Au cours des recherches actuelles de meilleures solutions et configurations pour un espace de travail hybride, les salles de réunion et de conférence connaissent difficultés importantes en matière de collaboration, de communication et de ressources nécessaires. À l’ère des réunions en ligne, ces espaces exigent une flexibilité et une adaptabilité à toute épreuve. C’est pour cela qu’il faut déterminer la façon dont ces sessions vont se dérouler, ainsi que le degré nécessaire de centralisation et de régulation des fonctionnalités de réunion.
La question principale est la suivante : votre configuration de salle de conférence doit-elle encourager une structure « Bring Your Own Meeting » (BYOM) permettant aux participants d’organiser des réunions avec leur propre équipement et leur propre plateforme de réunion, ou un PC préconfiguré dédié à la salle serait-il plus efficace ?
Les besoins en communications unifiées (UC) d’une salle de conférence moderne exigent un certain nombre de fonctionnalités standard : faire des présentations et partager des documents, s’appuyer sur un service en ligne ou un site Web, inviter des collègues à distance à des réunions, partager des photos et des images et une collaboration simultanée à partir de plusieurs appareils. Maintenant que ces besoins ont été définis, nous allons examiner les différences entre l’approche BYOM et celle de PC hôte afin de déterminer ce qui convient le mieux à votre entreprise.
Avec cette configuration, les employés peuvent organiser des réunions et des sessions collaboratives avec leur propre ordinateur portable, tablette ou tout autre appareil qu’ils connectent à un matériel préexistant, tel que des projecteurs et des composants audio/vidéo hybrides, comme le périphérique Bose Professional Videobar VB1.
Cette configuration permet à tous les participants de mettre leur service de conférence UC préféré en jeu, ce qui leur donne la possibilité de choisir entre Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, ou d’autres plateformes avec les fonctionnalités et l’interface qu’ils préfèrent. L’opportunité de changer d’appareil facilement, notamment pour les sessions collaboratives avec des groupes de travail créatifs, est un avantage significatif des environnements « bring your own », ce qui peut contribuer à créer un sentiment de communauté et de camaraderie dans une période où les relations professionnelles sont difficiles à établir.
Les salles BYOM doivent disposer d’un équipement et de fonctionnalités réseau ouverts et compatibles avec les technologies de conférence et de collaboration, telles que le périphérique VB1, associé à la solution Solstice Conference de Mersive, ou Barco ClickShare CX-30 ou CX-50. Les mises à jour du firmware de l’équipement doivent être régulières et planifiées afin que les utilisateurs puissent se connecter sans problème et mener à bien leur présentation. Il faut s’assurer également d’avoir une bande passante assez bonne pour prendre en charge une variété d’outils de présentation et de productivité utilisés presque simultanément.
Dans une salle de conférence équipée d’un PC et de services de conférence et de collaboration dédiées, tout est configuré à l’avance pour que les participants puissent assister à une réunion sans avoir à préparer leur équipement.
Les besoins de la salle font l’objet d’une réflexion approfondie au niveau de l’entreprise, ce qui signifie qu’une seule plateforme est généralement choisie par tous les employés et les participants. Une fois que ces choix sont faits, les équipes informatiques peuvent réfléchir au matériel et aux capacités connexes afin de s’assurer que les machines disposent du logiciel nécessaire pour les réunions et les conférences standard.
Tout l’équipement complémentaire, tel que les périphériques de conférence, les microphones et les enceintes, est préalablement branché et configuré pour le PC hôte, ce qui évite d’autres étapes liées à la familiarisation avec le matériel des participants et des présentateurs. La solution Ceiling Audio Solution de Bose Professional, par exemple, associée à l’un de leurs partenaires technologiques, combine les enceintes Bose Professional, le microphone de plafond Sennheiser TeamConnect Ceiling 2, un amplificateur Bose Professional et le traitement du signal numérique (DSP), avec un appareil hôte, comme le Lenovo ThinkSmart Core + Controller, afin de garantir la meilleure expérience de réunion pour les salles de réunion entièrement intégrées.
Les salles munies d’un PC hôte sont généralement plus utiles pour les réunions très structurées et qui prévoient de recourir à un logiciel présélectionné, utilisé par les participants familiarisés avec les outils de l’appareil dédié. Elles nécessitent également un type de salle UC comme Zoom Room, Microsoft Teams Room et Google Meet Room, ainsi qu’un abonnement. L’inconvénient de cette structure rigide est qu’elle peut présenter des difficultés pour les participants qui ne sont pas familiarisés avec l’interface de l’équipement ou du logiciel de la salle, car il y a peu, ou pas, d’autres possibilités d’utilisation de la salle.
Choisir une configuration pour vos salles de réunion et de conférence à l’ère du travail hybride est une lourde responsabilité. Lorsque vous faites votre choix entre une configuration BYOM ou avec PC hôte, interrogez les responsables et les employés sur leurs besoins quotidiens les plus importants afin de trouver l’équilibre entre la flexibilité et la stabilité et sécurité préparées à l’avance.
