Une stratégie de communications unifiées pour les flux de travail asynchrones

Alors que les responsables informatiques font évoluer les stratégies actuelles de communications unifiées et investissent dans des technologies permettant de prendre en charge le travail à distance et hybride pour aboutir à l’égalité en réunion, les flux de travail asynchrones sont désormais au centre de l’attention.

Déjà en plein essor avant la pandémie – il réunit 27 % des travailleurs de la connaissance et 17 % de l’ensemble des travailleurs en 2019 – le travail à distance et hybride ne semble pas freiner sa progression à mesure que les entreprises et les organisations trouvent la proportion qui convient à leur activité et à leur culture. En fait, les chercheurs estiment que 25 % de tous les emplois professionnels en Amérique du Nord seront à distance d’ici la fin de l’année 2022, et ce pourcentage ne fera qu’augmenter, ce qui amène des personnes comme Prithwiraj Choudhury, professeur à la Harvard Business School, à déclarer : « Dans 10 ans, nous cesserons probablement de qualifier cela de « travail à distance. » Nous qualifierons cela de travail. »

Ces styles de communication asynchrones se généralisant rapidement, les réunions et les présentations en temps réel évoluent de plus en plus vers des événements enregistrés qui peuvent être consommés à la demande ou sous forme de transcription. Pour tirer parti des avantages des flux de travail asynchrones et en éviter les écueils, il convient d’adopter une planification réfléchie et une technologie adaptée.

Définir les flux de travail asynchrones

Un flux de travail asynchrone désigne toute communication ou processus qui n’est pas en temps réel. Il en existe de nombreux exemples dans le monde des affaires et dans la vie quotidienne, tels que les SMS, les podcasts, les webinaires à la demande, le contenu vidéo et le courrier électronique. Un individu génère du contenu selon une ligne de temps qui lui est propre, et les autres le consultent quand ils le peuvent, allant même jusqu’à revenir en arrière à plusieurs reprises pour faire référence aux informations partagées. Ce type de flux de travail permet également aux gens d’accéder plus facilement aux informations sur plusieurs plateformes.

Avec des modes de travail à distance et hybride étant de plus en plus intégrés dans les entreprises et avec la nécessité de collaborer efficacement sur tous les fuseaux horaires, ces flux de travail asynchrones sont rapidement devenus le quotidien des travailleurs de la connaissance. Ils apportent également ce que le personnel souhaite le plus aujourd’hui : la flexibilité.

« La communication asynchrone continue de faciliter la flexibilité, non seulement au niveau du lieu de travail, mais aussi des horaires, en offrant davantage de flexibilité sur notre calendrier », déclare Martin Bodley, directeur et responsable international de Bose Work chez Bose Professional.

Les flux de travail asynchrones se démocratisent

Les entreprises s’appuient depuis longtemps sur les communications unifiées pour entretenir les flux de travail et la collaboration dans des environnements où les employés clés travaillent sur des fuseaux horaires incompatibles. Par exemple, un responsable technologique de la côte Est des États-Unis peut avoir besoin de s’appuyer en grande partie sur des communications asynchrones pour travailler avec une équipe de développement basée en Asie.

Aujourd’hui, nous avons franchi un cap en termes d’utilisation et de confort des outils vidéo, comme en témoigne la tendance à sauvegarder des informations pour les consommer à la demande, même lorsque les employés se trouvent au même endroit. Cette demande a abouti à des innovations présentes sur certains des produits les plus couramment utilisés au bureau.

« Microsoft a ajouté une touche d’enregistrement dans sa dernière version de PowerPoint, au lieu de faire appel à des produits tiers pour enregistrer les présentations », souligne Martin Bodley. « Cela montre bien que les clients recherchent davantage d’outils de capture de contenu sur le marché actuel. »

Les innovations qui favorisent la collaboration asynchrone

Bodley note qu’outre l’adoption généralisée de plateformes de communications unifiées telles que Zoom et Microsoft Teams, le matériel informatique continue d’évoluer, fournissant l’infrastructure technologique dont les entreprises ont besoin pour exploiter tout le potentiel du travail asynchrone.

« Du côté du matériel, il existe des appareils de bureau performants personnalisés pour capturer du contenu, avec un éclairage de studio avancé de haute qualité et des capacités audio de pointe », explique Bodley.

Les transcriptions jouent également un rôle important dans tous les domaines, de la tenue des dossiers à l’égalité en réunion. Certains prestataires proposent des transcriptions basées sur l’IA qui sont de plus en plus précises.

« Cela augmente la valeur de nos flux de travail asynchrones, car les gens peuvent lire les transcriptions plus tard, en version complète avec les noms des intervenants », note M. Bodley. La transcription peut également servir de base à la traduction et à la localisation pour les équipes internationales multilingues, afin d’éliminer la barrière de la langue.

Améliorer la collaboration grâce aux flux de travail asynchrones

Lorsqu’ils sont mis en place correctement, les flux de travail asynchrones peuvent offrir de gros avantages, à commencer par une meilleure collaboration des membres de l’équipe, en particulier de ceux qui se sont peut-être sentis moins capables d’apporter leur contribution en temps réel.

« Dans un environnement réel, certaines personnes vont toujours prendre la parole, tandis que d’autres sont timides, introverties ou ont besoin de plus de temps pour réfléchir à une réponse. Ces personnes seront plus enclines à s’exprimer dans un environnement de travail asynchrone. Cela permet d’offrir des chances plus équitables de pouvoir participer, ce qui valorise le résultat, car tout le monde participe à la discussion », explique Martin Bodley.

Il souligne également les possibilités de communication et de collaboration offertes par les environnements asynchrones afin que les dirigeants et les contributeurs clés puissent participer malgré leur absence aux réunions en raison d’un emploi du temps chargé. Les réunions asynchrones peuvent également être utilisées pour gagner du temps et enregistrer leur contenu, notamment pour les réunions hebdomadaires ou les suivis de projets, qui peut être visionné à tout moment.

Choisir une technologie audio et vidéo

Il est essentiel d’investir dans une technologie qui permet de créer flux de travail fluides et asynchrones. Bien que les collaborateurs puissent avoir une certaine tolérance aux bugs dans les réunions en direct, il est essentiel de proposer l’expérience la plus fluide et la plus naturelle possible pour renforcer la confiance et fournir le meilleur enregistrement possible. La qualité audio et vidéo a un impact sur tout, de la qualité de la lecture à la capacité de générer des transcriptions fidèles. « La qualité audio de ce que vous capturez pour produire ce flux de travail asynchrone est primordiale », déclare M. Bodley.

Compte tenu de l’importance de la communication non verbale, il est également essentiel de réfléchir à la capture et à l’affichage vidéo. « En constatant l’importance de la qualité des vidéos dans les applications sociales grand public, la priorité est de plus en plus accordée à la définition du contenu capturé en vidéo. Nous nous attendons tous à ce que le contenu soit de haute qualité », précise M. Bodley. « La façon dont nous communiquons ne se limite pas aux mots ; nous communiquons avec le langage corporel, les expressions faciales, l’intonation, et tout cela est capturé. »

En tenant compte de la qualité audio et vidéo, les responsables informatiques doivent rechercher les technologies les mieux à même de proposer une capture et une lecture de haute qualité dans différents contextes.

Pour les collaborateurs individuels à distance et les collaborateurs hybrides,les casques à réduction de bruit peuvent offrir une qualité audio professionnelle et permettre d’éliminer plus facilement les distractions. Pour les salles de réunion de petite ou moyenne taille, les solutions de barre vidéo intégrées peuvent fournir un système audio et vidéo facile à utiliser qui s’intègre aux plateformes de communications unifiées.

Le modèle Bose Videobar VB-S, par exemple, comprend quatre microphones à faisceaux orientables, une caméra 4K Ultra HD et le son caractéristique de Bose pour des pièces allant jusqu’à 3 m². La barre de son Bose Videobar VB1 offre des capacités étendues, y compris six microphones à faisceaux orientables, pour offrir la même expérience d’enregistrement et de lecture de qualité dans des pièces allant jusqu’à 6 m².

De plus en plus d’espace

Le lieu de travail a beaucoup changé au cours des deux dernières années, et il continuera à changer et à évoluer. Les entreprises repensent leur approche de la technologie pour s’adapter au mode de travail actuel. Ce sera un avantage concurrentiel important pour le futur. Les flux de travail asynchrones et le recours aux outils de communications unifiées ne feront qu’augmenter avec l’arrivée de la « génération Z » et des générations suivantes sur le marché du travail.

« Regardez les adolescents. J’ai trois enfants et je vois bien comment ils utilisent leurs téléphones. Ils passent peut-être un ou deux appels par mois. Par contre, ils reçoivent des milliers de textos et notifications. Avec une génération entière qui grandit de cette manière, ce mode de pensée asynchrone aura sans aucun doute un impact considérable sur les employés. En fait, c’est déjà le cas. », affirme Martin Bodley.

La mise en place des bons outils pour les communications asynchrones peut non seulement contribuer à révéler le potentiel du personnel d’aujourd’hui, mais aussi poser les bases essentielles de la productivité pour la prochaine génération qui travaillera dans votre organisation.

Un employé regarde une présentation commerciale sur son ordinateur portable.

Les flux de travail asynchrones permettent d’accéder à un contenu de haute qualité offrant toute une série d’avantages, de la collaboration sur un projet aux informations personnalisées de l’entreprise.