Los seminarios web sirvieron como una potente herramienta de marketing digital antes de la pandemia del COVID-19, y ahora lo son aún más a medida que nos sentimos cada vez más cómodos con las interacciones basadas en video para fines comerciales y personales.
Con la disposición del público para asistir, empresas de todos los tamaños están identificando más oportunidades para realizar seminarios web. Este aumento en la participación también aumenta las expectativas en torno a la calidad de los seminarios. Para llegar con éxito a sus clientes, los seminarios web deben ser nítidos, refinados y libres de problemas técnicos, como audio silenciado o video con fallas, que creen una mala experiencia para los participantes.
Existen dos enfoques para los seminarios web, en vivo y grabados, que presentan claras ventajas y desventajas que deben ponderarse a la hora de decidir qué opción cumplirá con los objetivos de su empresa y el público. Cada formato requiere un enfoque diferente para la configuración y administración.
En términos generales, los clientes y asistentes prefieren participar en seminarios web en vivo en los que puedan interactuar como miembros del público, hacer preguntas y establecer una conexión con el presentador. Los momentos humanos que se producen en los eventos en vivo, como una presentación que no carga bien o un anfitrión que recibe comentarios inmediatos de los participantes, ofrecen oportunidades para aprender, adaptarse y mejorar en el momento. Esto hace que las sesiones sean más como un aula porque se ofrece una sensación comunal para todos los involucrados.
Los seminarios web grabados son beneficiosos porque no dependen del horario de nadie y se pueden poner a disposición en cualquier momento mediante cualquier canal de marketing pertinente. La grabación por adelantado también ofrece la oportunidad de obtener la producción perfecta antes de la distribución, ya que brinda la posibilidad de editar y la flexibilidad de hacer varias tomas. También se puede organizar el formato de los seminarios web pregrabados en secciones más pequeñas que funcionarán como piezas de contenido individual para redes sociales, lo que aumenta su utilidad y amplifica el mensaje de la marca.
Una vez que conozca el formato designado, puede evaluar sus necesidades de equipo. En lo referente al audio, los componentes principales son los audífonos y micrófonos; las preferencias dependerán de la posición fija o interactiva del anfitrión ante otros presentadores o asistentes. Para un seminario web de nivel profesional, lo mejor es usar un micrófono combinado con audífonos o un micrófono lavalier que se pueda sujetar a la ropa si la sesión tendrá un formato de conversación en escenario similar a una TED Talk.
Para el video, considere si es necesaria una alternativa mejor a las cámaras web instaladas estándar. Cualquier cámara USB externa debe tener una resolución superior a 1080p, hasta 4K, con la mayor cantidad posible de fotogramas por segundo y un campo de visión de entre 60 y 90°. La iluminación también es de gran importancia para crear una experiencia visual agradable; considere un montaje de luz de anillo como mejora mínima. Para las empresas que consideren organizar seminarios web con frecuencia en un espacio o un estudio dedicado, los kits de iluminación de dos o tres trípodes pueden proporcionar la flexibilidad para alejarse del escritorio hacia un escenario de calidad comercial.
Otra opción atractiva es la Bose Videobar VB1, que cuenta con una cámara 4K Ultra HD, seis micrófonos con direccionamiento de haz y sonido optimizado para todos los participantes. Esta utilidad todo en uno hace que el proceso de configuración del seminario web sea más fácil, ya que los diversos componentes están integrados para una experiencia eficiente y de calidad. Además, el anfitrión y los presentadores pueden moverse por la sala y seguir siendo vistos y escuchados sin afectar negativamente el resultado.
La popularidad de los seminarios web también ha llevado a un escalamiento de características y funcionalidad entre los servicios de software de seminarios web. Los líderes de TI a cargo de seleccionar el mejor software para sus empresas se encuentran con una infinidad de combinaciones de opciones que podrían no ser útiles para su objetivo de realizar un seminario web. Como regla general, las plataformas que atienden a clientes de nivel empresarial cuentan con seguridad robusta y están diseñadas para ser tan intuitivas y fáciles de usar como sea posible, con paquetes de licencias que van desde unos cientos de dólares hasta más de USD 2,000 por año.
Las plataformas deben ser compatibles con la captura de video de 1080p (o superior) de alta calidad, así como tener ajustes y protecciones para conectarse fácilmente con los micrófonos y altavoces involucrados en la presentación destacada. Los productores que quieran realizar un seminario web deberían consultar las funciones de back-end disponibles para la interacción del público antes de la sesión, como correo electrónico (para recordatorios y compartir materiales relevantes) y redes sociales, a fin de incrementar la base de audiencia.
Otra área crucial de preocupación es la facilidad de uso general para los asistentes, especialmente si la plataforma no es una herramienta ampliamente utilizada como Zoom o Microsoft Teams. Las opciones relacionadas con compartir grabaciones y documentos, la interacción mediante el chat interno y la entrega de recordatorios anticipados para el seminario web son funciones indispensables cuando se trata del software actual.
Al comenzar con un objetivo claro y prepararse con el formato y el equipo adecuados, los seminarios web serán un activo eficaz para sus canales de marketing que pagarán dividendos en el futuro. Planificar con anticipación y hacer las preguntas correctas al inicio del proceso puede ayudarlo a destacarse y conectarse con su mercado de una manera valiosa y relevante.