infrastructure Security Agency) de EE. UU. recomienda algunos pasos como punto de partida para reducir las oportunidades de vulneración de seguridad.

  1. Para garantizar conexiones seguras, cambie las contraseñas predeterminadas en enrutadores y redes, y asegúrese de que los enrutadores basados en el hogar estén configurados según el estándar de cifrado WPA2 o WPA3.
  2. Solicite códigos de acceso administrados o contraseñas para todas las reuniones, con la admisión de la sala de espera para controlar quién tiene permitido el acceso a una sesión.
  3. Restrinja el uso compartido de pantalla, el uso compartido de archivos y otras capacidades de reunión a la menor cantidad posible de personas.
  4. Actualice las herramientas de reunión y otras aplicaciones a las versiones más recientes para asegurarse de que la tecnología de cifrado más reciente esté en uso. Considere también configuraciones automáticas o de exclusión voluntaria para las actualizaciones de software.

Demasiadas herramientas

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y otros proveedores de reuniones y colaboración en línea actuaron rápidamente para aprovechar el cambio al trabajo remoto y ofrecieron pruebas gratuitas para atraer nuevos usuarios y ganar un punto de apoyo con clientes empresariales. Los equipos de TI tuvieron que adaptarse rápidamente y solucionar problemas de una variedad de herramientas en tiempo real.

La amplia selección de herramientas disponibles ejerce una presión de costos excesiva en las comunicaciones unificadas y en los equipos de TI, con una costosa redundancia como resultado de tener una variedad de herramientas al alcance. Las organizaciones deben seleccionar las mejores herramientas para servir a todos y pueden comenzar por observar cuáles se consideran especialmente las opciones correctas para sus trabajadores.

Con la videoconferencia dispuesta a quedarse, los gerentes de TI deben auditar periódicamente los equipos y las herramientas, a fin de identificar soluciones que preparan a las empresas para el mayor éxito a largo plazo.