Quand il s’agit d’investir dans de gros équipements technologiques, le choix peut sembler compliqué. Les services informatiques y sont régulièrement confrontés, qu’il s’agisse de sélectionner les serveurs, les plateformes SaaS ou les solutions de conférence qui assurent les interactions clés au sein de l’entreprise. En matière de systèmes de vidéoconférence, la première grande décision consiste sans doute à choisir entre deux options :
- Les solutions de vidéoconférence intégrées, qui permettent davantage de personnalisation en étant spécialement conçues pour une pièce et se fondant parfaitement dans le décor.
- Les solutions non intégrées, qui ont l’avantage d’être "immédiatement fonctionnelles "sans rien modifier, ou presque, dans la pièce. Un bon système non intégré prend également en charge différents types d’équipement personnel, avec les logiciels qui y sont installés. Ces solutions souvent qualifiées de Bring Your Own Meeting (BYOM) permettent aux collaborateurs de se connecter facilement et de profiter d’une bonne connexion audio et vidéo, quels que soient les appareils utilisés.
Les solutions non intégrées ne nécessitent pas d’être installées dans une salle de réunion dédiée et comptent généralement moins d’éléments que les solutions intégrées. Par conséquent, elles sont souvent moins chères que les modèles intégrés.
Une solution "non intégrée" peut convenir à divers espaces de communication. Une start-up au budget limité avec salle de téléconférence dédiée de taille moyenne pourra avantageusement s’équiper d’un système de vidéoconférence tout-en-un non intégré. Les solutions non intégrées sont aussi une bonne option pour une entreprise souhaitant transformer ses bureaux secondaires en espaces hybrides ou en huddle rooms temporaires ou permanentes.
Plus légères, les solutions de vidéoconférence non intégrées sont en outre idéales pour les entreprises dont les besoins évoluent au quotidien. Un périphérique de vidéoconférence USB tout-en-un comme le VB1 ou VB-S, connecté à un moniteur sur un chariot, offre un son et une image incomparables dans n’importe quelle pièce. Ce n’est qu’un exemple d’utilisation des périphériques de conférence, qui s’adaptent à une multitude d’espaces (en s’intégrant de façon permanente ou en tant que solution mobile) avec d’excellents résultats : l’une des raisons de leur succès.
Au vu de ces caractéristiques, un système de vidéoconférence non intégré est un choix naturel pour les petites et moyennes entreprises au budget réduit, ainsi que pour celles ayant besoin d’organiser des réunions à distance dans différents espaces, en profitant d’une qualité optimale sans équiper chaque pièce. Les solutions pensées pour le BYOM garantissent, quant à elles, que les utilisateurs pourront se connecter avec leurs appareils habituels (et via la plateforme de vidéoconférence déjà déployée dans l’entreprise). Ce sont de véritables systèmes tout-en-un qui améliorent vos réunions à distance et la qualité des communications en entreprise en s’appuyant sur le matériel existant, sans engendrer de dépenses inutiles.
Une salle de réunion entièrement intégrée est conçue pour répondre précisément aux besoins de l’entreprise et aux contraintes techniques des locaux. L’esthétique de la pièce s’en ressent également, puisque le matériel est intégré en tenant compte des caractéristiques uniques et de l’aménagement de la salle. Un système qui se fond complètement dans la pièce offre en outre un contrôle plus fin des fonctionnalités déployées dans une salle conçue pour les téléconférences.
Contrairement aux espaces de réunion non intégrés, où l’équipement se réduit plus ou moins à un périphérique de conférence, un écran et une caméra, les solutions de vidéoconférence intégrées peuvent inclure :
- Une solution audio intégrée encastrable au plafond avec une technologie d’annulation d’écho efficace, combinant des enceintes Bose Professional, un microphone Sennheiser TeamConnect Ceiling 2, un processeur ControlSpace EX-440C et un amplificateur PowerSpace P2600A. De quoi garantir une qualité audio incomparable à tous les participants, sur place comme à distance, pour une communication claire et naturelle.
- Une enceinte principale accompagnée d’enceintes satellites, placées de façon optimale dans les conditions acoustiques de la pièce, offrant un son exceptionnel, quel que soit l’emplacement des participants.
- Des processeurs de signal numérique et des amplificateurs qui prennent en charge la voix sur IP (VoIP) et les communications via le réseau téléphonique public, avec des microphones de table.
Au-delà du budget alloué, lorsqu’il s’agit d’investir dans du matériel de vidéoconférence, chaque entreprise ou service informatique a intérêt à prendre en compte, en amont, plusieurs paramètres clés. Se poser les bonnes questions vous permettra de cerner les caractéristiques de vos espaces de travail et les technologies qui y conviendront le mieux.
Comment cet espace sera-t-il utilisé? La question peut sembler évidente, mais essayez d’y répondre le plus précisément possible. Plus vous en saurez maintenant, mieux vous serez armés pour choisir les bonnes solutions le moment venu. Chaque pièce a sa fonctionnalité, et selon qu’il s’agit d’une petite salle de réunion ou de la salle du conseil d’administration, les besoins ne seront pas les mêmes.
Combien d’outils de communication seront utilisés par les participants ? Quelles plateformes seront utilisées ? Pour la salle de conférence des dirigeants de l’entreprise, pensez à tous les outils et plateformes de communication utilisés par la direction et leurs partenaires lors de leurs réunions : VoIP, réseau téléphonique commuté (PTSN), etc. Savoir de quels éléments le système a besoin pour bien fonctionner est essentiel pour votre décision d’achat.
Quel degré de flexibilité attendez-vous? Les besoins en matière de communication sont différents pour chaque équipe et chaque espace, d’où l’intérêt d’adopter une approche hybride : des outils de vidéoconférence intégrés et spécialement pensés pour les espaces en ayant besoin, avec des alternatives non intégrées pour les salles à la configuration davantage polyvalente.
Quels besoins risquent de se présenter à l’avenir? Il est impossible de tout prévoir exactement, mais il est judicieux d’intégrer les futurs besoins probables dans l’élaboration du cahier des charges technologique, afin de déterminer les meilleurs outils pour l’usage d’aujourd’hui et de demain. Voilà une considération clé pour tous les aspects du projet, de la budgétisation de base à l’utilité de la solution à long terme.
Dans cette optique, un revendeur ou un consultant peut s’avérer précieux pour vous aider à déterminer les besoins de l’entreprise et les outils possibles pour y répondre.
Comme nous l’avons vu, l’achat d’un système de conférence est une décision de poids qui met les responsables informatiques face à de nombreux choix, dictés par les caractéristiques des espaces de réunion, les fonctionnalités exigées par les collaborateurs, et les meilleurs équipements disponibles en fonction de ces critères.
Commencez par définir le type de solution adéquat pour votre entreprise : un système intégré ou non intégré. Ensuite, passez en revue les besoins, les résultats attendus et les retombées positives susceptibles d’améliorer la vie de l’entreprise. En informatique, les choix mûrement réfléchis sont très fructueux, car une communication fiable et claire se traduit par un meilleur retour sur investissement et plus de flexibilité technologique à l’avenir.
