Videoconferencias: Cinco consejos para realizar reuniones en línea inclusivas

Realizar videoconferencias inclusivas garantiza que todos los empleados tengan la mejor experiencia posible.

En un estudio reciente, se descubrió que un empleado de oficina promedio pasa entre 4 y 12 horas a la semana en reuniones, y la mayoría de ellas puede involucrar plataformas de videoconferencia. Las reuniones virtuales pueden implicar los mismos prejuicios que las presenciales, pero la tecnología ofrece una vía importante para garantizar la equidad en ellas y que se satisfagan las necesidades de todos.

A continuación, presentamos un análisis más detallado de las prácticas recomendadas de videoconferencia para lograr la equidad en reuniones digitales.

1. Establecer expectativas para las reuniones por adelantado

Ayude a eliminar las barreras en la participación y establezca las expectativas por adelantado. Los líderes de la reunión pueden hacer esto con facilidad mediante el envío de una programación en la que se destaquen los objetivos de las reuniones, los temas que se abordarán y cómo se utilizará el tiempo. Al establecer las expectativas, los participantes individuales de la reunión tienen la oportunidad de prepararse, pensar en las contribuciones o preguntas por adelantado, y manejar cualquier problema que pueda surgir.

Informe a las personas qué plataforma utilizará, las funciones disponibles (como la configuración de accesibilidad o la función de pedir la palabra) y si las grabaciones o notas se distribuirán después de la reunión.

2. Desarrollar una cultura de equidad en la reunión

La cultura de la empresa cumple una función importante en una mayor admisión de la equidad de la reunión. La realidad de una fuerza laboral remota o híbrida es que muchas personas pueden participar en videollamadas que ofrecen una aproximación a sus vidas personales que preferirían no revelar. En otros casos, los empleados pueden estar compaginando las reuniones con responsabilidades como el cuidado de niños, el cuidado de ancianos o el tratamiento de familiares enfermos.

Establezca el tono mediante la programación de reuniones en momentos que consideren estos problemas. Cree prácticas recomendadas para lidiar con las distracciones, como el permiso general para silenciar o apagar las cámaras, o la opción de utilizar un fondo falso o borroso. También puede ser útil destacar que el hecho de que puede suceder que una mascota o un niño entren en la habitación durante una reunión y se debe tomar con paciencia y buen humor.

Además, es útil educar a los equipos sobre la importancia de la equidad en las reuniones y destacar las herramientas y el lenguaje que pueden ayudar con eso, desde alentar a los colegas y hablar cuando se presencien interrupciones hasta crear un espacio en cada reunión para invitar a cualquier persona a contribuir.

3. Utilizar una solución de videoconferencia con opciones de accesibilidad

Las reuniones digitales ofrecen la capacidad de apoyarse en la tecnología para mejorar la accesibilidad. Cuando elija la tecnología para un espacio de conferencia o una reunión de la empresa, considere la compatibilidad con diferentes plataformas de conferencia y explore cómo admiten una mayor accesibilidad. Las funciones como la de texto a voz, los subtítulos y la compatibilidad con lectores de pantalla pueden aumentar la participación de los empleados con problemas auditivos.

A continuación, presentamos una descripción general útil de las diferentes plataformas y sus funciones de accesibilidad para una referencia rápida.

4. Aprovechar las funciones para ampliar las contribuciones

Las soluciones de videoconferencia en línea actuales incluyen una amplia variedad de funciones que pueden facilitar la contribución de los usuarios. A menudo, las dinámicas de poder pueden influir en quién tiene tiempo para hablar. Por ejemplo, una persona con una personalidad dominante puede tener más tiempo de atención que una persona introvertida o alguien que se tarde en procesar la información. Varias funciones pueden ayudar con eso.

La función de pedir la palabra, por ejemplo, puede alertar a los organizadores del evento de los empleados específicos que desean hablar. Habilitar una función de chat también permite hacer preguntas a las personas que podrían no sentirse cómodas hablando fuerte o cuyo ambiente inmediato podría no ser propicio para encender la cámara y activar el volumen en ese momento. Aprovechar la función de "mostrar nombres" permite a los empleados compartir sus pronombres en la pantalla según lo deseen.

5. Adoptar una política de cámara opcional

Al principio de la pandemia, muchos gerentes, con la esperanza de fomentar una mayor conexión e inclusión, alentaron a los empleados a mantener las cámaras encendidas. Las nuevas investigaciones sugieren que exigir a los empleados que mantengan sus cámaras encendidas aumenta la fatiga por Zoom y puede afectar de manera desproporcionada a mujeres y nuevos empleados. Los investigadores informan que los problemas van desde inquietudes sobre el fondo, que podría revelar detalles de la situación socioeconómica o las responsabilidades de cuidado de niños, hasta la "brecha de presentación personal", que a menudo exige estándares de apariencia más estrictos a las empleadas.

Al hacer que las cámaras sean opcionales durante todas las reuniones o en reuniones seleccionadas, por ejemplo, aquellas que no incluyen a clientes, las videoconferencias en línea pueden ser más inclusivas.

Próximos pasos

La equidad en las reuniones digitales es una consideración fundamental para maximizar la productividad y ofrecer la mejor experiencia posible para los empleados en el panorama de trabajo híbrido actual. La tecnología permite que sea más fácil que nunca realizar reuniones productivas, crear un espacio para que todos hablen y adaptarse a las preocupaciones de accesibilidad.

Obtener las soluciones audiovisuales adecuadas puede ayudar a las empresas a convertir las reuniones en una vía clave para exhibir sus valores más importantes de diversidad, equidad e inclusión.

Una persona que asiste a una reunión en línea en una computadora portátil mientras sonríe.

Las estrategias de videoconferencia inclusivas pueden convertir las reuniones en una parte importante de la estrategia de DEI de la organización.