5 conseils d’installation de visioconférence pour les petites salles de réunion

Il est essentiel de choisir la bonne installation de visioconférence pour une petite salle de réunion afin d’assurer la meilleure expérience de visioconférence possible. Les responsables informatiques d’aujourd’hui sont très occupés et doivent optimiser la configuration pour des espaces encore plus variés.

La tendance à privilégier le travail hybride étant de plus en plus marquée, les installations de visioconférence sont nécessaires dans des espaces très différents, tels que les salles de conférence au sein d’un bureau, les bureaux à domicile, les salles de lecture, les espaces polyvalents, voire des chambres aménagées en bureau. Voici comment aborder les capacités audiovisuelles pour optimiser les performances de la visioconférence dans n’importe quel espace restreint.

Poser les bonnes questions sur la technologie des salles de conférence

Aujourd’hui, les défis les plus importants dans le domaine de la technologie de visioconférence consistent à prendre en charge des micro-environnements qui permettent aux équipes d’être productives et connectées partout. Une étude récente a révélé que 83 % des employés préfèrent un modèle de travail hybride, ce qui oblige les entreprises à maîtriser l’art de la visioconférence dans les petits espaces, que ce soit une petite salle de réunion ou un espace de télétravail, avec les contraintes acoustiques qu’on connaît.

Les défis liés à la technologie des salles de conférence dans les petits espaces nécessitent souvent une approche différente de celle adoptée pour les grands espaces. Voici quelques questions à se poser :

  • Quelle est la superficie de l’espace ?
  • L’espace doit-il être optimisé pour un ou plusieurs participants ?
  • Les participants disposent-ils de leur propre matériel pour la téléconférence (ordinateur, téléphone, tablette) ou utiliseront-ils une salle de réunion intégrée ?
  • S’agit-il d’un espace partagé ? Y aura-t-il d’autres sons ou distractions ?

Optimiser les petites salles de réunion

Pour offrir une expérience de visioconférence efficace, il est essentiel d’adapter la technologie aux petites salles de réunion. Les petites salles de conférence conçues pour les réunions sont souvent des endroits privilégiés où les employés qui travaillent au bureau peuvent échanger avec leurs collègues et les clients du monde entier. Participer à une téléconférence depuis une petite salle de réunion ne devrait pas dire se serrer autour d’un ordinateur portable partagé.

Certaines solutions de connectivité proposent des logiciels intégrés audio, vidéo et de collaboration destinés à des salles de conférence mesurant jusqu’à 6 x 6 mètres. Elles peuvent fournir la technologie dont les équipes ont besoin sans encombrer l’espace. Grâce à six microphones à orientation automatique du faisceau, à une caméra ultra-HD 4K et au son Bose, le périphérique Videobar VB1 de Bose intègre le son, les microphones et une capture d’image de haute qualité dans un seul appareil.

Trouver des solutions audio pour les environnements bruyants

Lorsque les employés réalisent plusieurs tâches en même temps depuis leur domicile ou lorsqu’ils ont besoin de se concentrer dans une pièce où plusieurs autres collègues travaillent, il est nécessaire de bien réfléchir à une solution audio. Par exemple, les meilleurs écouteurs et casques à réduction de bruit amélioreront instantanément l’expérience audio lors d’une téléconférence, permettant à l’utilisateur d’entendre clairement ses interlocuteurs tout en masquant le bruit ambiant, pour permettre aux personnes à l’autre bout du fil de bien entendre également.

En choisissant un casque ou des écouteurs adaptés, les utilisateurs peuvent également personnaliser leur expérience audio, notamment le volume et la cadence du son. Ils peuvent même éliminer les distractions environnantes et signaler à toute personne à proximité qu’une conférence téléphonique est en cours. Que vous soyez dans un bureau partagé ou dans un aéroport bondé pendant un voyage d’affaires, un casque ou des écouteurs à réduction de bruit offrent une plus grande flexibilité pour participer à des conférences téléphoniques.

Maîtriser l’utilisation de ses appareils

En apprenant aux employés à tirer le meilleur parti de leurs appareils existants, on améliore également l’expérience de la visioconférence. Il ne suffit pas de se connecter à la plateforme de visioconférence et d’espérer que tout se passe bien, car cela entraîne des réunions moins dynamiques. Les paramètres du son, de l’image et du microphone permettent aux utilisateurs de personnaliser les performances de leurs appareils pour optimiser l’expérience.

Une formation appropriée aide les employés à optimiser les capacités de leur appareil pour l’adapter à des plateformes spécifiques. Il peut être pertinent d’identifier les accessoires nécessaires, tels que les casques et écouteurs à réduction de bruit, les microphones externes de qualité professionnelle ou les webcams plus performantes.

Maximiser la qualité de la connexion

La qualité de la connexion au réseau de l’employé représente un autre facteur important de l’expérience de la visioconférence. En effet, les salariés poussent de plus en plus les limites de leur réseau à domicile avec des programmes à large bande passante. Les responsables informatiques peuvent aider les employés à distance à optimiser leur connexion existante. Par exemple, la transmission d’une visioconférence HD nécessite environ 2 Mbit/s de bande passante dans les deux sens pour maintenir une bonne image vidéo, contre près de 20 Mbit/s pour une image 4K.

Vérifiez auprès de vos employés que leur connexion Internet ou les capacités de leur appareil sont capables de garantir ce niveau de qualité. Ceux qui utilisent une connexion Wi-Fi peuvent également améliorer les capacités de leur réseau, notamment en réglant la fonction de qualité de service de leur routeur pour privilégier la connexion sans fil.

Il n’est pas nécessaire de sacrifier la qualité du son ou de l’image quand on travaille à distance. La visioconférence permet aux employés qui travaillent à distance ou en mode hybride de rester connectés, et des choix de technologie stratégiques peuvent améliorer l’expérience de la visioconférence, indépendamment du lieu où les équipes se trouvent.

Une main utilisant un appareil mobile connecté à un système Line Array L1 Pro de Bose Professional

L’installation de visioconférence idéale permet d’optimiser l’expérience de communication des salariés dans des espaces restreints.