En el panorama híbrido actual, las herramientas de colaboración remota ayudan a las grandes empresas a desarrollar el fortalecimiento de las culturas en el lugar de trabajo, a fomentar una mayor interacción y a apoyar a una comunidad en general, y es por eso que están en aumento. En un informe de agosto del 2021, Gartner concluyó que casi un 80 % de los empleados utiliza herramientas de colaboración, lo que representa un aumento de un 44 % desde el año 2019. Además, según un estudio reciente realizado por Quantum Workplace, un 30 % de los trabajadores lo hace actualmente de manera remota y un 35 % de manera híbrida. Pero ¿cómo puede el uso de estas herramientas garantizar que todos los empleados, ya sea que trabajen desde casa o simplemente en diferentes oficinas, mantengan el compromiso y la productividad?
La transición exitosa a un entorno de trabajo remoto requiere las herramientas y el soporte tecnológicos adecuados. La empresa consultora de RR. HH. Mercer descubrió que aproximadamente un 37 % de las empresas encuestadas informa impactos moderados en su cultura de lugar de trabajo remoto, con casi un 5 % que informa impactos altos con problemas importantes. Entre los desafíos comunes que se deben considerar al elegir herramientas de colaboración remota, se incluyen los siguientes:
La tecnología remota puede ayudar a los empleados a mantenerse conectados de manera más eficaz, a la vez que se sienten vistos y logran impulsar iniciativas culturales importantes. Los administradores de TI pueden seleccionar la tecnología y recomendar soluciones teniendo en cuenta estas ventajas:
- Conexión directa: para conseguir una fuerza de trabajo conectada y comprometida, el contacto visual es importante. Como señala Microsoft, un 89 % de los trabajadores remotos afirma que las videollamadas lo ayuda a sentirse más conectado con el trabajo y los colegas.
- Aislamiento social reducido: ya sea que la transición al trabajo desde casa sea difícil para los extrovertidos o resulte complicada para las personas que viven con un distanciamiento social adicional, las herramientas de colaboración pueden ayudar. En la investigación de Harvard Business Review, se concluye que las herramientas de colaboración pueden reducir considerablemente los impactos del aislamiento social.
- Mejora de la equidad: Las iniciativas de diversidad, equidad e inclusión (DEI) son fundamentales para la cultura laboral actual, y un área que está recibiendo una mayor atención es el acceso a la tecnología. Gartner predice que las reuniones empresariales en persona disminuirán de un 60 % a solo un 25 % para el 2024. Recomienda respaldar la equidad de los trabajadores, independientemente de su ubicación o cargo, mediante la inversión en herramientas de colaboración adecuadas basadas en la nube a las que todos los empleados puedan acceder.
- Transiciones sin problemas: PWC informa que un 57 % de las empresas tiene planificado invertir en salas de conferencias con un mejor acceso a la tecnología. Los administradores de TI que desarrollan estrategias para soluciones de hardware y software deben considerar cómo el desarrollo de planes para diversos espacios, desde oficinas en el hogar hasta espacios de reuniones en el sitio, respalda la colaboración y las transiciones sin problemas, independiente del lugar de trabajo de los equipos.
Los líderes de TI que seleccionan la tecnología que respalda la interacción y el compromiso deben tener en cuenta diversos factores para ayudar a que sus iniciativas tengan éxito. Esto incluye la selección de las funciones adecuadas para respaldar su cultura y flujos de trabajo internos. Las funcionalidades de video, las soluciones de trabajo remoto eficaces y la capacidad de aprovechar la tecnología de colaboración pueden, en última instancia, ayudar a establecer una base tecnológica para lograr un mayor compromiso. Los líderes de TI que primero identifican las necesidades únicas de su equipo y, luego, las características necesarias pueden tener más éxito al elegir soluciones con una amplia adopción.
La incorporación de empleados y las capacitaciones pueden ayudar a garantizar que los equipos aprovechen al máximo las soluciones de colaboración que se ofrecen y, a menudo, abarcan las operaciones básicas y las descripciones generales de las funciones. Los líderes de TI deben ofrecer capacitaciones que muestren cómo las herramientas de colaboración remota aportan valor. También pueden enfocarse en las ventajas específicas de las características relacionadas con el compromiso y destacar los casos de uso que se aplican a los equipos que están capacitando. Por ejemplo, mientras un equipo de ventas puede aprovechar al máximo las características relacionadas con las reuniones individuales con clientes o reuniones diarias, los usuarios de RR. HH. pueden estar más interesados sobre cómo realizar sesiones ejecutivas. La capacitación y la incorporación específicas pueden agilizar la obtención de valor.
Por último, es importante tener en cuenta las inversiones en infraestructura necesarias para maximizar la tecnología. Por ejemplo, es posible que los administradores de TI deban actualizar sus redes, desarrollar estrategias de ciberseguridad para el acceso remoto o invertir en pantallas optimizadas con salas de conferencias integradas. Mediante el análisis del hardware y el software necesarios en casa y en la oficina para optimizar la colaboración, los administradores de TI pueden despejar los obstáculos comunes para la adopción. Los directores de TI también pueden anticiparse a este tipo de obstáculos al considerar estrategias de soporte. ¿Quién responderá las preguntas del usuario? ¿Cómo se gestionarán el soporte y las actualizaciones?
Con las herramientas adecuadas, las organizaciones pueden aumentar las conexiones de los empleados, fortalecer los equipos y fomentar una cultura empresarial positiva. Los líderes de TI que conocen las dificultades, las ventajas y las estrategias comunes para implementar las herramientas de colaboración sentarán, en última instancia, las bases para el éxito del trabajo remoto e híbrido a largo plazo.