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Choisir la bonne solution de vidéoconférence

Autrefois considérées comme un gadget high-tech de luxe, les solutions de vidéoconférence de qualité sont aujourd’hui un outil largement réclamé par tous les employés d’une entreprise. Qui plus est, avec la généralisation du télétravail et des réunions à distance, les responsables des services informatiques et des communications unifiées doivent se tenir au courant des solutions audio et vidéo disponibles tout en suivant leur évolution.

Le coût, le nombre d’utilisateurs et la flexibilité d’une installation de vidéoconférence ne sont que quelques-uns des facteurs à prendre en compte lors du choix de la meilleure solution pour une entreprise ou une grande organisation.

Voici quelques conseils utiles pour déterminer la meilleure combinaison d’outils audio et vidéo qui contribuera à créer un espace de vidéoconférence performant sur le lieu de travail.

Misez sur une bonne résolution vidéo

Le niveau de qualité vidéo repose sur deux éléments : la caméra et la plateforme de diffusion du flux vidéo. Commencez par cerner les besoins de base en matière de caméras de vidéoconférence et prévoyez un budget en conséquence. Équipez la plupart des appareils ou l’intégralité de webcams de haute qualité avec une résolution de 1080p ou 2160p (4K) et une fréquence d’affichage d’au moins 30 images par seconde.

 

Pour ce qui est de la plateforme, le choix s’imposera plus facilement en fonction de la qualité vidéo nécessaire pour des réunions efficaces. Certains services offrent une résolution maximale de 720p, ce qui produit une image moins agréable qu’avec une résolution maximale de 1080p, une qualité qui tend à s’imposer comme la norme, surtout pour les solutions de vidéoconférence destinées aux entreprises.

Employés rassemblés autour d’un long bureau lors d’une vidéoconférence.

L’importance des réunions à distance fait du choix de la bonne solution de vidéoconférence une priorité absolue.

Choisissez les fonctionnalités supplémentaires nécessaires

À notre époque, l’usage ne se limite pas à la vidéoconférence. Les solutions audiovisuelles de qualité doivent donc s’accompagner d’un ensemble d’outils de collaboration de base comme une fonction de chat et de partage de fichiers.

Choisir le bon équipement peut vite tourner au casse-tête, avec une multitude d’options et de fonctionnalités proposées par une dizaine de prestataires de solutions de vidéoconférence. Vous vous retrouvez à comparer des caractéristiques variées, comme le nombre de vidéos de qualité qu’il est possible de diffuser en simultané, l’affichage en mode galerie ou encore des options de transcription et de sous-titrage. Avant de créer un tableau comparatif des fonctionnalités disponibles, réalisez une enquête et consultez les données d’utilisation de votre entreprise pour mieux comprendre les options les plus demandées et les plus populaires dans votre secteur d’activité.

Comme pour votre liste de courses personnelle, cette approche permet de noter tout ce dont vous avez vraiment besoin, ce qui vous évitera d’être tenté par des fonctionnalités inutiles.

Assurez la sécurité

Aussi flexible et fonctionnelle que puisse être votre solution de vidéoconférence, elle va nécessiter un chiffrement capable de garantir la sécurité de vos réunions d’entreprise importantes, à travers des paramètres de sécurité du client comme du fournisseur.

Les fournisseurs de services destinés aux entreprises doivent proposer des paramètres de sécurité adaptables avec accès des utilisateurs par mot de passe à toutes les réunions, ainsi que démarrage de la réunion par l’organisateur ou le responsable qui accepte les participants un par un et peut verrouiller l’accès si nécessaire. Autres options utiles : la notification automatique en cas de transfert d’invitation, la possibilité d’empêcher l’enregistrement d’une réunion et la limitation du partage de fichiers dans le chat public afin d’éviter la diffusion de documents sensibles à grande échelle.

Le fournisseur, quant à lui, doit faire preuve de diligence raisonnable pour veiller à ce que les données soient stockées en toute sécurité, dans un espace distinct du reste des réseaux. Il doit également garantir que la transmission des données est protégée par des clés de chiffrement de 56 ou 128 bits, la norme minimale conseillée pour les organisations non militaires.

Misez sur la flexibilité et la simplicité d’utilisation

En comparant les fonctionnalités disponibles, prenez aussi en compte la familiarité des utilisateurs avec les solutions audio et vidéo, devenues des outils de productivité quotidiens dans cette période post-pandémie. Si Zoom s’est largement imposé dans le secteur de la vidéoconférence aussi rapidement, c’est grâce à la connexion simplissime, en un seul clic, qu’il offre aux participants même les plus novices.

Les plateformes doivent être intuitives et agréables à utiliser, avec les principales fonctions facilement accessibles pour ne pas compliquer inutilement l’expérience de l’utilisateur. Profitez des offres d’essai, lorsqu’elles existent, pour faire tester les nouveaux outils à un groupe d’utilisateurs, puis recueillez les retours d’expérience des différents services et départements de l’entreprise.

Autre élément pour encourager l’adoption et augmenter le retour sur investissement de la solution de vidéoconférence : une fois mise en place, elle doit s’accompagner de ressources pédagogiques pour faire connaître aux employés les fonctionnalités disponibles et leur permettre de les manipuler en toute confiance. Pour cela, pensez aux formations en libre-service, aux formations dispensées en personne et enregistrées, ou adressez-vous directement aux fournisseurs qui proposent aussi des programmes de formation et des tutoriels vidéo.