Conseils de configuration de salle de conférence pour environnements de travail hybrides

Les environnements de travail hybride, qui associent travail au bureau et à distance ou à domicile, deviennent monnaie courante. D’après une étude de PwC, 72 % des dirigeants comptent investir dans des outils de collaboration en ligne et 57 % d’entre eux prévoient d’équiper leurs salles de conférence avec de nouvelles technologies de téléconférence.

Pour que ces investissements soient rentables, les responsables informatiques doivent veiller à appliquer de bonnes pratiques de conception et de gestion lors de la configuration de salles de conférence hybrides. Voici quelques considérations importantes pour les responsables informatiques chargés de l’installation et de la maintenance de salles et d’espaces de visioconférence dans les entreprises proposant des environnements de travail hybrides.

Comprendre les besoins en matière de réunion hybride

Les responsables informatiques doivent à tout prix cerner les besoins de leur entreprise avant de choisir la solution de vidéoconférence la mieux adaptée.

Une salle ou un petit espace de réunion peut nécessiter, par exemple, l’intégration d’une solution de vidéoconférence complète avec des processeurs audio, des terminaux, des enceintes et des technologies d’annulation d’écho. Ainsi, les participants à distance peuvent entendre et être entendus sans peine pour que chacun puisse se comprendre mutuellement. Un grand nombre d’entreprises aménagent des espaces de travail flexibles qui peuvent être adaptés à une variété de situations de collaboration. Il est toujours bon de maîtriser les solutions de téléconférence disponibles pour pouvoir les déployer rapidement et organiser une annonce publique urgente ou une réunion importante des dirigeants dans des conditions optimales.

Les employés et les équipes utilisent sûrement largement des plateformes de communication unifiées telles que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. Une solution de collaboration hybride se doit d’intégrer ces plateformes pour un contact simplifié entre l’entreprise et ses acteurs extérieurs, ses partenaires commerciaux et ses clients via leurs plateformes préférées, quelles qu’elles soient.

Une femme en télétravail assiste à une téléconférence.

Tout environnement de travail hybride efficace nécessite une salle de conférence équipée d’outils, de systèmes et de méthodes de travail appropriés.

Les employés en télétravail pourraient aussi tirer profit d’un casque à réduction de bruit compatible avec leurs outils de téléconférence sur appareil mobile ou ordinateur pour mieux entendre leurs collègues. L’éclairage est un autre paramètre clé. Un bon éclairage est essentiel pour que les collègues au bureau puissent correctement voir les télétravailleurs et donc mieux communiquer en visioconférence.

Toute solution de téléconférence hybride devrait pouvoir évoluer en fonction des besoins de l’entreprise en répondant aux exigences de plus en plus complexes. Les configurations réseau, notamment en matière de bande passante et de qualité de service (QoS), restent également une priorité pour répondre convenablement au recours de plus en plus fréquent aux outils de collaboration hybride.

Former les responsables et les employés aux outils de téléconférence

Une entreprise aura beau installer les dernières technologies de vidéoconférence, elle ne réussira pas à créer une collaboration à distance efficace dans un environnement hybride si ses responsables et ses employés ne connaissent pas les possibilités des outils disponibles ou qu’ils ne parviennent pas à les intégrer dans leurs tâches quotidiennes. Partant de ce constat, en formant le personnel aux outils de vidéoconférence nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, les responsables informatiques permettent de réduire le nombre de demandes d’assistance à long terme.

Par exemple, il serait utile de former les responsables d’équipes hybrides à l’organisation de réunions à distance impliquant des employés sur site, des travailleurs à distance, ainsi que des clients. Les bureaux régionaux peuvent avoir des besoins spécifiques en matière de collaboration pour interagir avec le siège de la société. Les assistants de direction peuvent également avoir besoin d’une formation afin de pouvoir organiser des réunions avec des dirigeants ou des clients de l’entreprise sur place et à distance.

Tous les employés doivent être formés aux principaux avantages des technologies de téléconférence et connaître les possibilités qu’elles offrent pour les réunions de travail hybrides. Il peut aussi être judicieux de proposer des mises à jour régulières ou des formations à la demande, sans oublier la mise à disposition de fiches pratiques auxquelles les employés peuvent se référer en cas de difficulté. Pensez enfin à inclure la formation aux outils de téléconférence dans le programme d’intégration des nouvelles recrues.

Prévoir la maintenance et la gestion de façon continue

Un bon aménagement de salle de conférence hybride repose aussi sur la planification à long terme. Si le budget de l’entreprise ne tient compte que des besoins à court terme, la solution de vidéoconférence risque d’exiger des modifications plus tôt que prévu. Il est recommandé aux responsables informatiques de considérer le coût de la solution de vidéoconférence sur toute sa durée de vie et de planifier sa gestion continue. Une telle analyse budgétaire inclut généralement le coût des licences d’utilisation pour tous les bureaux de l’entreprise et les postes de télétravail, les licences nécessaires pour l’utilisation des solutions de vidéoconférence dans les espaces de réunion dédiés, ainsi que toute mise à niveau du matériel de téléconférence et tout achat d’accessoires nécessaires dans les locaux ou les environnements de télétravail.

Prévoyez aussi le temps que les responsables informatiques devront consacrer à la maintenance et la mise à jour des systèmes, en plus des logiciels analytiques qui s’imposent pour dépanner les outils de téléconférence et optimiser leurs performances. Les solutions pouvant être administrées à distance simplifient le suivi et la gestion du bon fonctionnement du système, ainsi que le déploiement à distance des mises à jour logicielles.

Autre poste de dépense potentiel : la formation du personnel existant et des nouveaux employés, sans oublier la formation des responsables informatiques aux tâches d’administration. Avec l’adoption croissante d’une solution de téléconférence dans l’entreprise, le service informatique doit prévoir un budget pour les ressources réseau nécessaires au bon fonctionnement des outils de travail hybride partout où ils sont utilisés.

Créer un environnement de travail hybride efficace

D’après l’étude de PwC, plus de 60 % des dirigeants prévoient d’augmenter leurs dépenses consacrées aux outils de collaboration en ligne et à la formation des responsables. Pour mieux anticiper la mise en place d’environnements de réunions hybrides, les responsables informatiques doivent évaluer les besoins de l’entreprise en matière de collaboration virtuelle, former les employés à l’utilisation des technologies de téléconférence et planifier de manière proactive la maintenance et la gestion à long terme d’une solution de collaboration hybride. Avec une préparation adéquate, les experts informatiques peuvent jeter les bases d’un environnement de travail hybride qui profite vraiment à l’entreprise.