Le travail hybride est essentiel à la productivité des entreprises. En tant que responsable informatique, vous pouvez contribuer au succès du travail hybride en :
- Rendant la collaboration vidéo aussi flexible que possible. Les solutions de réunions portables et physiques permettent d’optimiser l’espace.
- Fournissant une vidéo et un son de haute qualité dans les salles de conférence Lorsque tout le monde peut voir et entendre ce qui se passe, les réunions sont plus fructueuses.
Choisir les bonnes technologies à distance dans un contexte de transformation des bureaux qui se tournent de plus en plus vers des environnements de travail hybrides est devenu un enjeu capital pour les responsables informatiques.
Nos modes de travail impliquent une variété de tâches au quotidien. Les équipements de téléconférence dans les bureaux et les espaces de réunion de l’entreprise doivent donc être flexibles, intuitifs, résistants à une utilisation de plus en plus fréquente et capables de communiquer avec d’autres appareils depuis différentes plateformes. Les responsables informatiques sont conscients de l’importance de ces décisions pour les organisations et les entreprises qui s’efforcent d’offrir à leurs employés les meilleures conditions de travail possibles dans un environnement qui ne cesse d’évoluer.
Face à la multitude de technologies à distance disponibles, il n’est pas facile de choisir celles qui serviront le mieux le passage à un environnement de travail hybride. Au-delà des considérations budgétaires, les responsables informatiques doivent analyser l’impact potentiel d’une mauvaise performance de la technologie sur la productivité, la collaboration des employés et la capacité d’innovation de l’entreprise.
Dans un espace de travail hybride, surtout lorsque la distanciation sociale reste de rigueur, les terminaux vidéo jouent un rôle essentiel. Même les employés qui ont retrouvé leur bureau sont susceptibles de continuer à participer à des réunions virtuelles non seulement avec leurs collègues en télétravail, mais aussi avec ceux qui travaillent sur site dans d’autres bureaux. Mettre l’accent sur la vidéo est primordial, mais il ne faut pas négliger non plus l’installation audio et les microphones. Ce n’est qu’en misant sur des points d’accès de qualité que tous les participants pourront se voir et s’entendre parfaitement, à distance comme en personne. L’objectif est de pouvoir voir les autres se déplacer dans la salle ou prendre des notes au tableau en direct pour mieux interagir et échanger ensemble. Ces solutions fiables, associées à de grands écrans, évitent aux télétravailleurs la frustration et le sentiment d’être coupés du reste de l’entreprise et de ce qui s’y passe. Au contraire, c’est une ambiance de collaboration naturelle qui s’instaure, créant de la cohésion entre collègues, où qu’ils se trouvent.
Les écrans de vidéoconférence mobiles, montés sur roulettes, sont très maniables et particulièrement adaptés au mode de travail flexible. Cette solution de collaboration offre aux équipes la possibilité d’improviser une réunion n’importe où dans l’entreprise : dans un bureau, un atelier ou même une usine. Il est important de tenir compte de l’endroit où sera utilisée la solution, ainsi que d’autres facteurs, comme la taille de l’espace et les bruits ambiants susceptibles de perturber la réunion. À l’heure du travail hybride, les bureaux occupent de moins en place de place et sont utilisés différemment. Les installations de réunion mobiles offrent une solution pratique et polyvalente qui règle le problème des salles de réunion trop rarement disponibles ou du manque d’espaces dédiés.
Des études montrent que les vidéoconférences sont un outil de communication bien plus efficace que les réunions téléphoniques et même certaines rencontres en personne. L’adoption d’un mode de travail hybride entraîne l’explosion du nombre de ces réunions vidéo. Il est donc essentiel d’exploiter au mieux les petits espaces et les salles de réunion de taille moyenne. Le matériel audio et vidéo doit garantir à tous les participants, qu’ils soient sur place ou à distance, la meilleure expérience possible. Personne ne doit avoir l’impression d’être passé à côté d’une information clé ou d’un contact professionnel important. Une installation facile, ainsi que des caméras, des enceintes et des microphones de qualité, sans oublier une connectivité simplifiée, par exemple par câble unique : voilà quelques ingrédients indispensables pour des réunions sans accroc.
Avant la pandémie, l’utilisation plus ou moins efficace des espaces de réunion d’une entreprise n’était pas vraiment un enjeu. À présent, le succès d’une entreprise passe aussi par l’accès à des espaces fonctionnels dédiés aux réunions à distance et en présentiel. Ce type d’espaces mobilise des budgets de plus en plus importants, notamment pour les technologies de vidéoconférence intégrées. Par conséquent, les salles de réunion mal équipées ou trop peu utilisées coûtent vite assez cher aux entreprises. Les outils de gestion de salles de réunion et les analyses de données offrent une réponse à ce problème croissant. Des panneaux de contrôle installés à l’extérieur des salles permettent aux employés de réserver l’espace de réunion sur place ou en ligne, de reprogrammer une réunion et de mieux se coordonner en vue d’une utilisation optimale de l’espace. La collecte des données d’utilisation des salles aide à identifier les points à améliorer, comme la réservation d’une salle de vidéoconférence pour une réunion téléphonique ou les réservations non honorées qui rendent la salle non disponible pour les autres alors qu’elle est finalement vide. En repérant ces situations problématiques, il est plus facile de travailler à améliorer la collaboration entre collègues tout en rentabilisant l’investissement technologique.
Dans un contexte de pandémie, les entreprises ont largement diversifié leur usage du matériel de communication à distance pour continuer d’assurer leurs activités et la collaboration de leurs employés. Le succès phénoménal de Zoom se décline jusque dans la langue (avec le verbe « se zoomer »), tandis qu’avec Teams, Microsoft a renforcé sa position de leader en solutions de productivité complètes. Sans compter les nombreux autres acteurs innovants qui viennent offrir plus de flexibilité aux conférences audio et vidéo grâce à différentes fonctions. S’il est vrai que les offres d’essais gratuits se font de plus en plus rares, il n’en reste pas moins utile, pour les entreprises et les organisations, de proposer plusieurs options, dans la mesure du possible. Ainsi, les employés pourront choisir la solution qui leur convient le mieux pour travailler et communiquer plus efficacement.
Il faut l’admettre : les équipes et les responsables informatiques sont plus que jamais sollicités. Mais dans ce domaine, ils peuvent aussi faire une énorme différence et aider l’entreprise à gagner en productivité grâce à une utilisation efficace des technologies à distance dans le but de tirer le meilleur parti d’un espace de travail hybride.